Ekspedycja
BIELUGA Expedition to międzynarodowa, dwuczęściowa wyprawa samochodowa 4×4, a zarazem projekt informacyjny, poświęcony krajom basenów mórz: Czarnego, Azowskiego i Kaspijskiego. Dwie części wyprawy odbyły się w latach 2005, 2006. Projekt został zakończony w listopadzie 2006 r.
W trakcie pierwszej części ekspedycji uczestnicy dotarli górskimi, stepowymi i pustynnymi bezdrożami Eurazji, poprzez Kaukaz i serce buddyjskiej Kałmucji, do wybrzeży Morza Kaspijskiego.
Zdaniem redakcji Magazynu Off-Road PL była to “jedna z najciekawszych polskich imprez wyprawowych, jakie odbyły się w 2005r.”
Druga połowa wyprawy objęła Mołdawię, gruziński wysoki Kaukaz i południowe pasma wulkaniczne, skaliste pogranicze Turcji, Iranu, Iraku i Syrii oraz Bułgarię i Rumunię. Trasy obu edycji, o łącznej długości ponad 20.000 km, w dużej części objęły obszar występowania jednej z największych i najcenniejszych ryb na świecie – Bieługi.
Założenia
Wyprawy i podróże off-road dają unikalną możliwość szybkiego i sprawnego eksplorowania krajów lub obszarów słabo rozwiniętych, a tym samym rzadziej uczęszczanych i mniej lub zupełnie nieznanych nawet dociekliwym globtroterom.
Jednocześnie ze względów logistycznych gwarantują doskonałe zaplecze dziennikarzom, fotografom i pozostałym członkom zespołu zbierającego i przetwarzającego informacje.
Głównym założeniem projektu BIELUGA Expedition było zorganizowanie serii wypraw pokazujących prawdziwe oblicze krajów basenów mórz: Czarnego, Azowskiego i Kaspijskiego. Krajów z jednej strony znanych (Ukraina, Rosja, Turcja), a z drugiej tajemniczych i często postrzeganych stereotypowo (Gruzja, Mołdawia, Azerbejdżan).
Aby projekt informacyjny stał się atrakcyjny dla odbiorców, wymaga ciekawej i oryginalnej osnowy, którą w przypadku BIELUGA Expedition była trasa. Trudna i uciążliwa, wiodąca terenami pustynnymi, stepowymi i górskimi, nierzadko rejonami, w które nie zapuszcza się nawet miejscowa ludność. Dopełnienie stanowiły najciekawsze tereny zurbanizowane, miasta, porty, mało znane, ale także słynne na całym świecie zabytki.
Odbiorcy
Strategia komunikacji w ramach projektu BIELUGA Expedition została rozłożona na dwa etapy: Kałmucja 2004 – część pilotażowa oraz BIELUGA Expedition 2005,06 – wyprawy właściwe w latach kolejnych.
W obu przypadkach wyróżnione zostały trzy podstawowe grupy odbiorców:
• adresat części informacyjnej
• partnerzy, patroni medialni, placówki dyplomatyczne, inne instytucje
• uczestnicy.
Podstawowe założenia projektu opierające się na rzetelnym i atrakcyjnym w formie opracowaniu wszelkich materiałów odnosiły się jednakowo do wszystkich potencjalnych grup odbiorców, pozostałe wymagały indywidualnego podejścia i opracowania dużej ilości materiałów dodatkowych.
– kwestia komunikacji z partnerami biznesowymi i instytucjonalnymi została potraktowana w sposób powszechnie przyjęty i stosowany (bez specjalnych oryginalnych działań wynikających z charakteru współpracy), ze szczególnym podkreśleniem dotychczasowych osiągnięć i referencji organizatorów, indywidualnego podejścia do każdego Partnera oraz możliwości osiągnięcia wymiernych korzyści ze współpracy. Strategiczne znaczenie miał w tym kontekście fakt objęcia przez portal WirtualneMedia.pl patronatu nad wyprawą;
– inną skalę problemu przedstawiało zaproszenie do udziału w projekcie doświadczonych podróżników – osób całkowicie niezależnych, w przeważającej większości będących autorytetami w środowisku off-road, menedżerów i właścicieli dobrze prosperujących firm, którzy mieliby poświęcić niemal miesiąc urlopu na przedsięwzięcie – eksperyment, organizowane po raz pierwszy.
Wprowadzenie całkiem nowego projektu off-road do terminarza imprez samochodowych wiązało się z wieloma wyborami natury technicznej, koncepcyjnej, a nawet towarzyskiej. Podstawowym zadaniem organizatorów było nadanie przedsięwzięciu w krótkim okresie odpowiedniej rangi oraz miejsca wśród innych projektów podróżniczych.
Cele zostały osiągnięte głównie dzięki szeregowi prezentacji i indywidualnych spotkań z osobami opiniotwórczymi oraz pozyskaniu jako patrona medialnego branżowego Magazynu Off-Road PL.
Główną ideą prezentacji oraz artykułów wstępnych było pozycjonowanie BIELUGI jako drobiazgowo przygotowanego przedsięwzięcia popularyzującego prawdziwe podróże off-road oraz, ze względu na charakter działań i wysoki koszt uczestnictwa, nie stanowiącego konkurencji dla pozostałych organizatorów. Na każdym etapie komunikacji unikano określeń „ekstremalna”, „najcięższa”, jednocześnie przedstawiając materiały zdjęciowe i filmowe jednoznacznie pokazujące wysoki stopień trudności trasy. O powodzeniu tych działań świadczy szereg przychylnych opinii na temat projektu oraz liczne propozycje współpracy w ramach różnorodnych przedsięwzięć off-road w kolejnych latach.
– ostatnią, lecz równie ważną grupą odbiorców są „adresaci części informacyjnej”. Kategoria dość enigmatyczna, podobnie jak sama grupa. Jednym z celów pośrednich BIELUGA Expedition 2005 było określenie, kto w rzeczywistości będzie zainteresowany informacjami o takim charakterze. Ludzie młodzi – zainteresowani przygodą, czy ludzie starsi – pamiętający czasy komunizmu i współpracy z bratnimi narodami, kobiety czy mężczyźni, tylko Polacy, czy może również środowiska anglojęzyczne.
Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na specyfikę sytuacji – w przypadku tej grupy końcowy odbiorca jest dobierany do treści przekazu, a nie odwrotnie, jak ma to zazwyczaj miejsce w działaniach komercyjnych.
Kanały komunikacji
W przypadku relacji z większości przedsięwzięć podróżniczych największym problemem jest łączność – ma to szczególnie duże znaczenie w przypadku krajów słabo rozwiniętych. Na podstawie dotychczasowych wypraw i podróży ustalono trzy podstawowe kanały komunikacji pomiędzy mobilnym a stacjonarnym biurem prasowym:
• łączność satelitarna (email, relacja telefoniczna, sms);
• łączność GSM (email, relacja telefoniczna, sms);
• kawiarenki internetowe (email, rozmowa VoIP)
Efekty
Zebranie materiałów umożliwiających opracowanie przynajmniej 50 nowych haseł encyklopedycznych we współpracy z zespołem Wikipedii, oficjalnego partnera Bielugi.
Stworzenie „Wirtualnej Wyprawy” – wszechstronnej internetowej bazy wiedzy, zawierającej materiały tekstowe, fotograficzne, video, współrzędne geograficzne oraz inne nie publikowane dotąd informacje na temat krajów basenów mórz: Azowskiego, Czarnego i Kaspijskiego.
Przeprowadzenie pierwszej polskiej wyprawy 4×4, eksplorującej dzikie tereny północnego (2005r.) i południowego (2006r.) Kaukazu.
Dziesiątki publikacji, szereg pokazów zdjęć i prelekcji.
Przekazanie materiałów źródłowych wielu podróżnikom udającym się w te same rejony świata.
Podsumowanie
Oczywiście nie obyło się bez wpadek i problemów. Z punktu widzenia komunikacji największym błędem był brak konsekwencji w wykorzystaniu zakupionego i wdrożonego systemu do wysyłki newsletterów – wynikało to z braku czasu związanego z niespodziewanymi trudnościami przed wyjazdem oraz niskim budżetem całego przedsięwzięcia, uniemożliwiającym zatrudnienie dodatkowych pracowników. Więcej uwagi należało też poświęcić organizacji pracy w ciężkich warunkach terenowych (sytuacje awaryjne, konfiguracja sprzętu i oprogramowania itp.). Trzeba również z dużą wyobraźnią przewidywać potencjalne problemy – przykładem może być znaczne utrudnienie startu pierwszej z wypraw, związane ze śmiercią Ambasadora Federacji Rosyjskiej.
Pomimo nieuniknionych trudności projekt zakończył się prawdziwym, wymiernym sukcesem – zrealizowano niemal wszystkie założenia, a udział w kolejnych przedsięwzięciach zapowiedzieli uczestnicy i Partnerzy. Jednocześnie organizatorzy zyskali bezcenne doświadczenie, głównie w zakresie działań informacyjnych w warunkach tego typu projektów.
W roku 2007, w kolejnym dużym projekcie off-road, którego założenia PR bazowały na doświadczeniach z BIELUGA Expedition, wzięli udział niemal wszyscy Partnerzy i Sponsorzy BIELUGi. Opinie
“[…] Dziś nie ulega najmniejszej wątpliwości, że BIELUGA wniosła w off-roadowy świat nową jakość wypraw. Doskonale przygotowana, połączyła świat rzeczywisty i wirtualny. Dzięki wzorowej oprawie medialnej i zastosowaniu ciekawych rozwiązań komunikacji stała się dostępna nie tylko dla jej bezpośrednich uczestników, ale dla wszystkich zainteresowanych akcją na trasie: wystarczył komputer i sieć, by móc śledzić zmagania załóg z bezdrożami Azji. Nie sposób przecenić edukacyjnego charakteru przedsięwzięcia. BIELUGA odkryła zarówno przed uczestnikami wyprawy, jak i przed internautami i czytelnikami “OFF-ROAD PL” ciekawy i nieznany świat byłych republik radzieckich – dziś niezależnych państw, o których słyszy się mało lub wcale. BIELUGA pokazała szlaki, którymi podróżować mogą teraz nie tylko najbardziej ambitni, stając się dla amatorów samochodowych wojaży otwartym przewodnikiem. Dla organizatorów wypraw niech będzie wzorem organizacji przez bardzo duże “O”.
Tomasz Konik, redaktor naczelny miesięcznika Off-Road PL (Off-Road PL Nr 11 (75) 2006)
Powyższy tekst jest częścią case study, którego pełna wersja znajduje się tutaj
Autorzy:
Przemysław Maciążek
Katarzyna Tołwińska
