E-mail może być pierwszą formą kontaktu z potencjalnym klientem, pracodawcą, dziennikarzem, partnerem biznesowym czy osobą, na której kontakcie nam bardzo zależy. Dlatego, obok treści korespondencji, warto zwrócić uwagę na jej formę, która będzie wiele o nas mówiła. Wszak, estetyka w pracy specjalisty od wizerunku odgrywa niemałą rolę. Oczywiście, nie tylko na początku znajomości powinniśmy się starać by korespondencja tworzona była zgodnie z zasadami netykiety. Warto się do jej wskazań stosować, za każdy razem, gdy zabieramy się za pisanie wiadomości, przy zachowaniu zdrowego rozsądku, dostosowując formę i treść do odbiorcy, a także okoliczności.
Pokaż mi swą stopkę, a powiem Ci kim jesteś
Zanim wyślemy wiadomość, poza przemyśleniem treści, powinniśmy zastanowić się, jak chcielibyśmy się prezentować przez naszymi odbiorcami. Innymi słowy, co napiszemy w naszej stopce. Pracujący w miejscach, które cenią sobie spójność komunikacyjną w ramach CI, pracownicy od pierwszego dnia będą wiedzieli, co powinno pojawić się poniżej treści ich korespondencji, jakie wpisać adresy, noty prawne i ostatecznie – jaką czcionką to wszystko powinno zostać zapisane. Stopka to nasza wizytówka – nie zapominajmy o tym. Nie zapominajmy również o tym, by w trakcie korespondencji z drugą osobą, albo wieloma adresatami, wykasowywać naszą stopkę, przy kolejnej wymianie treści. Wyobraźmy sobie 3 osoby, które piszą między sobą krótkie wiadomości, na końcu których widnieją ich stopki z adnotacjami o nieczytaniu przez osoby postronne, kapitałem zakładowym itd. Utrudnia nam to komunikację, a przecież PRowcy są od tego by ją upraszczać.
Na pewno potrzebujesz potwierdzenia?
Znam wielu PR-owców, którzy namiętnie korzystają z możliwości, jakie daje im program pocztowy i proszą albo wymuszają, potwierdzenie otrzymania korespondencji przy każdej możliwej okazji. Odbiorca nie musi potwierdzać, ale jest to dla niego, z czasem, irytujące, jeżeli chodzi o błahostki. Kiedy przesyłamy ofertę, tekst, propozycję kampanii, kiedy liczy się czas i pewność dotycząca dostarczenia wiadomości – jak najbardziej możemy, tak robić. Niektórzy jeszcze chwytają za telefon, tak dla spokoju.
Najprostsza metoda na zaktualizowanie klucza prasowego lub innego
Wystarczy poczekać do świąt. Wiele firm wysyła zombie-kartki, bezduszne CTRL+C, CTRL+V z serwisów specjalizujących się w rymach częstochowskich. A na dodatek, w miejscu, gdzie jest wpisany adres odbiorcy, widnieją wszyscy adresaci. Wystarczy CTRL+C, CTRL+V i już mamy adresy do osób, o których nawet nam się nie śniło. Co przytomniejsi wpisują tam nazwę swojej firmy. Życzenia świąteczne, a przecież święta tuż, tuż, powinny być w miarę możliwości spersonalizowane. Tak samo, jak zaproszenia wysyłane do redakcji przed konferencją prasową. Wszyscy wiemy, że przy trudnym produkcie, niezbyt spektakularnym wydarzeniu i mało szlachetnej lokalizacji, wyzwaniem będzie zapełnienie sali konferencyjnej w stopniu zadowalającym klienta lub przełożonego. Nie twierdzę, że spersonalizowany e-mail, kierowany do każdego dziennikarza z osobna spowoduje ich przybycie, ale przynajmniej dziennikarz poczuje się, że jest dla nas kimś wyjątkowym, bo jest. A to już fundament do budowania na przyszłość.
Ale o co chodzi?
Każdy e-mail powinien zawierać temat. Jedni lubią pisać intrygująco, aby informacja prasowa miała szansę wyróżnić się pośród setek podobnych, inni wolą konkretnie, aby odbiorca wiedział, o co chodzi – tu i teraz, jeszcze inni próbują sprytnie – że niby otrzymaliśmy odpowiedź na nasz wcześniejszy e-mail. Są jeszcze tacy, którzy nic nie piszą. Czasem z roztargnienia, co się przecież każdemu zdarza, ale oni po prostu nie piszą i już! Szkoda, bo może ich e-maile są ciekawe.
Wielce Wielmożnego Pana z wyrazami głębokiego szacunku
Zwroty grzecznościowe oddają to, jak dużym szacunkiem darzymy odbiorcę naszej korespondencji. Postępowcy będą wyśmiewali napuszone formuły w stylu „Szanowna Pani”, a tradycjonaliści będą kręcili głowami widząc swoje imię np. „Panie Gwidonie” w formule powitalnej, od nieznanej jeszcze osoby. Odrobina elegancji w tytułowaniu drugiej osoby nie powinna zaszkodzić, a jeżeli kontakt będzie się owocnie rozwijał, korespondujący będą otwarci, to z pewnością będzie można przejść do mniej formalnych powitań. Przy czym propozycja zawsze wchodzi od osoby wyższej rangą. Ustalenie tej zależności, nie powinno być trudne. Warto zaznaczyć, że po formule powitalnej, stawia się z reguły przecinek, po którym zaczynamy zdanie małą literą – nawet jeżeli to będzie „Witam” tak piętnowane przez byłego asystenta naszej Szanownej noblistki. Na koniec korespondencji, wzorem powitania, adekwatnie żegnamy się z adresatem.
Załącz i powiedz o tym
W naszym interesie leży by przypomnieć albo w ogóle wskazać, że załączamy dodatkowy plik do korespondencji. Wielu odbiorców nie czyta dokładnie wiadomości, dlatego mogą również nie widzieć ikonki symbolizującej dołączony plik. Pisząc o załączniku, a zapominając go załączyć, dajemy szansę tym, którzy czytają dokładnie korespondencję – ale również nam samym – bowiem odeślą szybko informację zwrotną, że nic nie otrzymali. Podczas załączania plików należy również pamiętać o ich rozmiarach. Jeżeli załącznikiem jest projekt roll up’u gotowego do druku, który waży kilkadziesiąt MB, to użytkownik stacjonarnego Internetu nie będzie miał problemu z jego odbiorem, ale osoba podróżująca pomiędzy Lublinem, a Warszawą, która pracuje na „gwizdku” już tak i pośle nas do najodleglejszych otchłani Morii. Zawsze można wysłać adres do serwera FTP lub programu typu dropbox, a na pewno warto się wcześniej spytać czy możemy taką wagę przesłać. Na koniec, pamiętajmy o aktualizowaniu naszego programu antywirusowego, nie chcemy przecież rozsyłać wirusów do klientów.
Jak doprowadzić do szaleństwa kilkuset PR-owców?
Wystarczy zapisać się na listę InterentPR, stworzyć, przed urlopem, automatyczną wiadomość „poza biurem” w stylu: „lecę na Jamajkę, nie będzie mnie 2 tygodnie, wszystko co do mnie przyjdzie, przejmuje Asia. Na korespondencję odpowiem po przyjeździe” i ją aktywować. Następnie, jeżeli użytkownik listy, do której, zapisana jest również miłośniczka Boba Marleya, wyśle tam e-mail z pytaniem: ”polećcie mi dobrych grafików”, otrzyma, od razu, w odpowiedzi treść powyższej wiadomości. Z resztą nie tylko on, tych kilkuset PR-owców, też. I tak do przyjazdu, autorki albo reakcji administratorów. Poniższy przykład jaskrawo pokazuje, że warto pamiętać o grupach dyskusyjnych, na które się zapisaliśmy, a które sprzężone są z naszą skrzynka e-mail.
I jeszcze na koniec:
- e-maile formułuj jasno i zwięźle, uwzględniając potrzeby adresatów
- zwracaj uwagę na poprawność pisowni i gramatykę
- otrzymane wiadomości traktuj jako poufne – jeżeli adresowane są do Ciebie
- nigdy nie zakładaj, że e-mail, który wysyłasz, pozostanie poufny
- nie rozsyłaj spamu, łańcuszków i innych niebezpiecznych plików bądź linków
- pamiętaj żeby nie krzyczeć – chyba, że musisz
