Loterie wizytówkowe są dość popularnym zabiegiem mającym uatrakcyjnić event w oczach uczestników, zachęcić do pozostania do końca imprezy, pomóc wypromować dany produkt lub ułatwić zebranie kontaktów od potencjalnych klientów. Należy jednak pamiętać o kilku kwestiach prawnych, bo po pierwsze loteria jest grą losową i podlega ustawie o grach hazardowych z 2009 r., a po drugie mamy tu do czynienia z danymi osobowymi i sprawą ich ochrony.
Co robić?
Przemyśl to dobrze. Tym bardziej, jeśli wpadłeś na ten pomysł tuż przed eventem. W tej kwestii nie może być mowy o spontaniczności, bo uzyskanie zezwolenia od dyrektora izby celnej na przeprowadzenie losowania może trwać do 2 miesięcy. Należy także napisać bardzo precyzyjny regulamin, uzyskać zaświadczenia o niezaleganiu w ZUS-ie i urzędzie skarbowym, okazać dokumenty potwierdzające, że nagrody pozyskało się legalnie oraz wnieść opłatę (10% wartości nagród). Ustawa w dodatku mówi o monitorowaniu prawidłowości przebiegu losowania przez osobę posiadającą świadectwo zawodowe wydane przez Ministra Finansów. I naprawdę w przypadku kontroli nie będzie miało znaczenia czy losowanie dotyczyło nagród za tysiące czy za parę złotych albo czy odbyło się na pikniku promocyjnym czy evencie zamkniętym. Losowanie to losowanie. Jedyne ustępstwa dotyczą loterii fantowych o celach charytatywnych, których wartość całej puli nagród nie przekracza kwoty bazowej (w 2015 roku było to 3941,49 złotych). Takie gry wystarczy zgłosić nie później niż miesiąc przez losowaniem, do właściwego urzędu celnego.
Kary?
Urządzenie gry losowej bez zezwolenia naraża organizatora na odpowiedzialność karnoskarbową i może zostać zakwalifikowane jako przestępstwo lub wykroczenie skarbowe: „Kto wbrew przepisom ustawy lub warunkom zezwolenia urządza lub prowadzi loterię, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych”.
Dane osobowe?
Na chłopski rozum wygląda to tak – skoro wrzucił wizytówkę do pojemnika, to udostępnił nam swoje dane i mogę mu wysłać ofertę. Niby tak, ale lepiej się zabezpieczyć, bo wcale dla „wrzucającego” może to nie być takie oczywiste. Istotne jest zapisanie odpowiedniej formułki w regulaminie i na przykład, w momencie wrzucania, poinformowanie uczestników losowania, że taki zapis jest zawarty. Najlepiej mieć także wydrukowany regulamin przy sobie, by móc udostępnić go w każdej chwili. Taki paragraf może brzmieć na przykład tak:
„Biorąc udział w losowaniu, Uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych zawartych na wizytówce w celach marketingowych i handlowych zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.) oraz na otrzymywanie drogą mailową informacji handlowych i innych publikacji zgodnie z ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną z dnia 18.07.2002 r. (Dz. U. nr 144, poz. 1204). Administratorem danych osobowych Uczestników losowania jest Organizator. Podanie przez Uczestnika danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do wzięcia udziału w losowaniu. Organizator uprawniony jest do przechowywania i przetwarzania danych osobowych Uczestników tylko w zakresie organizacji i przebiegu losowania zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 133/97, poz. 883). Uczestnicy mają prawo dostępu do swoich danych oraz do ich aktualizacji na warunkach określonych w ustawie o ochronie danych osobowych.”
Celowo w tym miejscu podkreślę jeszcze raz, iż kluczem organizowania wszelkich gier jest REGULAMIN przygotowany wraz z profesjonalną kancelarią prawną. Trzeba tylko pamiętać, by potencjalny uczestnik miał do niego dostęp. Można go zamieścić na firmowej stronie www lub na stronie wydarzenia, a potem przy informacji o losowaniu podać odpowiedni link do regulaminu. To naprawdę ważne i chroni Was nie tylko w przypadku kontroli, ale także jeśli któryś z uczestników będzie niezadowolony.
A może coś innego?
Jeśli nie losowanie, bo nie jesteście w stanie spełnić któregoś z powyższych punktów lub po prostu brak jest czasu, a potrzebujecie takiego punktu podczas eventu, to pozostaje zorganizowanie konkursu – absolutnie bez żadnego elementu o charakterze losowym, bo wtedy wciąż będzie to hazard! Oczywiście z odpowiednim regulaminem.
Ważne, by wszystko zrobić z głową, bo negatywne skutki naruszenia przepisów mogą być nie tylko prawno-finansowe, ale także zniszczyć pozytywny wizerunek organizatora.
Magdalena Jabłońska
29 stycznia w Akademii PRoto bardzo praktyczne szkolenie z eventów, które poprowadzą eventowi eksperci – blogerka Aga Ciesielska z PR-owym wsparciem Magdaleny Jabłońskiej. Spora dawka eventowego know-how, wyłącznie praktyczna wiedza, poparta prezentacją case studies i ćwiczenia w grupach, w trakcie których nauczymy się m. in. jak zarządzać eventem step by step, jak pogodzić prowadzenie eventu wraz z kampanią PR, jak uniknąć wpadek, jak współpracować z dostawcami i jak dobierać partnerów. Zaprezentowane zostaną praktyczne narzędzia oraz formatki dokumentów eventowych. Polecamy.
Sprawdź program i zapisz się już dziś
