Urząd Ochrony Danych Osobowych wie coraz więcej na temat interpretacji przepisów RODO i dostosowania ich do realiów rynku pracy. UODO podzielił się najważniejszymi wnioskami w poradniku, który udostępnia na swojej stronie.
UODO sugeruje i odradza
Dokument przypomina m.in., że pracodawca może przetwarzać tylko te dane, które są niezbędne i których gromadzenie ma wyraźne uzasadnienie, jak np. proces rekrutacyjny. UODO powtarza też przepisy o obowiązku informowania kandydatów o zakresie przetwarzania informacji oraz zakazie wykorzystywania CV do przyszłych naborów, jeśli ktoś nie wyraził na to zgody.
UODO odradza jednocześnie przechowywanie życiorysów „na wszelki wypadek” i wskazuje, że przepisy RODO zakazują prowadzenia rekrutacji bez podawania informacji o tym, kto szuka pracowników (choć poradnik dopuszcza możliwość zatrudnienia agencji zewnętrznej, która w imieniu anonimowego pracodawcy będzie szukać pracowników – to ona wówczas będzie związanym przepisami administratorem danych osobowych).
Pracodawco, uważaj przy sprawdzaniu kandydatów
RODO nakłada jednak na pracodawców więcej zakazów: według poradnika niedopuszczalne jest pozyskiwanie informacji o potencjalnym pracowniku od firmy, w której pracował poprzednio, jeśli nie posiada się jego wyraźnej zgody na takie działanie. „Należy też pamiętać, że złożenie przez kandydata do pracy tzw. referencji nie uprawnia pracodawcy do kontaktu z podmiotem je wystawiającym w celu pozyskania dodatkowych informacji o kandydacie” – dodają autorzy poradnika. Podobnie, UODO odradza prób potwierdzania prawdziwości dyplomu ukończenia studiów wyższych, ponieważ takie działanie nie ma podstaw prawnych. „Jeżeli pracodawca ma podejrzenia, że przedkładany dokument został sfałszowany, powinien złożyć zawiadomienie o możliwości popełnienia przestępstwa” – przypomina UODO.
Urząd w poradniku zwraca też uwagę, że pracodawca nie ma prawa do zbierania i gromadzenia informacji o swoich kandydatach na podstawie ich profili w mediach społecznościowych. Jak komentuje UODO: „Rozwój społeczeństwa informacyjnego pozwala na »budowanie« przez potencjalnych kandydatów do pracy swojego wizerunku w sieci (…), ale nie oznacza to, że informacje te mogą zostać wykorzystane w procesie rekrutacyjnym. Należy również pamiętać, że takie działanie potencjalnie może mieć negatywny wpływ na ocenę kandydata do pracy i prowadzić do profilowania go na podstawie dostępnych w Internecie danych”. Inną kwestią jest jednak potwierdzanie informacji o kandydacie na podstawie np. LinkedIna – korzystając z niego, użytkownik zgadza się na spisane przez portal regulaminy.
Odpowiedzi – przetworzyć
Czy dane kontaktowe do zatrudnionych osób można umieszczać na ogólnodostępnej stronie? Jakie informacje o pracownikach mogą znaleźć się na listach obecności? W jakim zakresie RODO pozwala na udostępnianie informacji wewnętrznie? Odpowiedzi na te i inne pytania można znaleźć w poradniku na stronie UODO. (mp)
Szukasz pracownika? Zamieść ogłoszenie na PRoto.pl! Szukasz pracy? Sprawdź najnowsze oferty w zakładce Praca
