W dzisiejszych czasach przedsiębiorstwa powinny posiadać jasne zasady dotyczące aktywności pracowników w mediach społecznościowych i zawrzeć je w stosownym dokumencie.
Wskazówki dotyczące ustalenia firmowej polityki w tym zakresie przytoczono na blogu Hootsuite. Jak na wstępie zauważa portal, media społecznościowe ewoluują bardzo szybko, w związku z czym dokument określający normy powinien być traktowany jako „żywy” i wymagający stosownych aktualizacji. Warto także rozróżnić zalecenia na te dotyczące oficjalnych kanałów marki oraz prywatnej aktywności pracowników.
Autorka tekstu Jylian Russell wśród zalet posiadania polityki dotyczącej social mediów wymienia m.in.: zabezpieczenie reputacji firmy, uniknięcie kłopotów z prawem, budowanie wizerunku pracodawcy przez pracowników także poza godzinami pracy czy jednolity przekaz marki na różnych platformach.
Co zatem powinna zawierać polityka dotycząca działalności online?
1. Zasady i regulacje
Ta sekcja powinna przedstawiać oczekiwania firmy względem zachowania pracowników w mediach społecznościowych – zarówno w imieniu własnym, jak i marki. Jak zaleca Hootsuite, tutaj powinien znaleźć się na przykład zakaz wyrażania kontrowersyjnych opinii dotyczących przedsiębiorstwa. Warto także przedstawić zatrudnionym zalecenia wobec komunikowania marki (i jej produktów), etykietę i stopień zaangażowania (jak reagować na wzmianki o firmie) oraz wymagania dotyczące poufności (jakie informacje można udostępniać w internecie).
2. Role i odpowiedzialność
W polityce mediów społecznościowych powinien znaleźć się jasny podział obowiązków i zadań dotyczących prowadzenia kanałów firmy między poszczególnymi stanowiskami. Według autorki można wyróżnić kwestie takie jak: zatwierdzanie wiadomości, obsługa klienta, zaangażowanie społeczne, bezpieczeństwo oraz kwestie prawne czy szkolenia pracownicze – i przydzielić osoby za nie odpowiedzialne.
3. Odpowiedzialność prawna
Jak czytamy na blogu, w dokumencie należy przedstawić także zagrożenia wynikające z niedostosowania się do poszczególnych kwestii prawnych. Wśród wartych zapisania punktów autorka wymienia: wskazówki dotyczące podawania zewnętrznego źródła materiałów, kwestie prywatności i procedury ujawniania treści (co jest jawne, kiedy można ogłaszać plany firmy, a czego udostępniać nie należy) czy sprostowania pracownicze – czyli jasne komunikowanie w sieci o subiektywności wyrażanych opinii dotyczących firmy.
4. Względy bezpieczeństwa
Firmy są narażone w sieci na wyłudzenia czy szantażujące oprogramowanie – powinny zatem chronić swój internetowy wizerunek, twierdzi Hootsuite. Jak czytamy, warto, by pracodawca uświadamiał swoich pracowników o potencjalnych zagrożeniach, o sposobach minimalizowania ryzyka ich wystąpienia i postępowaniu w razie ataku. Polityka mediów społecznościowych powinna zatem przedstawiać wskazówki jak tworzyć hasła zapasowe, unikać spamu czy internetowych naruszeń.
5. Odpowiedzialność własna
Jak czytamy, dobrze, żeby po zapoznaniu się z polityką firmy, każdy pracownik był świadomy, że jest odpowiedzialny za treści, które publikuje po godzinach pracy. Powinien robić to rozważnie i kierować się zdrowym rozsądkiem. Na koniec autorka radzi, by dokument tworzony był z udziałem osób zatrudnionych w danej firmie i zawierał ogólne wskazówki, jak zachowywać się w sieci. Jak zauważa Jylian Russell, polityka firmy nie powinna stawiać samych zakazów i ograniczać działalności pracowników w mediach społecznościowych.
(bm)
Czytaj też wywiad na temat employer brandingu.
