PRoto.pl: Niezależnie od wielkości eventu, zorganizowanie się jest najważniejsze. Każdy Event Manager chce, żeby wszystko wyszło idealnie. Jest jakiś przepis na sukces?
Wiktor Zbroja, prezes domu produkcyjnego MAKATA Creative Group: Podstawą sukcesu są: dobre planowanie, dobór fachowych podwykonawców oraz pełna koordynacja w zespole. Znaczącą część sukcesu stanowi też sam w sobie doświadczony event manager, który dzięki swojej szerokiej wiedzy jest w stanie skoordynować pracę nie tylko swojego zespołu, ale również ekip technicznych oraz który potrafi szybko reagować na dynamicznie zmieniającą się sytuację w trakcie produkcji. Dobry Event Manager na każdą realizację zawsze patrzy z wyprzedzeniem, co pozwala mu przewidzieć ewentualne problemy i wpływać na odpowiedni przebieg procesu produkcji. Ważne jest także, aby na bieżąco kontaktował i komunikował się z klientem i aby wypracował sobie w relacji z nim, pozycję merytorycznego partnera, a nie tylko podwykonawcy (mam tu na myśli funkcję doradczą). Event Manager pełni też rolę bufora pomiędzy klientem a ekipą techniczną i ma za zadanie na bieżąco proponować takie rozwiązania, które będą wykonalne i satysfakcjonujące dla obu stron.
PRoto.pl: Najczęstsze wpadki eventowe to…?
W.Z.: … to wpadki, które wynikają z braku wyżej wspomnianego zorganizowania. Najczęściej problemy pojawiają się, gdy coś nie zostało zaplanowane i już w trakcie produkcji „wpada” bocznymi drzwiami. Wówczas wywołuje chaos, zaburza plan imprezy i wprowadza poczucie „zagubienia” wśród gości. Często dzieje się tak, gdy komunikacja między klientem a Event Managerem jest słaba i w trakcie produkcji klient informuje o oczekiwaniach, na które eventowiec nie był przygotowany.
Kolejna kwestia to problem z większą, niż przewidywana, liczba gości. Wynika ona często z braku kontroli nad zaproszeniami lub ze słabo wykonanego follow-upu. A konsekwencje są niejednokrotnie nie do uniknięcia. Należą do nich m.in. zbyt mało miejsc siedzących na sali, czy zbyt ubogi jak na taką liczbę osób catering.
Kolejne wpadki to złe umiejscowienie sceny, powodujące, że duża część gości nie widzi, co się na niej dzieje, niedostosowane do zapotrzebowania wszystkich ekip, przygotowanie prądowe, niosące za sobą ryzyko awarii zasilania czy brak back-upowego projektora, który stanowi zabezpieczenie dla multimediów.
Ostatnim, wartym w mojej ocenia wymienienia problemem jest estetyka całego eventu. Nigdy nie należy zapominać o tym, że nie tylko scena powinna wyglądać ładnie i estetycznie. Wszystkie pozostałe miejsca i elementy imprezy (w tym reżyserka czy chociażby rozłożone kable) muszą wyglądać schludnie i elegancko. Bo dobry event składa się ze szczegółów.
PRoto.pl: Zdarza się, że przy projektach ogólnopolskich trzeba koordynować projekt zdalnie. Jak działać w takim przypadku?
W.Z.: Tego typu sytuacje podzieliłbym na dwa rodzaje: drobniejsze eventy odbywające się jednocześnie w kilkunastu czy kilkudziesięciu miejscach, jak również większe imprezy organizowane w kilku miejscach na raz.
Te pierwsze, do których należą m.in. akcje samplingowe, wiążą się bezpośrednio ze zdalną koordynacją projektu. Tu zazwyczaj należy wynająć wyspecjalizowanego podwykonawcę, który posiada wyszkolone osoby operacyjne oraz supervisorów potrafiących skoordynować eventy na miejscu przy jednoczesnym kontakcie z event managerem odpowiadającym ostatecznie za realizację zleconych przez klienta zadań.
W przypadku większych imprez, ale w mniejszej liczbue miejsc, sytuacja wygląda odrobinę inaczej. Można wówczas wykorzystać siły przerobowe własnej agencji eventowej lub domu produkcyjnego i na każde z wydarzeń wydelegować swoich, wybranych pracowników, którzy będąc w stałym kontakcie z szefem produkcji, realizować będą założone cele. Tu doskonale sprawdzają się tradycyjne metody kontaktu, takie jak telefon czy mail, ale również w przypadku koordynacji elementów wizualnych – wideo rozmowy pokazujące na bieżąco postęp i status prac.
PRoto.pl: Jak wygląda współpraca z agencjami PR-owymi? Czy dużo z nich korzysta z usług domów produkcyjnych? Na jakiej płaszczyźnie najczęściej występują nieporozumienia?
W.Z.: Agencje PR-owe coraz częściej przejmują działania związane z organizacją eventów. Obserwujemy obecnie trend, polegający na tym, że coraz więcej z nich zwraca się do profesjonalnych domów produkcyjnych takich jak nasz, jako do pewnych podwykonawców. To bardzo pozytywne, szczególnie, że ze względu na dużą liczbę klientów obsługiwanych przez agencje PR, a co za tym idzie sporą liczbę realizowanych projektów eventowych, taka współpraca jest bardzo owocna i z czasem pozwala na nawiązanie dobrych relacji na linii agencja-dom produkcyjny.
Jedyne nieporozumienia, które mogą występować na tej płaszczyźnie związane są z briefem i przygotowywanymi propozycjami dla klientów. Ze względu na duże ograniczenia czasowe, agencje PR często same tworzą koncepcje i kosztorysy na działania eventowe. Niekiedy już po zaakceptowanym kosztorysie okazuje się jednak, że gdy przekazują temat do domu produkcyjnego, określone w koncepcji działania są ciężkie do zrealizowania czy nawet niewykonalne. Powodem tego bywa zazwyczaj zbyt niski, założony budżet. Dlatego warto już na etapie koncepcji konsultować się z wybranym do współpracy domem produkcyjnym. To ułatwi pracę agencji i pozwoli uniknąć ewentualnych problemów.
PRoto.pl: Klub Agencji Eventowych wiele razy zwracał uwagę na problem braku ogólnych standardów w branży eventowej. Jakie są Pana obserwacje?
W.Z.: Zgadzam się ze stwierdzeniem, że istnieje problem z ogólnymi standardami w branży. Jednym z najważniejszych zagadnień, o których warto wspomnieć w tym kontekście jest briefowanie. Uważam, że briefy są często niekompletne i nie nakreślają wystarczająco oczekiwań klienta. Kolejna kwestia to timing. Zbyt krótkie, wręcz nierealne terminy na oddanie ofert bardzo ograniczają kreatywność. Jeżeli event ma zaskoczyć gości czymś nowym, niekonwencjonalnym czy specjalnie sprowadzonym do Polski z zagranicy, wycena i sprawdzenie możliwości realizacyjnych trwają znacznie dłużej niż kilka dni narzuconych na oddanie pełnej oferty.
Kolejny temat, który warto poruszyć to pozycja event managera w kontaktach z klientem. Niestety często zdarza się, że klient traktuje dom produkcyjny tylko jako podwykonawcę, a nie fachowca, który może mu zapewnić konkretną pomoc i wartość merytoryczną.
Ze strony Event Managera natomiast standardem powinno być to, że zabezpiecza klienta w każdej kwestii, że zawsze jest o krok do przodu przed nim i pilnuje tych kwestii, o których klient ma prawo nie myśleć.
Zauważalny jest też brak standardów w zakresie estetyki eventów. Okazuje się, że dobry gust i wyczucie smaku to cechy deficytowe i na wagę złota.
PRoto.pl: Z których technik eventowych klienci najchętniej korzystają? Czy w marketingu eventowym często korzysta się z social mediów?
W.Z.: Social media stają się dziś nieodłącznym elementem marketingu eventowego. Pozwalają one wyjść organizatorom poza dzień samego eventu i stworzyć coś, co buduje napięcie, angażuje odbiorców i jest formą komunikacji rozszerzającą działania marketingowe związane z wydarzeniem. Świetnym przykładem może być tu np. flash mob, który sam w sobie jest eventemm ale odpowiednio nagrany, w łatwy sposób może zostać rozprzestrzeniony w mediach elektronicznych. Wówczas event sam w sobie jest tylko drobnym elementem, a komunikacja wokół marki dzięki mediom rozciąga się w czasie i na długo dosięgać będzie zainteresowane grupy odbiorców.
Oprócz standardowych technik, które warunkują odpowiednią realizację wydarzenia, zauważamy wśród klientów chęć stworzenia i wykorzystania czegoś nowego. Do coraz bardziej popularnych elementów należą aplikacje mobilne lub stacjonarne, które pozwalają na obcowanie z produktami czy marką na kompletnie innym poziomie. Zazwyczaj takie aplikacje są rozpoczęciem aktywności, która będzie miała swój finał podczas eventu i pozwalają na poszerzenie grupy dotarcia i kontakt z grupą docelową już przed samą imprezą.
Rozmawiała: Kinga Górka
