Komunikacja wewnętrzna jest ważna

Public relations to komunikacja zewnętrzna i wewnętrzna. O ile firmy dbają o tę pierwszą, to z drugą niekiedy nie radzą sobie najlepiej. Dlaczego? Może z braku czasu internal relations są traktowane trochę po macoszemu? A przecież każdy pracownik to w pewnym sensie rzecznik prasowy firmy. Dbajmy o to, by myślał i mówił o niej jak najlepiej.

Co zrobić, by pracownicy nie dowiadywali się o zmianach w firmie z mediów? W jaki sposób zachęcić ich do spotkań i dyskusji? Jak przekazywać informacje przy pomocy Intranetu, by zostały zauważone? I wreszcie, jakie inne sposoby komunikowania wykorzystywać, by pracownicy czuli się poinformowani i mówili o firmie dobrze?

W artykule tym chciałabym ogólnie przedstawić najważniejsze narzędzia komunikacji wewnętrznej:
• Gazetę wewnętrzną
• Intranet
• Skrzynkę mailową „komunikacja”

Gazeta wewnętrzna – doskonały kanał komunikacji z pracownikami
Magazyn dla pracowników, biuletyn firmowy, gazeta wewnętrzna – nazw jest wiele, ale cel jeden: stworzyć narzędzie przekazu dla wszystkich pracowników firmy. Jakie powinno być takie narzędzie? Przede wszystkim dostępne dla każdego – zarówno dla osób pracujących w centrali, jak i tych, które większość czasu spędzają w terenie. Jeśli wszyscy pracownicy mają dostęp do komputera i pracują przy biurkach, warto pomyśleć o biuletynie elektronicznym, który przybierze formę e-lettera poprzedzonego zwiastunem zachęcającym do czytania (newsletterem). Jeśli jednak wielu pracuje w „trasie”, warto zainwestować w formę drukowaną gazety. Wtedy zarówno kierowcy czy przedstawiciele handlowi będą mieć dostęp do informacji.
 
Jaka jeszcze powinna być gazeta dla pracowników? Przystępna, jasna, czytelna i co najważniejsze – wydawana cyklicznie. Nie ma nic gorszego niż biuletyn firmowy wydawany, mimo najszczerszych chęci piarowca, raz do roku lub w różnych (nie do przewidzenia dla czytelników) odstępach czasowych. Jeśli już tworzymy biuletyn – powinien ukazywać się w konkretnych odstępach czasu – tak, by odbiorcy mogli się do niego przyzwyczaić, a po pewnym czasie z niecierpliwością oczekiwać nadejścia kolejnego numeru. Gazeta powinna być wydawana co kwartał lub częściej – tylko wtedy można nawiązać trwałe relacje z odbiorcami oraz mieć pewność, że treści, o których piszemy nie przestały być aktualne podczas zbyt długich prac nad numerem. Każda gazeta wewnętrzna powinna mieć działy, które będą ściśle odpowiadały specyfice firmy. I tak na przykład w firmie produkującej książki nie powinno zabraknąć działu „Nowe publikacje”, a w przedsiębiorstwie świadczącym usługi budowlane działu „Najnowsze standardy bezpieczeństwa”.

Magazyn firmowy powinien zawierać przede wszystkim informacje:
• O nadchodzących lub właśnie wprowadzonych zmianach organizacyjnych
• Rozwoju firmy i jej etapach zdobywania rynku
• Bliższych i dalszych planach na przyszłość przedsiębiorstwa
• Nagrodach, które firma otrzymała
• Zmianach pracowników na kluczowych i podrzędnych stanowiskach pracy
• Tymczasowych zastępstwach, pożegnaniach pracowników odchodzących na emeryturę
• Wyróżnieniach i awansach
• Możliwościach rozwoju, programach szkoleniowych
• Działaniach marketingowych i Public Relations
• O tym co mówią i piszą o nas inni (warto przedstawiać wyszukane, ciekawsze publikacje, które ukazały się w prasie)
• Praktycznych radach dotyczących konkretnych stanowisk pracy
• Imprezach towarzyskich i integracyjnych (relacje, galerie zdjęć)
• Konkursach dla pracowników
Należy pamiętać, że gazeta dla pracowników powinna być pisana językiem „dla ludzi”. Formy, które najlepiej się sprawdzają to reportaże, relacje, wywiady i krótkie notki.

Intranet – skarbnica informacji o firmie

Intranet w przeciwieństwie do Internetu jest miejscem stworzonym tylko dla pracowników. O ile gazeta wewnętrzna powinna być źródłem informacji o bieżących wydarzeniach to Intranet powinien sięgać dużo głębiej. W Intranecie pracownik powinien znaleźć wszystko: przede wszystkim szereg praktycznych informacji o innych pracownikach, zakresie ich obowiązków, pozostałych departamentach. Powinny być w nim również dostępne procedury, przydatne dokumenty i dane telefoniczne oraz adresowe. Osobną zakładkę powinna stanowić wyszukiwarka kontaktów i nazwisk pracowników, a jeśli firma ma zasięg globalny – również kontakty do naszych zagranicznych kolegów z grupy. Intranet musi być również kopalnią wiedzy na temat samej organizacji, ale w szerszym niż gazeta i Internet pojęciu: to tutaj powinny znaleźć się poszerzone notki na temat historii organizacji, jej misji, wizji, założycieli, pierwszych produktów. To również tutaj powinna być przedstawiona (najlepiej w formie rysunków i wykresów) dokładna struktura organizacyjna wraz z nazwami stanowisk. Jedną z najbardziej istotnych funkcji Intranetu jest zamieszczanie aktualności.

Intranet jest zazwyczaj obsługiwany przez dział public relations, ale służy wszystkim pracownikom – każdy departament powinien mieć prawo do zamieszczania w nim informacji. Dobrze jest ustalić procedurę zamieszczania informacji w Intranecie oraz założyć specjalną skrzynkę, na którą można takie komunikaty przesyłać. Dzięki temu administrator ma wgląd w publikowane treści, może decydować o tym które są ważne, a które mniej istotne – co więcej – łatwiej zachować porządek, gdy materiały „wrzuca” jedna osoba. Co ważniejsze, materiały przesyłane przez pracowników, z prośbą o zamieszczenie w Intranecie powinny, a nawet muszą być redagowane.

W Intranecie, każdy departament powinien mieć swoją podstronę – również departament PR. To miejsce, które jest wizytówką każdego działu. To tutaj powinny znaleźć się informacje na temat:
• Pracowników poszczególnych departamentów
• Zakresu obowiązków każdego z nich, wraz z danymi kontaktowymi
• Najważniejszych przedsięwzięć dokonanych przez dział (jego wynikach), oraz tych działaniach, które są planowane na najbliższy czas
• Skróconych instrukcji (w przypadku działu pracowniczego będą to na przykład praktyczne porady: jak ubiegać się o dofinansowanie wczasów itd.)
• Dokumentów (na przykład wnioski o urlop, podania o objęcie ubezpieczeniem członka rodziny itd.)

Skrzynka „komunikacja” – do bieżących komunikatów
Osobna skrzynka mailowa z tytułem „komunikacja” lub „Public Relations” oprócz oczywiście faktu, iż jest adresem pod który mogą pisać media i interesanci, powinna również służyć do wysyłania bieżących i ważnych komunikatów do pracowników.
Ponieważ większość z nas zagląda do Intranetu bardziej w potrzebie niż, by zobaczyć co słychać nowego (to też należałoby zmienić) warto wspierać zamieszczanie aktualności w Intranecie właśnie komunikatami ze skrzynki „komunikacja”. Można w takim mailu pokrótce poinformować pracowników o zmianach telefonów, a po więcej szczegółów odesłać do Intranetu. Najlepiej jest jeśli skrzynką „komunikacja” zarządza jedna osoba. Dlaczego? Ponieważ należy wnikliwie oddzielać maile, które spływają z zewnątrz od tych, które pochodzą od naszych pracowników. Co więcej, wśród maili „pracowniczych” także dobrze byłoby wyodrębnić te mniej i bardziej ważne oraz przed wysłaniem komunikatu z informacją „więcej szczegółów w Intranecie” upewnić się, że one naprawdę tam są. Niekiedy to właśnie od pracowników na skrzynkę „komunikacja” przychodzą pilne wiadomości o awarii prądu w Oddziale lub chwilowej niedostępności systemu – dlatego maile powinny być na bieżąco monitorowane.