Czy w dobie swobodnego przepływu informacji i wiecznego braku czasu, organizacja konferencji prasowej ma jeszcze sens? Czy nie lepiej spożytkować pieniądze na inny kanał komunikacji? Ryzykować czy nie?
Czym ryzykujemy? Pustymi krzesłami, czyli niską frekwencją. A to w oczach zarządu/klienta jest głównym kryterium oceny udanego spotkania. Faktem jest, że dziennikarze nie lubią konferencji prasowych i jeśli gra nie jest warta świeczki, unikają ich jak zarazy. Tłumaczą to przede wszystkim brakiem czasu oraz możliwością pozyskania informacji w inny sposób, tzn. poprzez bezpośredni kontakt ze źródłem oraz dzięki Internetowi. Wiedzą, że niezależnie od tego czy przyjdą, czy nie, materiały informacyjne do nich dotrą. Mailem, kurierem, wetransferem. A oni odbiorą je w redakcji, w domu lub w hotelu na drugim końcu Polski.
Oczywiście to nie znaczy, że konferencje prasowe należy uznać za całkowicie passé. Wszystko bowiem zależy od tematu i sektora. Polityka, sprawy strategiczne dla ekonomii, gadżety technologiczne czy branża „beauty” na pewno zgromadzą swoją publiczność. Jeśli zatem klient/zarząd uzna, że temat jest nośny i decyduje się na organizację konferencji prasowej, należy zrobić wszystko, by była ona bardzo udanym i – co ważne – skutecznym eventem.
Potrzeba na to czasu, ciekawego miejsca i kreatywnego pomysłu. Od samego początku, czyli od momentu otrzymania zaproszenia (oczywiście z wyprzedzeniem), dziennikarska ciekawość musi zostać pobudzona. Równie ważnym elementem składającym się na efekt WOW jest miejsce, w którym odbędzie się nasza konferencja. I nie musi to być salka konferencyjna. Każdy sposób na pozyskanie zainteresowania, możliwości nawiązania dialogu i przyciągnięcia uwagi jest w tym momencie dobry.
Kolejne elementy, takie jak dobranie terminu, godziny, znanych panelistów, celebrytów, cateringu, atrakcji, prezentów i materiałów prasowych muszą również wpisywać się w dynamikę konferencji i zostać potraktowane z atencją. Poza kilkoma wyjątkowymi sytuacjami, konferencja prasowa nie powinna być organizowana na szybko. Dobrze jest wcześniej stworzyć odpowiedni brief, dopasować oczekiwania do możliwości budżetowych, wybrać podwykonawców.
Grunt to zachować spójność. Bo każdy event jest osobną historią ze swoim rytmem, swoją fabułą, wstępem i zakończeniem.
Magdalena Jabłońska
Koniecznie sprawdź szkolenie Event jako narzędzie PR – 30 lipca w Warszawie! Po więcej informacji sięgaj tutaj
