Wyjazdy dla pracowników w komunikacji wewnętrznej przedsiębiorstw

Uroki Jury Krakowsko-Częstochowskiej, mazurskie jeziora, greckie zabytki, afrykańskie safari – miejsca organizowanych przez działające w Polsce firmy wyjazdów pracowników są coraz bardziej atrakcyjne. Czy ich atrakcyjność oznacza też rosnącą skuteczność, a przede wszystkim, czy oznacza zrozumienie ich idei przez polskich managerów? Można zapytać, czy ich organizatorzy wiedzą, po co i dla kogo przygotowują kolejne imprezy wyjazdowe, czy potrafią zmierzyć ich skuteczność? Czy więc gra jest warta świeczki?
 
Wyjazdy, czyli…
Wszelkie wyjazdy dla pracowników wpisują się na różne sposoby w proces komunikacji wewnętrznej w przedsiębiorstwach. I można uogólnić, że ich poziom oraz skuteczność w dużej mierze zależą od poziomu prowadzenia tego rodzaju komunikacji.
Pojawiające się w Polsce na początku lat 90-tych zachodnie firmy i koncerny przeniosły w nasze realia także pojęcie kultury korporacyjnej oraz przekonanie, że przedsiębiorstwa powinny się komunikować ze swoimi pracownikami. Idea ta jest realizowana oczywiście w różny sposób i z różnymi efektami. Roman Rostek z RR Communication Consulting tak patrzy na ten problem: „Nie w każdej firmie rola komunikacji wewnętrznej jest odpowiednio rozumiana i doceniana. Są firmy, w których zarządzający zdają się nie mieć pojęcia o trzech istotnych pewnikach: zarządzanie opiera się na komunikacji, nie można mieć zaangażowanej kadry bez dobrej komunikacji wewnętrznej i po trzecie, brak komunikacji jest także komunikatem dla pracowników”. Rostek zauważa jednak, że w Polsce „(…) są też firmy, w których komunikacja wewnętrzna jest na poziomie najlepszych w tej dziedzinie firm na świecie. Chociaż przeważnie są to oddziały zagranicznych koncernów – coraz częściej słyszę o przykładach, że to polski oddział jest źródłem inspiracji dla innych krajów”.
Jeśli przyjmiemy, że wyjazdy dla pracowników stanowią część komunikacji wewnętrznej, jak już powiedziano realizowanej na różnym poziomie profesjonalizmu i z różnym skutkiem, nie możemy się dziwić, że także one nie są realizowane idealnie.
Przedstawiciele firm oferujących pomoc w organizacji wyjazdów są zazwyczaj wnikliwymi obserwatorami tego rynku i panujących na nim tendencji. Większość z nich zwraca uwagę na dwa dominujące podejścia polskich managerów do przygotowywanych wyjazdów. Zdaniem Krzysztofa Pobożniaka, prezesa firmy Haxel Adventure Tours, „Jedna z grup managerów potrafi wpisać wyjazdy w ogólną strategię rozwoju swojej firmy i traktuje je jako narzędzie biznesowe oraz komunikacyjne”. Do drugiej kategorii Pobożniak zalicza tych przedstawicieli firm, którzy wyjazdy organizują przypadkowo i okazyjnie. Oczywiście nieco inna jest sytuacja w przypadku wyjazdów motywacyjnych dla pracowników lub partnerów. Są one najczęściej elementem systemu wsparcia sprzedaży i ich celem jest przede wszystkim podniesienie zysków firmy.
Wyjazdy integracyjne to przede wszystkim sposób komunikowania się firmy z jej pracownikami. Każda impreza, także wyjazdowa, jest komunikatem dla związanych z przedsiębiorstwem osób i w taki sposób powinna być traktowana przez managerów. Wszystkie wyjazdy integracyjne mogą być dla pracowników (a także ich rodzin) informacją o stanie firmy, jej aspiracjach, planach rozwoju. Mogą być też ważnym elementem wpływającym na wizerunek firmy i to zarówno w sposób pozytywny, jak i negatywny.
Przedsiębiorstwa wykorzystują wyjazdy w sytuacjach, kiedy zebranie wybranej grupy pracowników w określonym miejscu może być korzystne w procesie komunikacyjnym. Do najczęstszych przypadków należy wsparcie procesu zmian, w którym akurat znajduje się przedsiębiorstwo. Można tu posłużyć się przykładem zmian o wydźwięku zarówno pozytywnym (fuzja dwóch firm), jak i negatywnym (restrukturyzacja oznaczająca zwolnienia). Gdy łączą się dwie organizacje, wspólny wyjazd pracowników może odgrywać funkcję informacyjną, kiedy to ludzie, którzy będą ze sobą pracować, w nieformalnej atmosferze poznają nawzajem swoje obowiązki i zadania, a także mogą podzielić się swoimi doświadczeniami.
Roman Rostek zwraca uwagę na niebezpieczeństwa, jakie niesie organizowanie wyjazdów towarzyszących negatywnym zmianom w firmach. Zauważa on: „Moim zdaniem wyjazdy są w sytuacji negatywnych zmian (przede wszystkim zwolnień) pomysłem nietrafionym, a czasami wręcz szkodliwym dla morale pracowników. Pracownicy otrzymują bowiem dwa sprzeczne komunikaty: „Zwalniamy, bo musimy oszczędzać” oraz „Stać nas na zorganizowanie wyjazdu dla was”. Swego czasu prowadziłem szkolenie dla kadry kierowniczej firmy, która przechodziła restrukturyzację. Organizatorzy na wieczór zaplanowali dość wystawną zabawę integracyjną. Uczestnicy szkolenia byli tym zniesmaczeni, mówili do mnie, że trudno im się bawić w sytuacji, kiedy mają świadomość, że muszą szukać oszczędności w swoich zespołach i zwalniać pracowników”.
Kolejny delikatny aspekt wyjazdów oddaje określenie „nieformalna atmosfera”. Przewidującym organizatorom wszelkich imprez powinno ono kojarzyć się niekoniecznie pozytywnie.
To dobry moment, aby zwrócić uwagę, że planowanie wyjazdów wymaga też wiele wyobraźni i przewidywania momentów, kiedy, dotychczas udana impreza, może wymknąć się spod kontroli i przestać przynosić zamierzone efekty. Krzysztof Michniewicz, Managing Director w firmie Incentive Concept Poland, zauważa: „Istnieją również zagrożenia – podczas wyjazdu może okazać się, że ktoś, kogo uważa się za merytorycznie dobrego, rzetelnego pracownika, jest jednocześnie nieakceptowany przez zespół lub ma trudności z odnalezieniem się w sytuacji pozazawodowej i przejściem na stopę towarzyską”. Michniewicz wskazuje też na inną trudność, która wiąże się z tzw. nieformalną atmosferą: „Zdarzają się również przypadki, w których pracownicy wykorzystują luźniejszą atmosferę w relacjach z managerami do realizacji własnych celów, co więcej – po zakończeniu imprezy mają problem z powrotem do kontaktów formalnych”. Krzysztof Rykowski, rzecznik Banku BISE, widzi podobne zagrożenia: ” Inaczej się rozmawia i pracuje z ludźmi, z którymi miało się kontakt w nietypowych sytuacjach – to oczywiście jednocześnie szansa (»Wydawałoby się, że to taki sztywniak i że nie ma do powiedzenia nic na tematy pozafinansowe, a tu okazuje się, że jest poetą, świetnie śpiewa, etc«) i zagrożenie (»Ten/ta to dopiero się nie potrafi zachować. Ciekawe czy on/ona zawsze tak dużo pije? A może ma z tym problem?«).
Te niepowodzenia wynikają w dużej mierze z wadliwego przygotowania się do wyjazdu i nie chodzi tu o wybór formy transportu, czy menu, tylko o pomyłki na poziomie strategicznym, czyli…

…jak przedsiębiorstwa przygotowują się do wyjazdów dla pracowników
Większość przedstawicieli firm zajmujących się organizacją wyjazdów podkreśla, że ich klienci bardzo często nie potrafią na początku sprecyzować swoich oczekiwań, co do planowanej imprezy, która nie wynika ze strategii komunikacji wewnętrznej, a jest jednorazowym, przypadkowym wydarzeniem. Osoby, którym często przypadkowo lub w zastępstwie zlecono przygotowanie wyjazdu, mają problemy z określeniem jego celu, zadań, jakie ma spełnić. Wyjazdy takie realizują w takich wypadkach raczej wyobrażenia ich bezpośredniego organizatora, a nie strategię przedsiębiorstwa. Jak zauważa Michniewicz: „Często wyjazdy nie są planowane i przygotowywane wcześniej jako całościowo opracowany scenariusz, a w trakcie realizacji pojawiają się elementy improwizowane, wymyślane ad hoc. Co więcej – zdarza się tak, że osoby zajmujące się w firmie organizacją imprez biorą pod uwagę przede wszystkim głównie swoje potrzeby i cele przy planowaniu wyjazdu”.
Krzysztof Rykowski zwraca też uwagę na ciekawy aspekt dostosowania formy i miejsca planowanych wyjazdów do najbliższych wydarzeń w życiu przedsiębiorstwa: „Ważny jest też pomysł na imprezę (a nie korzystanie ze standardów), który powinien się wiązać z firmą, jej historią i, przede wszystkim, jej przyszłością (jeśli firma ma za chwilę związać się z np. partnerem francuskim to pewnie dobrze byłoby zorganizować imprezę w klimacie np. Beaujolais Nouveau, a więc święta młodego wina, a nie staropolskiej biesiady z pieczoną świnią)”.
Część przedsiębiorstw pomija też, wydawałoby się niezbędny, składnik procesu przygotowań do wyjazdu, jakim jest zapoznanie się z oczekiwaniami i wymaganiami swoich pracowników, uczestników wyjazdu. Na przykład przy wyborze terminu wyjazdu nie biorą pod uwagę ograniczeń czasowych pracowników. Lidia Czarkowska, trener firmy szkoleniowej ASYLON w Warszawie twierdzi, że „Wyjazdy nie zawsze spełniają swoją funkcję, a pracownicy mogą ich wręcz nie lubić. Trzeba pamiętać, że to, co może być nagrodą, może też być uciążliwym obowiązkiem”. W Polsce nie ma też tradycji wyjazdów integracyjnych, na które pracownik może zabrać rodzinę (w krajach europejskich takie rozwiązania są stosowane). W efekcie takich działań, albo raczej zaniechania pewnych działań, pracownik jedzie na wyjazd w miejsce, na wybór którego nie miał wpływu, w terminie, który obejmuje także jego wolne dni i raczony jest atrakcjami, na które nie miał ochoty. Często informacja o wyjeździe także jest przekazywana pracownikom w nieodpowiedni sposób. Wyjazd jest przedstawiany bardziej jako konieczność, niż nagroda, okazja do wspólnego świętowania lub podnoszenia swoich kwalifikacji. W takich sytuacjach można się zastanowić nad skutecznością takiego wyjazdu i nad tym, jaki komunikat wysyła przedsiębiorstwo, które nagradza lub próbuje zintegrować swoich pracowników w taki sposób.
Lidia Czarkowska podkreśla rolę edukacyjną, jaką poniekąd muszą pełnić wobec przedsiębiorstw firmy organizujące wyjazdy. Często od rozmowy organizatora z przedstawicielem przedsiębiorstwa zależy powodzenie imprezy.
Natomiast Michniewicz przedstawia najbardziej typowe problemy, z jakimi przedstawiciel firmy organizującej wyjazdy może się spotkać w trakcie rozmowy z klientem: „Wstępna rozmowa służy ustaleniu podstawowych zasad, dokładnej specyfikacji grupy, ustaleniu wymagań, co do miejsca i terminu, także uświadomieniu klientowi, jakie możliwości i niebezpieczeństwa niesie jego wybór. Tymczasem nasi rozmówcy bywają zniecierpliwieni kolejnymi pytaniami i stwierdzają, że oni już wszystko wiedzą, a my mamy zająć się tylko organizacją”.

Moda i atrakcyjność
Świat wyjazdów dla pracowników ulega także swoistym modom oraz zmienia się i modernizuje. Mody dotyczą z jednej strony miejsc, w których odbywają się imprezy dla pracowników, z drugiej obejmują wybierane atrakcje i towarzyszące rozrywki. Na najwyższym poziomie odnoszą się do wyboru rodzaju wyjazdów i celu, jaki przy ich udziale chcą osiągnąć menadżerowie.
Roman Rostek podaje przykład wyjazdów o charakterze team-building, które kilka lat temu zyskały dużą popularność: „Były to wyjazdy z zajęciami w terenie. Czasami wykorzystywano je jako lekarstwo na wszelkiego rodzaju problemy firmowe, jednak duch współdziałania np. przy budowaniu przeprawy w lesie niekoniecznie znajduje przełożenie na codzienną współpracę w organizacji”. Warto podkreślić słowa eksperta i zaakcentować, że żaden z rodzajów wyjazdów nie może być traktowany jako idealne rozwiązanie we wszystkich sytuacjach.
Lidia Czarkowska zauważa stopniową zmianę w podejmowanej tematyce wyjazdów czy to szkoleniowych, czy motywacyjnych. Pojawiają się coraz częściej zagadnienia komunikacji w konflikcie oraz szkolenia (w tym wyjazdowe) „odasertywniające”, które są odpowiedzią na źle rozumianą, zwulgaryzowaną wersję asertywności, jako zachowania aroganckiego i nawet agresywnego. Coraz częściej na wyjazdach szkolone są też techniki antystresowe oraz nadal współpraca w grupie. „Myślę, że te tendencje będą się utrzymywać” – stwierdza Czarkowska. Być może w polskich przedsiębiorstwach znaczenie zaczynają odgrywać tematy związane z psychologią i komunikacją, umiejętnościami współpracy w grupie. Do szkolenia i doskonalenia takich zagadnień są coraz częściej wykorzystywane imprezy wyjazdowe.
Z drugiej strony nadal niegasnącą popularnością cieszą się atrakcje „sprawnościowe”, których oferta stale jest poszerzana (obecnie do najnowszych trendów należą m.in. ćwiczenia na poligonach wojskowych, a dla kadry zarządzającej uczestnictwo w treningu kosmonautów w rosyjskim ośrodku szkoleniowym Bajkonur). Zdaniem Romana Rostka „Firmy coraz częściej chcą wiązać wyjazdy integracyjne z czymś w rodzaju action learning – wyjazdy mają część warsztatową i część zabawową”. Jakąkolwiek formę przybiorą wyjazdy organizowane dla pracowników ich twórcy muszą też stanąć przed kluczowym pytaniem:

Jak ocenić ich skuteczność?
Liczba rodzajów wyjazdów dla pracowników wyklucza jednoznaczną odpowiedź na to pytanie. Można się też zastanawiać, czy w ogóle da się ocenić skuteczność i efektywność większości z nich. Aby określić, czy wyjazd był udany (nie tylko towarzysko) trzeba na samym początku dobrze sprecyzować jego cele. Jak można się spodziewać, skuteczność wyjazdów integracyjnych ocenić trudno. W ewaluacji najczęściej wykorzystywane są ankiety i wywiady wśród uczestników imprezy. Oceniane w nich są wszystkie elementy wyjazdu, łącznie z samopoczuciem pracowników.
Wyjazdy motywacyjne dla pracowników działów sprzedaży, które są elementem systemu nagradzania, jest stosunkowo prosto ocenić. Znakiem sukcesu dla ich organizatorów jest podniesienie efektywności biznesowej uczestniczących w nich osób.
Odpowiedź na pytanie o skuteczność wyjazdów wpisuje się w kwestię umiejscowienia ich w strategii komunikacji wewnętrznej firmy. Przede wszystkim przedsiębiorstwo powinno wiedzieć, co i w jaki sposób chce zakomunikować swoim pracownikom. Wyjazdy są jedynie jednym z elementów komunikacji, skutecznym wtedy, kiedy jej pozostałe składniki są traktowane z należytą uwagą i kiedy spełnione zostaną wymienione wyżej warunki.

Paulina Szwed-Piestrzeniewicz
redaktorka PRoto
p.szwed@proto.pl