Rada Etyki PR wydała opinię w sprawie przetargu Przemysłowego Instytutu Automatyki i Pomiarów na organizację i obsługę (również medialną) imprezy Noc Robotów. Sprawa dotyczy specyfikacji zamówienia – PIAP wymienił m.in. minimalną liczbę bezpłatnych publikacji w mediach, jaką miała zapewnić wybrana w przetargu agencja.
Przetarg, do którego odniosła się Rada Etyki, rozpisano w marcu. Przedmiot zamówienia podzielono na 4 części, jedna z nich dotyczyła obsługi PR. Jak czytamy w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ), Instytut oczekiwał m.in. pozyskania partnerów medialnych, efektem współpracy miały być: darmowe zamieszczenie informacji prasowych (100 publikacji przed i po imprezie), udział organizatorów i partnerów wydarzenia w programach telewizyjnych oraz wywiady z nimi (minimum 15), udział w konferencji prasowej i samej imprezie przedstawicieli przynajmniej 20 redakcji. Inne wymagania to m.in. prowadzenie biura prasowego, zapewnienie udziału przynajmniej 5 „celebrytów” w imprezie, prowadzenie kont na Facebooku i YouTube oraz przygotowanie raportu medialnego.
W opinii REPR-u punkty specyfikacji odnoszące się do zapewnienia określonej liczby publikacji, wywiadów i udziału organizatorów oraz partnerów imprezy w programach telewizyjnych, jak również zapewnienia udziału określonej liczby „celebrytów”, naruszają zasady etyki zawodowej PR. Jak argumentuje Rada, zapisy we wzorze umowy dołączonym do dokumentów przetargowych wykluczały możliwość negocjowania warunków po rozstrzygnięciu przetargu i zmiany specyfikacji, która stanowiła załącznik do umowy. Jednocześnie zamawiający przewidział kary za odstąpienie od jej realizacji. Tym samym agencje biorące udział w przetargu zgodziły się na wytyczne zawarte w SIWZ, „co stanowi naruszenie zapisów etycznych obowiązujących branżę public relations”.
„Podmiot realizujący działania public relations nie może gwarantować uzyskania efektów zależnych od autonomicznych decyzji innych podmiotów, gdyż mogłoby to podważać wiarygodność oraz niezależność obu stron relacji – wartości, które w public relations powinny być nienaruszalne” – przypomnieli członkowie REPR, powołując się także na Deklarację Sztokholmską ICCO, Kodeks Dobrych Praktyk ZFPR oraz Kodeks Etyki PSPR.
Przetarg PIAP częściowo rozstrzygnięto 25 marca. Postępowanie w części dotyczącej działań PR unieważniono, ponieważ cena najtańszej oferty przekraczała limit środków przeznaczonych na zamówienie. Procedurę powtórzono. Specyfikację zmodyfikowano, jednak pozostały w niej zapisy, których dotyczyła opinia REPR. W maju Instytut poinformował o wyborze agencji Triple PR.
„W zamówieniu Klient wskazał na oczekiwany efekt w wyniku działań agencji PR, na podstawie wcześniejszej edycji wydarzenia. Agencja nie otrzymuje wynagrodzenia ani kary umownej z tytułu osiągnięcia czy braku w/w liczby publikacji/pozycji” – zaznacza Anna Olkowicz, strategy director agencji. Jak tłumaczy, zamieszczanie tego typu zapisów w przetargach jest próbą znalezienia rozwiązania, „które pozwoliłyby Klientom mieć jakąś możliwość weryfikacji działań PR”. Czy agencja podpisała umowę zgodnie ze wzorem zamieszczonym na stronie z ogłoszeniem o przetargu? „Co do umowy są to zapisy poufne” – odpowiada Olkowicz. (ks)
