Przygotowanie merytoryczne wypowiedzi
Prosto i przejrzyście zbudowana struktura: precyzyjnie, jednoznacznie i dobitnie pod względem języka, a także logicznie poprowadzona myśl, uzupełniona dodatkowymi bodźcami dla słuchaczy – oto główne ramy przygotowań do wystąpienia.
Wyjściową przesłanką każdego (publicznego) zabrania głosu jest pozyskanie wiarygodności dzięki znajomości rzeczy i szczerości, dobrej woli wypowiadającego się wobec audytorium. Dewiza może tu brzmieć tak: przede wszystkim mówię ludziom to, do czego jestem przekonany, wiem, o co mi będzie chodzić w wystąpieniu, jaki jest jego ostateczny sens, zabieram w sprawie głos, gdyż znam się na niej, jeśli ja będę rozumieć wypowiadane tezy, myśli, argumenty, treści, to inni też je zrozumieją, tym bardziej gdy myśleniem nad tym, co mówię, i przeżywaniem tego, co mówię, wywołam głębszy namysł u odbiorców, skłonię ich do własnego intelektualnego wkładu we wzajemne porozumienie. Przemówieniem musi rządzić logiczny porządek treści, która powinna być podana tak, że będzie jednoznacznie zrozumiana, najlepiej o konstrukcji przyczyna–skutek. Zakładając, że pracownik PR ma dobrą znajomość gramatyki języka (wyuczoną lub wyćwiczoną w codziennym komunikowaniu się), główne zadanie w toku przygotowywania wystąpienia to zbudowanie logicznego układu treści (kolejność wątków, wzajemna spójność części, wyeliminowanie sprzeczności poszczególnych tez i opinii), a następnie nadanie odpowiedniego kształtu, stylu temu, co się chce przekazać, by osiągnąć cel, i to w atrakcyjnej formie. Na przygotowanie dobrego wystąpienia potrzeba trochę czasu, tyle mianowicie, by nabrać nieco dystansu i dopracować go, dodając i eliminując fragmenty aż do uzyskania tego, co bezwzględnie musi być powiedziane sprawnie i w interesującej formie. Język ma odpowiadać możliwościom percepcyjnym odbiorców. Aby przekonać słuchaczy do czegoś, wypowiedź powinna być zapamiętana, a warunkiem zapamiętania jest zrozumienie tego, co ktoś do odbiorców mówi (zrozumienie gramatyczne) i co im ktoś mówi (zrozumienie czyichś myśli, sensu, tego, co wynika z interpretacji faktów, dowodów).
Pomocą w logicznej konstrukcji wypowiedzi jest jej przygotowywanie według trójczłonowego podziału treści:
1. wstęp, wprowadzenie,
2. część zasadnicza, rozwinięcie,
3. część końcowa i właściwe zakończenie.
Tradycyjna szkoła prezentacji podobną konstrukcję wypowiedzi ujmuje tak: „Najpierw poinformuj ich, o czym masz zamiar mówić, następnie powiedz to, a w końcu wskaż, co im przekazałeś”. W rozszerzonej wersji ta dyspozycja praktyczna zabrzmiałaby następująco: „Wzbudź zainteresowanie, podaj szkic tematu (wypowiedzi), a następnie właściwą wypowiedź z wyjaśnieniami, argumentami, przykładami, zakończ podsumowaniem, powtórzeniem głównej, zapowiedzianej na wstępie myśli”.
Ad 1. Zadaniem wprowadzenia jest wyjaśnienie powodu, dla którego organizacja zabiera głos wobec danego audytorium („po co mówię”), ale powinien być on podany w takiej formie, by przyciągnąć uwagę, zainteresować, „wciągnąć” go do współpracy i myślenia przez zasugerowanie odbiorcy, iż to, co usłyszy, będzie miało dla niego jakąś wartość, że będzie to mógł odnieść do siebie. Główna sentencja, przesłanie, może być podana w formie atrakcyjnego sloganu. Można we wprowadzeniu użyć cytatu, anegdoty, przenośni.
Ad 2. Drugą część wystąpienia stanowi właściwa jego treść i argumenty skoncentrowane wokół głównych tez i przesłania. Jednakże by były właściwie zrozumiane, powinny być poprzedzone klarownym, jednoznacznym przedstawieniem celów, oczekiwań ze strony organizatora wystąpienia, propozycji z jego strony pod adresem audytorium, czyli okazji do rozmowy z jego punktu widzenia. Dla tej części wystąpienia w literaturze można spotkać określenie: podfaza informacji. Jako argumenty wykorzystuje się fakty, zdarzenia, opinie autorytetów, cytaty z wypowiedzi ustnych lub literatury fachowej, dane statystyczne, zdarzenia z historii organizacji (również branży lub podobnych organizacji), anegdoty, wyniki badań i analiz własnych lub obcych, prognozy i trendy, doświadczenia innych organizacji w podobnych do omawianych warunkach. Dowodów, argumentów nie należy mnożyć – nie podawać więcej niż potrzeba do poparcia przesłania. Trzeba dobrać takie, by już po dwóch, trzech właściwie zinterpretowanych u odbiorców mogła zrodzić się konkluzja, z góry zaplanowana przez komunikatora. Dobrze jest nawiązać do istniejących innych, przeciwnych niż głoszone poglądów i ustosunkować się do nich. Pamiętajmy też, że jeśli słuchaczami są kobiety, przemawiający nie może/nie powinien powoływać się w argumentacji wyłącznie na mężczyzn. Percepcję słów w trakcie słuchania zasadniczo może utrudnić wprowadzanie ubocznych wątków i szczegółów, niuansów, podawanie skomplikowanych dowodów, nadmiaru liczb lub ich zbytnia szczegółowość (do miejsc po przecinku). Koncentrowanie uwagi na szczegółach łatwo prowadzi do utraty przewodniej myśli. Jak w całej działalności komunikacyjnej, tak i tu należy unikać żargonu zawodowego. Jeśli uznamy to jednak za niezbędne i użyjemy fachowych wyrażeń, lepiej od razu wyjaśnić ich znaczenie (inwestycje, a więc pieniądze, które planujemy na zakup np. maszyny itd.).
Żywe słowo wymaga naturalności, pewnej spontaniczności i elastyczności w kontakcie ze słuchaczami, dlatego dobry mówca nie pisze całego tekstu przyszłego wystąpienia. Sporządza raczej plan, zapisując w nim tylko poszczególne tezy lub hasła i towarzyszące im dowody, argumenty, wyraźnie odróżniając zarówno poszczególne tezy, jak i tezy od argumentów. Interesujące jest, że niektórzy doradcy w zakresie sztuki przemawiania, np. Joanna Detz, sugerują jednak przygotowanie pełnej wersji przemówienia. Jej argumenty to: możliwość zmierzenia czasu potrzebnego na wygłoszenie, zrozumiałość treści i uniknięcie ryzyka zboczenia z tematu, pominięcia – przez zapomnienie – czegoś ważnego oraz nerwowości i niedokładności, szansa na bardziej precyzyjne słownictwo, lepszy dobór słów, dokładność i inne [Detz 2002, s. 65–67]. Jeśli czytelnika przekonały poglądy J. Detz, to osobiście radziłabym tylko dłuższe wystąpienia przygotowywać w całości, ale jedynie jako koło ratunkowe – przemówienia nie wolno czytać z kartki w dłuższych ustępach, można zaś spontanicznie dodawać uzupełnienia. Nawet ostatecznej wersji przygotowanego wystąpienia nie należy się uczyć na pamięć, by nie było pokusy późniejszego recytowania przed audytorium – to burzy poczucie wspólnoty i jest nieatrakcyjne w odbiorze. „Lepiej jest odbierany taki mówca – pisze autorytet w dziedzinie retoryki J. Bralczyk [2000, s. 160] – który pewnymi uchybieniami wskazuje, że jest bliższy odbiorcom, że właśnie współtworzy z nimi całą sytuację komunikacyjną, a nie tylko precyzyjnie odtwarza wcześniej ułożoną mowę”. Szczególnie przy braku rutyny w publicznym przemawianiu trudno byłoby ukryć fakt recytowania. Jeśli to tylko możliwe, „ściągawkę” piszemy dużą czcionką; komputer pozwala odpowiednio graficznie uwypuklić w tekście treści różnej rangi. Stosujemy duże odstępy między wierszami i podkreślamy na kolorowo ważne ustępy (słowa) – wszystko dla lepszego panowania nad materiałem pomocniczym, z którego korzysta się czasem w napięciu i podenerwowaniu. „Ściągawkę” przygotowujemy na kartkach formatu A5 w poprzek – jeśli przemawiamy bez pulpitu, to lepiej manualnie opanujemy sztywne kartki. Kartki zapisujemy jednostronnie. Jeśli nie mamy doświadczenia w publicznym wypowiadaniu się, pomocne mogą okazać się nie tylko notatki. Oddziaływanie na słuchaczy można wzmocnić, wyposażając mówcę w środki pomocnicze, takie jak film, diapozytyw, taśma z nagraniem, zdjęcie.
Ad 3. Trzecia część wystąpienia, zazwyczaj nazywana zakończeniem, składa się z części końcowej i kończącej – czyli samego zakończenia. Faza kończąca spotkanie to specyficzna reasumpcja, wnioski, wyniki, uświadomienie odbiorcom konkluzji z faktów, zdarzeń i innych argumentów, uzgodnionych poglądów. W tej końcowej części mogą być podejmowane decyzje, głosowania, uzgodnienia oczekiwanych zachowań po obu stronach. Dobrze byłoby też przeznaczyć trochę czasu na zadanie ostatnich pytań, a w przypadku niektórych spotkań (np. związanych z pracownikami) na przekazanie pewnych zadań do wykonania. Kończąc spotkanie, należałoby powtórzyć ze wstępu sloganowe ujęcie przesłania, szczególnie jeśli było ono interesujące, celne i miało chwytliwą, atrakcyjną formę. Damy w ten sposób dowód, że było ono – w świetle tego, co słuchacze mogli usłyszeć – uprawnione. Dlatego – radzi Hellmut Geißner – pierwsze zdanie merytorycznego wstępu dobrze jest konstruować dopiero na końcu przygotowań, natomiast zdania zawierające główną konkluzję, która będzie wypowiedziana w zakończeniu, trzeba określić już na początku przygotowań [wg Lemmerman 1997, s. 77]. Przy takiej kolejności przesłanie stanie się główną osią argumentacji w części zasadniczej. Komunikator może mieć pewne trudności w budowaniu części końcowej i samego zakończenia, jeśli w przygotowaniu, a następnie w części merytorycznej zapomniał o właściwym zagospodarowaniu czasu przeznaczonego na wypowiedź.
Jest to część piątego wydania książki prof. Krystyny Wojcik pt. „Public relations. Wiarygodny dialog z otoczeniem”. Wyd. Wolters Kluwer, 2013r., s. 626-640″ – (za zgodą autorki)
Część 3 ukaże się jeszcze w tym tygodniu. Czytaj także cz. 1.
*Pogrubienia pochodzą od redakcji.
