Komunikacja wewnętrzna jeszcze nigdy nie wymagała takiej transparentności, otwartości i elastyczności jak dzisiaj, w dobie ogólnoświatowego kryzysu przywództwa. Oficjalne komunikaty wysyłane od zarządów, jeżeli nie są wiarygodne lub spójne z informacjami docierającymi do pracowników z innych źródeł, nie wywierają na nich żadnego wpływu. Co więcej, to właśnie tutaj rozpoczyna się proces obniżania wiarygodności kadry menadżerskiej prowadzący do spadku poziomu zaangażowania pracowników.
Działy odpowiedzialne za komunikację wewnętrzną mają różne umiejscowienie w strukturach firm, od komórek PR, HR, marketingu po stanowiska asystenckie kadry zarządzającej. Ta sytuacja w dużej mierze pokazuje, jak bardzo trudno jest wydzielić obszar komunikacji jako odpowiedzialność jednego działu w firmie. Od kilku lat obserwujemy rosnącą rolę komunikacji liderskiej, jako tej, która wywiera największy wpływ na pracowników. Jak w takim razie budować komunikację z pracownikami, aby wspierać ich zaangażowanie oraz zapewnić przepływ wiedzy i informacji w firmie?
KOMUNIKACJA LIDERSKA
Przeprowadzane corocznie badanie Edelman Trust Barometer po raz kolejny pokazuje, że społeczeństwo coraz niższym zaufaniem obdarza kadrę wysokiego szczebla, polityków, osoby pełniące wysokie funkcje w ramach danej struktury. To co dzisiaj stanowi o wiarygodności to polecenia osób „takich, jak my”. Dla firm takie wyniki oznaczają, że komunikacja wewnętrzna przechodzi z rąk działów komunikacji, HR czy zarządów do rąk kadry menadżerskiej.
Niejedna firma mierzy się z wyzwaniem jakim jest kaskadowanie informacji przez liderów zespołów w taki sposób, który pozwoli na zaangażowanie i utrzymanie w zespole jego najlepszych członków. Kompetencje komunikacyjne, choć wydają się oczywiste na stanowiskach menadżerskich, nie zawsze są rozwinięte wystarczająco dobrze. Jednocześnie nieumiejętność komunikowania się jest najszybciej rozpoznawalnym deficytem przez zespół, który mocno wpływa na obniżenie jego potencjału.
Działy odpowiadające za komunikację wewnętrzną mają tutaj ogromną rolę do wypełnienia, gdzie kluczowe działania to:
angażowanie kadry menadżerskiej w budowanie strategii komunikacji,
określenie wymagań w zakresie działań komunikacyjnych liderów i wsparcie w egzekucji,
doradztwo i wsparcie w zakresie rozwoju kompetencji komunikacyjnych liderów,
mierzenie efektywności działań komunikacyjnych liderów.
„Firmy, które inwestują w rozwój kompetencji komunikacyjnych swoich liderów zyskują nie tylko na poziomie komunikacji wewnętrznej, ale także budują silną pozycję na rynku zewnętrznym, głównie w obszarze employer brandingu” – mówi Adriana Borucka, partner zarządzający w agencji komunikacji wewnętrznej PinPoint. „Budżet zainwestowany w najbardziej wyszukane kampanie komunikacyjne czy imprezy dla pracowników nigdy nie przyniesie takich efektów jak inwestycja w rozwój umiejętności komunikacyjnych liderów, którzy są pierwszą linią budowania więzi pomiędzy firmą a pracownikami” – dodaje.
KANAŁY KOMUNIKACJI
Kolejnym wyzwaniem dla osób odpowiedzialnych za komunikację z pracownikami jest dobór kanałów. Na przestrzeni ostatnich lat, wraz z rozwojem nowych technologii i rosnącymi umiejętnościami i oczekiwaniami pracowników, firmy wprowadzały coraz to nowsze narzędzia. W efekcie w wielu firmach mnogość kanałów i czas niezbędny do ich obsługi jest zupełnie nieefektywny z punktu widzenia dotarcia z informacjami.
Co więcej, nowe technologie i szeroko wprowadzana digitalizacja, często w perspektywie 2-3 lat nie przynoszą spodziewanych efektów. Nie wspominając już o niezbędnej współpracy i wysokim poziomie zrozumienia na linii biznes-IT, bez którego nawet najlepsze narzędzie nie będzie efektywne. Złoty środek leży tutaj w doborze kanałów, które odpowiadają na potrzeby konkretnej grupy pracowników, ale także są w zgodzie z kulturą panującą w organizacji.
Aby proces wdrażania nowych narzędzi w firmie przyniósł oczekiwane rezultaty warto wykonać te 4 kroki:
1. Audyt komunikacji
2. Przegląd dostępnych na rynku narzędzi
3. Angażowanie pracowników na każdym etapie wdrożenia
4. Angażowanie kadry menadżerskiej na etapie wdrożenia i komunikacji
5. Kampania komunikacyjno-szkoleniowa
KOMUNIKACJA WIZUALNA
Sposób w jaki dzisiejsze społeczeństwo czyta komunikaty zmienia się, w dużej mierze za sprawą nowych mediów, komunikacji wizualnej oraz mnogości informacji, które codziennie docierają do każdego z nas. Wielość bodźców sprawia, że nauczyliśmy się szybciej oceniać przydatność informacji, głównie na podstawie 2-3 zdań oraz grafik towarzyszących.
Projektując komunikację dla pracowników musimy pamiętać, że treści, które chcemy im przekazać, konkurują z prasą, portalami internetowymi, radiem, etc. Dzisiaj każdy z pracowników w wolnej chwili może chwycić i przejrzeć magazyn wewnętrzny, a może równie dobrze poprzesuwać screeny Facebooka na komputerze firmowym czy na swoim smartfonie.
Dlatego warto budować różnorodne komunikaty, załączać zdjęcia, grafiki, infografiki czy inwestować w video. Tylko zróżnicowanymi komunikatami jesteśmy w stanie zainteresować i dotrzeć do największej grupy odbiorców.
ODPOWIEDZIALNOŚĆ SPOŁECZNA
Rosnąca świadomość i potrzeba budowania lepszego otoczenia stała się już standardem dla firm. Dzisiaj za decyzją o wyborze konkretnego pracodawcy stoi nie tylko stanowisko, pensja, możliwości rozwoju, ale kandydaci coraz częściej zwracają uwagę na społeczną odpowiedzialność firm.
Jednocześnie niewiele firm potrafi zaangażować pracowników we wspólne działania. Wolontariat, choć od wielu lat już funkcjonuje w firmach, nadal nie jest czymś oczywistym i łatwym do wdrożenia. Równouprawnienie, przeciwdziałanie wykluczeniu społecznemu czy działania na rzecz ochrony środowiska choć znajdują swoje odzwierciedlenie w zasadach czy politykach firmowych, w rzeczywistości często nie mają odzwierciedlenia.
Firmy muszą rozwijać swoją wiedzę, rozmawiać z pracownikami i inwestować w budowanie otwartego środowiska. Multipokoleniowość, multikulturowość, choroby cywilizacyjne czy niepełnosprawności to rzeczywistość, na którą firmy muszą być przygotowane.
*Trendy w obszarze Diversity & Inclusion będą jednym z tematów zaplanowanej na październik konferencji iComms, dedykowanej osobom odpowiedzialnym za komunikację wewnętrzną, liderską oraz projektową. Natalia Hatalska, badaczka trendów i założycielka instytutu badań nad przyszłością Infuture Hatalska Foresight Institute, zaprezentuje wnioski ze swoich badań jak również najciekawsze case study z całego świata firm w obszarze różnorodności i działań na rzecz angażowania pracowników w działania odpowiedzialnościowe.
Podczas spotkania, które odbędzie się w dniach 4-5 października w Warszawie, uczestnicy będą także mieli okazję zapoznać się z trendami w obszarze komunikacji wizualnej, dowiedzą się, w jaki sposób budować spójną i efektywną komunikację liderską, będą mieli okazję dokonać przeglądu kilku narzędzi wspierających komunikację wewnętrzną oraz, pod okiem certyfikowanych facylitatorów, nauczą się kilku technik pozwalających na prowadzenie efektywnych spotkań. Pełna agenda na stronie www.icomms.pl.
Autorka tekstu: Adriana Borucka, partner zarządzający w agencji komunikacji wewnętrznej PinPoint
PRoto jest patronem medialnym wydarzenia.
