● Praca zdalna nie wyklucza integracji pracowników, wymaga tylko innych sposobów
● Warto dbać o nawyki, które znamy z pracy w biurze, jak np. wspólna kawa
● Spotkania online za pomocą np. wideokonferencji zwiększają efektywność komunikacji, zmniejszają poczucie izolacji i pomagają radzić sobie ze stresem
● Najtrudniej funkcjonować w formule zdalnej nowym pracownikom, dlatego trzeba o nich odpowiednio zadbać
● Należy ciągle monitorować zmieniającą się rzeczywistość i dopasowywać do niej wewnętrzne rozwiązania
Obecna sytuacja pandemiczna sprawiła, że wiele firm wprowadziło bardziej powszechną możliwość pracy zdalnej. Ma ona na względzie zadbanie o bezpieczeństwo, jednak wiąże się również z nowymi wyzwaniami. Nowa rzeczywistość ograniczyła dotychczas znane sposoby integracji i utrzymywania więzi wśród pracowników, takie jak spotkania, wyjścia czy wyjazdy. Wymusiła wprowadzenie nowych rozwiązań – wirtualnych.
Czytaj także: Jak PR-owcy pracują zdalnie?
Eksperci podpowiadają, jakie inicjatywy online mogą przydać się w utrzymywaniu więzi w zespołach, jakie pomysły sprawdziły się w ich miejscach pracy i jakie działania można zrealizować, by zadbać o wspólny komfort pracowników.
Nowe rozwiązania a stare przyzwyczajenia
Mimo nowych warunków, w jakich wiele osób wykonuje teraz obowiązki zawodowe, trudno zapomnieć o przyzwyczajeniach, które im często towarzyszyły. „To, co do tej pory było naturalne podczas pracy w biurze, coraz częściej przenosimy do internetu” – przypomina Aneta Tur, Employer Branding Manager w MJCC, która zauważa, że mimo kontaktu za pomocą sieci, wciąż możliwa jest wspólnie wypita poranna kawa, która do tej pory była nawykiem pracowników w biurze. Ekspertka nie uważa jednak, że dla każdego taki „nowy format” jest wygodny i odpowiedni. Jak mówi, „przezwyciężenie niechęci do wideokonferencji” staje się trudne np. przez potrzebę znalezienia odpowiedniego miejsca do jej przeprowadzenia, obecność współlokatorów, bawiące się w pobliżu dzieci czy zwierzęta domowe. Tur zaznacza jednak, że aby próbować zachować dotychczasowo utrwalone relacje, warto przekonać się i zachęcać pracowników np. do włączania kamerki w czasie wszystkich spotkań online. To pozwoli chociaż w pewnym stopniu zastąpić bezpośredni kontakt. Specjalistka podkreśla dalej, że sytuacja jest szczególnie wyjątkowa dla osób, które dopiero dołączają do firm czy zespołów. Integracja i wypracowanie przekonania, że jest się częścią jakiegoś zespołu w czasie, kiedy nie możemy zobaczyć na żywo tych, z którymi będziemy tworzyć daną grupę, dowiedzieć się, jak funkcjonują obecni członkowie oraz zyskać poczucie, że możemy na nich liczyć, jest z pewnością sporym wyzwaniem. Ekspertka dlatego też podpowiada, że oprócz stopniowego włączania w społeczność nowej osoby przez wykonywane zadania, warto pokazać jej, że chcemy o nią zadbać np. przez zaplanowanie spotkań (wideo) z poszczególnymi członkami zespołów, które choć w pewnym stopniu mogłyby zrekompensować „uścisk dłoni”.
Specjaliści zgodnie twierdzą, że jedną z najważniejszych rzeczy jest dbałość o przepływ informacji między członkami firmy. To działanie może wzbudzić przeświadczenie, że pracownicy wzajemnie sobie ufają i chcą wspólnie angażować się w życie firmy. Praca zdalna uniemożliwiła też spontaniczne rozmowy osób na bieżące tematy podczas spotkań na korytarzu, w czasie szkolenia czy cotygodniowego zebrania, dlatego Natalia Zaborowska, koordynator ds. HR w Kazar Group, mówi również o rozwiązaniu, jakim jest telekonferencja, podczas której poza ustalonymi z góry kwestiami obecni mogą powiedzieć o tym, jak się czują czy podzielić się swoimi obawami dotyczącymi różnych spraw, tak, by wszyscy mogli szukać dla nich rozwiązań. Zaborowska przekazuje też, że menedżerowie Kazar Group dlatego właśnie w czasie, gdy salony były zamknięte, prowadzili tego rodzaju spotkania dla sprzedawców, by mimo utrudnień, czuli oni więź z firmą i wiedzieli, że mogą liczyć na jej członków.
O tym, że bycie częścią zespołu nie oznacza jedynie wykonywania określonych zadań, wie również Aleksandra Kusz vel Sobczuk, kierownik komunikacji korporacyjnej LOTTE Wedel, która podkreśla, że firma uruchomiła m.in. specjalną infolinię konsultacji psychologicznych i wyznaczone grupy na wewnętrznej platformie komunikacyjnej „Twój Wedel”, wykorzystywanej również do „utrzymywania swobodnych relacji i wymiany inspiracji między pracownikami, np. dotyczących spędzania czasu wolnego”. Takie rozwiązanie sprawia, że zatrudnieni wiedzą, że teraz też mogą czuć więź z innymi osobami również przez to, co robią poza pracą. Kto wie, może okazać się, że członkowie danego zespołu lubią tę samą kuchnię i po powrocie do biura będą mogli wybrać się wspólnie do ciekawej restauracji? Kusz vel Sobczuk przekazuje oprócz tego, że firma stworzyła sprofilowane kanały komunikacji (w tym newsletter i specjalny adres mailowy ZDROWIE) dotyczące wiarygodnych informacji i podmiotów, z którymi należy się kontaktować w przypadku wątpliwości na temat swojego stanu zdrowia. Dzięki temu pracownicy wiedzą, że mogą liczyć na realne wsparcie. Wedel zadbał oprócz tego o rozwój i edukację w nowej formie – np. przez udział w lekcjach języka angielskiego czy medytację online – oraz udostępnił kody do platform rozrywkowych – Player i Legimi. Kierownik komunikacji korporacyjnej firmy mówi też, że pandemia nie przeszkodziła pracownikom w corocznym wspólnym świętowaniu Dnia Czekolady (4 września). W tym roku z tej okazji przygotowano np. „czeko-atrakcje” online oraz specjalne słodkie paczki (dostarczono je również na adresy domowe dla osób pracujących zdalnie).
Daria Sulgostowska, rzecznik prasowy i Head of Corporate Communication and Sustainability w CCC, informuje z kolei, że aby zadbać o relacje w firmie, uruchomiono Domową Akademię Rozwoju, czyli cykl szkoleń online dla pracowników sklepów – dotyczyły one nie tylko kwestii związanych z bezpieczeństwem czy technik sprzedaży, lecz także motywacji i organizacji czasu. Specjalistka przekazuje, że w tych spotkaniach wzięło udział wspólnie ponad trzy tysiące osób.
Razem choć osobno
Utrzymywanie więzi na odległość może okazać się trudne, jednak Daria Sulgostowska mówi, że w pracy zdalnej bardzo ważna jest świadomość, że mimo że bezpośredni kontakt między pracownikami nie jest możliwy, to „po drugiej stronie (ekranu) jest ktoś”, kto może odpowiedzieć i zareagować na naszą wiadomość. Próba rozwiązań niedogodności nie zastąpi bezpośredniego kontaktu, możliwości zapytania o pomoc lub wsparcie, jednak daje przeświadczenie, że praca z domu nie oznacza, że jesteśmy sami.
Aleksandra Kusz vel Sobczuk podkreśla natomiast, że z „jednej strony nasze kontakty stały się bardziej sporadyczne, ale z drugiej każdy z nas potrzebuje ich znacznie bardziej niż dotychczas”. Specjalistka wnioskuje tym samym, że relacje te – mimo innej formy – „zyskują na jakości, jednak wymaga to zdecydowanie większego niż dotychczas zaangażowania”.
Aneta Tur dodaje również, że próba zastąpienia „fizycznego bycia ze sobą” nie tylko poprawia efektywność trochę innej komunikacji międzyludzkiej, lecz także zmniejsza poczucie izolacji i pomaga radzić sobie ze stresem. Jak zaznacza dalej Tur, warto też weryfikować na bieżąco, jakie rozwiązania w danym zespole się sprawdzają, a jakie wymagają zmiany. Dodatkowo Employer Branding Manager w MJCC zauważa, że rzeczywistość stale się zmienia, przez co powstają np. nowe sposoby pracy w modelu hybrydowym lub zmianowym, więc konieczne są ciągłe nowe rozwiązania. „Ważne jest też wprowadzenie atmosfery akceptacji dla »niedoskonałości« otoczenia” – zaznacza dalej.
Okazuje się, że formuła pracy zdalnej nie jest trudnością, a wręcz szansą na wykorzystanie nowych sposobów integracji członków firm. To duże wyzwanie i z pewnością trudne w początkowych etapach, jednak daje możliwość pokazania tego, że pracownicy chcą uczestniczyć w życiu swojej zawodowej społeczności mimo wszystko. Nic nie jest w końcu przeszkodą, jeśli chcemy, by łączyło nas coś wyjątkowego i coś, co sprawia, że obowiązki stają się przyjemnością.
Czytaj też: Jak prowadzić komunikację wewnętrzną w czasach zdrowotnego kryzysu
Katarzyna Dziadko
