Projekt NiUZ

NiUZ – projekt Biura Promocji Uniwersytetu Zielonogórskiego

Punkt wyjścia
Zauważalna w ostatnim okresie wyjątkowo duża popularność narzędzi komunikacji należących do internet PR wynika przede wszystkim z ich skuteczności. Ponadto to interaktywne medium, jakim jest internet, z powodzeniem wspiera komunikaty zamieszczane w mediach tradycyjnych, a dodatkowo podnosi ich żywotność. Do coraz bardziej popularnych narzędzi wykorzystywanych w działaniach public relations w internecie należy newsletter. Elektroniczny biuletyn informacyjny, obok innych działań internet PR (strona internetowa firmy, poczta elektroniczna, biuro prasowe na stronie www, rejestracja dla użytkowników serwisu internetowego, chaty, forum internetowe, grupy i listy dyskusyjne, a także księgi gości strony www, czy ankiety internetowe oraz Intranet), staje się bardzo ważnym narzędziem komunikacji, zarówno zewnętrznej, jak i wewnętrznej, firmy. Newsletter elektroniczny w odróżnieniu od biuletynów informacyjnych drukowanych jest w zasadzie bezkosztowym medium, cechującym się przy tym wyjątkową aktualnością oraz bezpośrednim dotarciem.

W zależności od grupy odbiorców dokonać można prostego podziału rodzajów newsletterów na: zewnętrzne i wewnętrzne. Do grupy użytkowników newlettera zewnętrznego należeć będą dziennikarze czy też inne osoby z otoczenia zewnętrznego firmy, które uprzednio dokonały rejestracji na stronie internetowej firmy i zdeklarowały chęć otrzymywania tego typu biuletynu firmowego. Jeśli chodzi o newsletter wewnętrzny, ta forma dotyczyć będzie głównie pracowników danej instytucji. W przypadku uczelni do newsletterów wewnętrznych należeć będą również te biuletyny, których odbiorcami są studenci uczelni.

Analiza sytuacji
Potrzeba stworzenia pracowniczego elektronicznego biuletynu informacyjnego zrodziła się w momencie, gdy coraz więcej jednostek uczelni, pracowników i studentów, organizujących jakieś spotkania, wykłady, seminaria, czy koncerty lub inne imprezy, chciało dotrzeć z tą informacją do pracowników uczelni. A ponieważ poczta elektroniczna jest doskonałym narzędziem komunikacji, bo przede wszystkim bardzo wygodnym i skutecznym, a przy tym w zasadzie bezkosztowym nośnikiem informacji, tych nadawców było coraz więcej. W pewnym momencie otrzymywaliśmy kilkanaście informacji dziennie, których autorzy koniecznie chcieli przekazać je wszystkim pracownikom uczelni. Z drugiej strony, pracownicy zasypywani taką ilością „niepożądanych” informacji przysyłali protesty i żądali zaprzestania wysyłania im informacji tego typu. Podczas kiedy informacje dotyczące spraw socjalnych były jak najbardziej pożądane przez wszystkich, to już zaproszenie na wykład z filozofii niekoniecznie interesowało matematyków. I odwrotnie.

Projekt „NiUZ”
Uniwersytet Zielonogórski 22 lutego br. uruchomił firmowy Tygodnik Elektroniczny pt.: „NiUZ” (skrót UZ – od Uniwersytet Zielonogórski), który raz w tygodniu (we wtorek) wysyłany jest do wszystkich pracowników uczelni. Nazwa newslettera została wyłoniona w drodze konkursu ogłoszonego wśród pracowników uniwersytetu. Baza adresów mailingowych Uniwersytetu Zielonogórskiego obejmuje ponad 1500 służbowych kont poczty pracowniczej.

Newsletter Uniwersytetu Zielonogórskiego zawiera skróty informacji w całości zamieszczonych na stronach internetowych odpowiednich jednostek organizacyjnych uczelni. I tak, jeśli w „NiUZie” znajduje się informacja typu „Instytut Filozofii zaprasza na kolejne spotkanie Zielonogórskiego Konwersatorium Filozoficznego”, to rozszerzenie tej informacji znajduje się na stronie internetowej Instytutu Filozofii. Część szerszych informacji cytowanych w „NiUZie” zamieszczona jest w Serwisie Informacyjnym na stronie www uczelni.

Wydawcą „NiUZa” jest Biuro Promocji Uniwersytetu Zielonogórskiego. Redakcja posiada swoich współpracowników na wszystkich wydziałach oraz w pionach prorektorskich i administracyjnych uczelni. To za ich pośrednictwem dociera do informacji, którymi warto zainteresować czytelników „NiUZa”, czyli pracowników uczelni. Są to zapowiedzi seminariów, wykładów gościnnych, konferencji, ale także propozycje kulturalne i rozrywkowe, jak również ogłoszenia działu socjalnego. Część cotygodniowego wydania wspomnianego biuletynu elektronicznego poświęcona jest sprawozdaniom z wydarzeń minionego tygodnia. Poza cotygodniowymi wydaniami w wyjątkowych przypadkach wprowadzane jest tzw. wydanie specjalne „NiUZa”.

Ewaluacja
Tygodnik elektroniczny „NiUZ” jest kolejnym pomysłem służb PR Uniwersytetu Zielonogórskiego, należącym do narzędzi komunikacji wewnętrznej uczelni. Zamieszczanie w newsletterze jedynie skrótów informacji w całości dostępnych w internecie spowodowało w rezultacie ożywienie uniwersyteckich stron www. Jednostki uczelniane organizujące pewne przedsięwzięcia do tej pory ograniczały się wyłącznie do przekazania informacji o planowanej imprezie do Centrum Informacji i Promocji, od którego oczekiwano przekazania jej dalej – do wszystkich pracowników UZ. Z chwilą uruchomienia Tygodnika Elektronicznego „NiUZ” dbają o to, by zapowiedzi poszczególnych wydarzeń i inicjatyw odpowiednio wcześniej znalazły się na stronie internetowej właściwej jednostki. Jest to bowiem warunkiem ukazania się skrótu wiadomości w newsletterze. Ponadto należy zaznaczyć, że zaproponowana forma przekazu najwidoczniej została zaakceptowana przez wszystkich pracowników uczelni, o czym świadczą przede wszystkim pozytywne opinie przesyłane do redakcji, a także „zamilknięcie” dotychczasowych antyspamerów. Zainteresowanie „NiUZem” przeszło oczekiwania jego twórców. Już po ukazaniu 1. numeru redakcja otrzymała wiele e-maili od osób, które chciałyby dołączyć do listy jego czytelników.

Docelowo uruchomiona zostanie na stronie internetowej uczelni rejestracja dla osób z zewnątrz deklarujących chęć otrzymywania „NiUZa”. Powstanie również archiwum, dostępne ze strony www. Planowane jest również uruchomienie sondy internetowej, która pozwoli dokładnie zbadać opinie czytelników „NiUZa” i ich preferencje, a w rezultacie – dostosować jego zawartość, kształt i wygląd do potrzeb odbiorców.

NiUZ nr 27
NiUZ wydanie specjalne

Anna Urbańska, specjalista ds. public relations, Biuro Promocji Uniwersytet Zielonogórski