Błędy gramatyczne i literówki odwracają uwagę od głównego tematu, a zły styl i rozwlekłość artykułu lub maila mogą zniechęcić odbiorcę do zapoznania się z nawet potencjalnie atrakcyjną dla niego treścią – czytamy.
Poniżej przedstawiamy 10 porad poprawiających komunikację w różnego rodzaju tekstach pisanych.
1. Ustal temat
Zastanów się nad głównym przekazem komunikatu i upewnij się, że jest jasny i ważny. Dwa powiązane ze sobą punkty w jednym artykule lub e-mailu są odpowiednie. Dwa rozbieżne tematy powinny być przekazywane w osobnych mailach.
2. Zorganizuj tekst
Twój tekst może mieć wiele elementów (takich, jak na przykład „10 porad” w tym tekście). Niezależnie od tego, czy użyjesz listy z punktami czy Twój tekst będzie swobodnie płynął od tematu do tematu, upewnij się, że zidentyfikowałeś/zidentyfikowałaś kluczowe zagadnienia, zanim zaczniesz pisać. Tym sposobem, będziesz mógł/mogła do nich wrócić i dodać coś, co wcześniej przeoczyłeś/przeoczyłaś. Pomóż czytelnikowi odnaleźć się w temacie dodając śródtytuły pomiędzy poszczególne partie, elementy tekstu.
3. Przyjrzyj się słowom
Bardzo dużo osób zniekształca język używając słów, których znaczenia dokładnie nie zna. Upewnij się, czy dobrze stosujesz właściwy kontekst użycia zapożyczeń z innych języków (np. à la carte). Uważaj na homonimy (np. golf – samochód, sweter, gra). Koncentracja i zrozumienie tego typu słów pozwoli Ci na uniknięcie powtórzeń.
4. Uważaj na interpunkcję
Interpunkcja jest ważnym kodem pomiędzy piszącym a odbiorcą. Jej zasady nie są trudne, więc poświęć trochę czasu na jej zrozumienie i stosuj przecinki zgodnie z zasadami. Korzystaj z zestawień typu „5 najczęstszych błędów w interpunkcji” lub bardziej zaawansowanych opracowań. Podobnie jak używanie właściwych słów, interpunkcja jest kluczem do tego, by pisać jasne, zrozumiałe artykuły i komunikaty.
5. Traktuj rzeczy jak rzeczy, a ludzi jak ludzi
Firmy i marki nie „myślą”, „chcą” lub „potrzebują”. Dziennikarze to nie media.
6. Prawidłowo stosuj zaimki
Wracając do punktu piątego – firma „jest” a nie „są”. Ta firma a nie ten firma. To rzeczownik rodzaju żeńskiego więc pamiętaj o odpowiednich końcówkach, zwłaszcza w zdaniach wielokrotnie złożonych, gdzie łatwo coś przeoczyć. Zwracaj uwagę, czy zaimek odnosi się do właściwego podmiotu zdania. Przykład: Kasia poszła do domu Basi, więc mogły pracować razem nad jej zadaniem. Którą z kobiet ma na myśli autor?
7. Odrób lekcję z matematyki
Liczby mogą sprawić trudności i zniekształcić znaczenie informacji. Jeśli ich używasz, upewnij się, że robisz to prawidłowo. Sprawdź dwa razy liczbę zer, jeśli piszesz o dużych liczbach, by 1 000 000 (milion), nie stał się bilionem i na odwrót. Pamiętaj, że procent i proporcje można ujmować w różny sposób. Jeśli w zakładzie jest 100 zatrudnionych i dodamy do tej liczby 25 osób, mamy 25 proc. wzrost. Jeśli mamy 125 pracowników i zwolnimy 25, możemy powiedzieć, że siła robocza zmniejszyła się o 20 proc. (w stosunku do całości). Mamy więc te same liczby i różne procenty.
8. Uważaj na wielkie słowa
Takie jak: „zawsze”, „nigdy”, „niemożliwe”, „tragedia”, zwłaszcza pisząc o codziennych tematach. To kwestia szacunku dla pierwotnego znaczenia tych słów.
9. Określenia są ważne
Jeśli zbytnio złagodzisz swój język, może się okazać, że komunikat jest za słaby. Porównaj zdania:
„CEO wydaje się mieć możliwość, by zasugerować zwolnienia jako potencjalną opcję” oraz „CEO nie wyklucza zwolnień jako opcji”. To ostatnie zdanie nie określa prawdopodobieństwa zwolnień w większym stopniu niż pierwsze stwierdzenie, ale jest bardziej prostolinijne. Wracamy tu do punktu 1 – powinieneś/powinnaś wiedzieć, co chcesz napisać i przekazać to w klarowny sposób.
10. Skróć tekst
Zredukuj niepotrzebne słowa, wyrzuć powtórzenia treści i zbędne ozdobniki. Dbałość o zwięzłość tekstu przekłada się na zainteresowanie nim odbiorcy od początku do końca wiadomości lub artykułu. Zwiększa również szanse na to, by zapadł mu w pamięć na dłużej. (jj)
