Organizacja imprez jest kolejnym narzędziem kształtowania wizerunku firmy. Jednym z zasadniczych założeń eventu jest przyciągnięcie uwagi grup docelowych. Imprezy mogą być zakrojone na różną skalę, w zależności od potrzeb i możliwości firmy. Dobrze zorganizowany event w oryginalny i niekonwencjonalny sposób prezentuje firmę i jej produkty, umożliwia bezpośrednią prezentację, a przede wszystkim służy integracji i zacieśnieniu więzi z otoczeniem wewnętrznym i zewnętrznym. Z uwagi na cel przewodni, czyli wywołanie rozgłosu wokół firmy, powinno być to wydarzenie nietypowe. Chociażby dlatego, że niektórzy nasi goście – dziennikarze, czy osoby publiczne, otrzymują na co dzień wiele takich zaproszeń i musimy ich przekonać, że z nami nie zmarnują czasu. A ciekawie zrealizowane przedsięwzięcie na długo pozostaje w pamięci uczestników.
Kilka pojęć związanych z eventem:
• business events, wydarzenia biznesowe – służą poprawie komunikacji w ramach struktur wewnętrznych – z pracownikami, dostawcami, dealerami i innymi partnerami handlowymi. W zakres wydarzeń biznesowych wchodzą różnorodne konferencje, targi, uroczystości zorganizowane z okazji świąt, kongresy etc.
• incentive events – wydarzenia motywacyjne. To imprezy służące podniesieniu motywacji pracowników wewnętrznych i innych osób współpracujących z firmą. W ramach incentive events organizuje się różnorodne wycieczki, zagraniczne szkolenia, zwiedzanie przedsiębiorstw z branży, są to również nagrody i wyróżnienia.
• institutional events – wydarzenia społeczne organizowane przez władze publiczne i skierowane do obywateli, organizacji, wyborców. Są to różnorodne obchody, jubileusze, sympozja naukowe.
• special events – wydarzenia specjalne (imprezy okolicznościowe). To „niecodzienne” imprezy rozrywkowe, służące głównie komunikacji z klientami. W ramach special events organizowane są m.in. happeningi, imprezy promocyjne, sportowe, koncerty.
Przygotowanie eventu wymaga realizacji szeregu zadań i dopracowania wielu szczegółów organizacyjnych. Organizując event, nie możemy zapomnieć o wykonaniu następujących czynności:
1. Opracowanie koncepcji przedsięwzięcia
Bardzo ważnym elementem jest określenie celu i rozpoznanie potrzeb (co chcemy osiągnąć?, do kogo chcemy trafić?), a następnie ocena możliwości realizacji tych celów. Należy przygotować scenariusz, uwzględniający takie kwestie jak:
- zorganizowanie miejsca. Powinniśmy przeprowadzić wizję lokalną miejsca, w którym ma się odbyć impreza, aby sprawdzić, czy to co zaplanowaliśmy, jest możliwe do zrealizowania. Miejsce musi być dobrze usytuowane, tak, aby zapewnić dogodny dostęp gościom. Przestrzeń ma być dostosowana do liczby uczestników tak, aby czuli się swobodnie,
- część merytoryczna, program artystyczny,
- oprawa plastyczna, muzyczna i świetlna,
- nagłośnienie,
- odpowiedni personel,
- zaplecze techniczne i logistyczne (zaproszenia, ewentualny transport, noclegi, wyżywienie, zorganizowanie potrzebnego sprzętu, uprzątnięcie terenu po zakończeniu imprezy), – materiały reklamowe (jeśli przewidujemy logo, transparenty, tablice informacyjne i inne tego typu materiały, należy zadbać, aby były one dobrze wyeksponowane),
- zapewnienie bezpieczeństwa (straż miejska, policja, straż pożarna, służby drogowe, służby medyczne).
2. Ustalenie budżetu
Ocena możliwości finansowych firmy i sporządzenie kosztorysu.
3. Szczegółowy raport z realizacji eventu i całościowe zestawienie rezultatów (również na podstawie monitoringu mediów)
Dla zyskania rozgłosu, imprezy takie organizuje się często pod patronatem lokalnych bądź ogólnopolskich mediów. Planując przygotowanie imprezy warto zadbać również o pozyskanie VIPów i sponsorów. Tych pierwszych – dla uatrakcyjnienia imprezy i wzbudzenia większego zainteresowania mediów. Sponsorzy natomiast mogą w znacznym stopniu odciążyć nasz budżet. Trzeba jednak pamiętać, aby dobierać sponsorów nie przypadkowo, ale powinny być to firmy/organizacje/instytucje w jakiś sposób nawiązujące do charakteru imprezy. I jeszcze jedna, bardzo istotna kwestia. Należy przygotować się na różne, często nieprzewidziane sytuacje. Trzeba wiedzieć co zrobić, jeśli zacznie padać deszcz, któryś z gości nie przyjedzie lub nastąpi awaria techniczna.
Krótko o niektórych rodzajach eventów
1. Drzwi otwarte.
Celem tego typu wydarzeń jest pokazanie firmy „od wewnątrz” i zainteresowanie gości jej działalnością. Dla uatrakcyjnienie można łączyć takie spotkania np. z wystawą, poczęstunkiem, konkursami itp.
2. Imprezy plenerowe.
Są to eventy organizowane głównie dla mieszkańców miasta, powiatu etc. Towarzyszą im często koncerty, pikniki, loterie, konkursy. Atrakcją może być osoba prowadząca, albo też znany zespół.
3. Imprezy pracownicze
Głównym celem organizacji imprez pracowniczych jest usprawnienie komunikacji wewnętrznej. Pełnią one funkcję integracyjną oraz motywacyjną. Organizowane są zazwyczaj z okazji jubileuszu firmy, świąt bądź innego ważnego wydarzenia. Charakter imprezy musi współgrać z kulturą organizacyjną firmy. Również lokal, w którym ma się odbyć spotkanie powinien odpowiadać wnętrzem wizerunkowi firmy. Najczęściej imprezy takie składają się z części szkoleniowej i rozrywkowej.
4. Konferencje i seminaria
Tego typu eventy spełniają zwykle funkcje naukowo-poznawcze, ale również promocyjne (poprzez sam fakt uczestniczenia w takiej konferencji, lub zorganizowanie stoiska informacyjnego). Przygotowanie konferencji naukowej opiera się na kilku uniwersalnych zasadach. Należy opracować merytoryczną część, czyli wybrać temat, dobrać prelegentów, i przygotować materiały. Kolejnym ważnym punktem są kwestie techniczno-logistyczne (sala, zaproszenia, pakiety konferencyjne, sprzęt, catering, recepcja, ewentualny nocleg i transport) oraz promocja imprezy (prasa, potencjalni odbiorcy, mailing, reklama, ogłoszenia w prasie). Niezwykle przydatny jest dokładny harmonogram uwzględniający zarówno etap przygotowawczy, jak i realizacyjny. W ramach konferencji często organizuje się konferencję prasową. Stałą częścią większych, zwykle kilkudniowych konferencji, są imprezy towarzyszące np. koncerty, grill party, pokazy mody, sztucznych ogni, walk wschodnich etc. Elementem uatrakcyjniającym konferencje wyjazdowe są gry plenerowe, często połączone z podsumowaniem, wręczeniem nagród i wyróżnień itp. Dobrze jest uruchomić specjalną witrynę internetową na temat konferencji, która będzie zawierała wszelkie informacje, będzie umożliwiała zwrócenie się z zapytaniem oraz wysłanie formularza zgłoszeniowego. Po zakończeniu konferencji, można umieścić tam relację i fotoreportaż z uroczystości. Dla zbadania oddźwięku i opinii na temat konferencji można rozdać uczestnikom ankiety, które pozwolą wyciągnąć wnioski na przyszłość.
5. Targi, wystawy
Uczestnictwo w targach wpływa na prestiż przedsiębiorstwa. Oprócz celów promocyjnych, mają też za zadanie podtrzymywać kontakty z kontrahentami, klientami i innymi partnerami handlowymi. Po ustaleniu kwestii merytorycznych (dobór imprezy, zaplanowanie terminu) trzeba zaprojektować stoisko. Ma ono oddawać charakter firmy, gdyż będzie jej wizytówką. Bardzo ważne jest aby osoby reprezentujące firmę i obsługujące stoisko były kompetentne i komunikatywne.
Inne formy eventów:
- bale karnawałowe,
- pokazy nowych produktów,
- tzw. road shows – imprezy objazdowe od miasta do miasta połączone z konkursami, koncertami etc.
- happeningi, – pikniki rodzinne/firmowe
- otwarcie nowych obiektów – (np. z udziałem specjalnych gości).
- tzw. konkurencje team buildingowe służące budowaniu silnych relacji, poczucia jedności z firmą i zespołem (paintball, gokarty, często elementy sportów ekstremalnych – loty balonem, bungy, paralotnie, quady, survival).
Czasem może się okazać, że organizacja eventu wykracza poza kompetencje jednego działu, wówczas można zatrudnić specjalną firmę, zajmującą się profesjonalnie organizacją imprez (wyszukaj w katalogu: firmy organizujące imprezy).
Na podstawie: Barbara Rozwadowska (2002):Public relations.Teoria, praktyka, perspektywy, Studio Emka, Warszawa 2002.
JAK ZORGANIZOWAĆ KONFERENCJĘ PRASOWĄ
Konferencja prasowa jest jednym z instrumentów public relations i stanowi istotną część programu PR. Jej celem jest przekazanie mediom ważnych i aktualnych informacji. W zależności od skali przedsięwzięcia, czas przeznaczony na przygotowanie konferencji szacuje się od kilku tygodni do kilku miesięcy.
Oto kolejne kroki, które należy podjąć w celu zorganizowania konferencji prasowej (porządek chronologiczny).
1. Określenie powodów organizacji konferencji i wytyczenie celów
Konferencja nie powinna być zwołana w błahym celu. Powód musi być na tyle ważny, aby mógł zainteresować media. Należy pamiętać o tym, że konferencja musi dostarczać prawdziwe, obiektywne newsy.
2. Zaplanowanie budżetu
Należy bardzo dokładnie przemyśleć wszystkie koszty związane z organizacją konferencji. Wielkość budżetu ma związek z rozmiarem konferencji, z liczbą uczestników, zależy również od tego, czy chcemy zapewnić catering, czy potrzebujemy tłumacza, jaką preferujemy klasę hotelu (ośrodka konferencyjnego) itp. Koszty powstają przy:
– przygotowaniu materiałów konferencyjnych,
– wynajmie sali (jeśli konferencja jest organizowana poza firmą),
– cateringu,
– wypożyczeniu dodatkowego sprzętu, niezbędnego podczas prezentacji (rzutnik, ekran, tablice),
– wynajęciu tłumacza
– jeśli przewidywane są wystąpienia obcojęzyczne.
3. Ustalenie liczby uczestników
Podczas planowania liczby gości, trzeba uważać, aby nikogo nie pominąć. Faworyzowanie niektórych mediów (zwłaszcza w obszarze mediów konkurujących ze sobą) może zaważyć na przyszłych kontaktach z ich przedstawicielami. Lista uczestników powinna być dostosowana do tematu konferencji. Należy zaprosić wyłącznie gości potencjalnie zainteresowanych tematem. Przy przygotowywaniu listy uczestników należy raczej zapraszać po jednym reprezentancie danej redakcji. Oczywiście, nie tylko dziennikarze mogą być gośćmi konferencji. W zależności od tematyki spotkania, mogą to być eksperci w danej kwestii, przedstawiciele władz lub ważne osobistości z życia społecznego.
4. Ustalenie terminu
Ustalenie terminu jest istotną kwestią, gdyż od niego w dużej mierze zależy frekwencja. Należy rozważyć czy:
– zaplanowany termin nie koliduje z innymi atrakcyjnymi wydarzeniami, spotkaniami, konferencjami, które mogłyby odwrócić uwagę od naszej konferencji,
– pora dnia jest odpowiednia. Istnieją różne szkoły. Niektórzy twierdzą, że najkorzystniejsze terminy na organizację konferencji to od wtorku do czwartku w godzinach 10-12 i 15-17 oraz piątki od godziny 10 do 13. Zdecydowanie niepopularny jest poniedziałek, zwłaszcza rano oraz piątek po południu. Jeśli konferencja jest organizowana w godzinach popołudniowych, wskazane jest zapewnić również posiłek.
5. Określenie czasu trwania
Przeciętna konferencja prasowa trwa godzinę, w szczególnych i uzasadnionych przypadkach (na przykład prezentacja obszernego raportu) może się przedłużyć nawet do dwóch godzin. Istotne jest, aby poinformować zaproszonych gości o planowanym czasie trwania.
6. Wybór miejsca
Istnieją dwie możliwości. Konferencję można zorganizować w siedzibie firmy (oczywiście, jeśli są ku temu odpowiednie warunki). Jednak wówczas trzeba liczyć się z tym, że zaproszeni goście będą zwracać uwagę na szereg czynników mających związek z firmą (wygląd budynków i pomieszczeń, otoczenie firmy, pracowników pracujących w firmie itp.) Konferencję można też zorganizować w hotelu lub niezależnym ośrodku konferencyjnym. Należy jednak pamiętać, że miejsce spotkania nie może być zbyt odległe, dojazd musi być dogodny dla dziennikarzy. Przy wyborze miejsca konferencji powinniśmy uwzględnić następujące czynniki:
– łatwy dojazd,
– odpowiednia infrastruktura (dostęp do komputera, faksów, internetu, telefonów),
– wygoda
– zapewnienie miejsc siedzących,
– miejsca parkingowe,
– dobra akustyka sali.
7. Rezerwacja sali
Sala powinna być rezerwowana z odpowiednim wyprzedzeniem (nawet 2 miesiące wcześniej), aby w ostatniej chwili nie okazało się, że wszystkie odpowiadające nam sale są już zajęte. W razie potrzeby należy zapewnić sprzęt typu rzutnik, flip chart, mikrofon, ekran.
8. Przygotowanie listy uczestników
Lista uczestników konferencji (dziennikarzy i tytułów prasowych), pomoże firmie zorientować się, kogo i czego można się spodziewać podczas spotkania. Do teczek konferencyjnych można dołączyć również listę uczestników ze strony klienta, dzięki czemu dziennikarze będą wiedzieli z kim rozmawiają.
9. Przygotowanie i dystrybucja zaproszeń
Zaproszenia są wizytówką firmy, dlatego należy zadbać, aby były odpowiednio przygotowane. Zaproszenia można wysłać pocztą tradycyjną, e-mailem, faxem bądź dostarczyć osobiście. Powinny znaleźć się na nich następujące informacje:
– imię i nazwisko osoby zapraszanej,
– nazwa firmy organizatora konferencji,
– termin konferencji (dokładna data i godzina),
– miejsce
– dokładny adres,
– cel konferencji, powód jej zwołania,
– dane osoby odpowiedzialnej za kontakty z uczestnikami konferencji.
Do zaproszenia można dołączyć plan/mapkę dojazdu, a także informacje dotyczące przebiegu konferencji. Należy pamiętać również o umieszczeniu komunikatu R.S.V.P., czyli prośby o potwierdzenie uczestnictwa. Zaproszenia powinny dotrzeć do dziennikarzy odpowiednio wcześniej (14-10 dni przed konferencją). Jednak ważne osobistości powinny zostać powiadomione o konferencji z większym wyprzedzeniem. Po rozesłaniu zaproszeń warto zadzwonić do dziennikarzy i potwierdzić ich przybycie (1-2 dni przed konferencją), jeśli sami nie zrobili tego wcześniej.
10. Zaplanowanie części merytorycznej
Wyznaczając osoby odpowiedzialne za prezentacje i prowadzenie konferencji, należy pamiętać, aby były one kompetentne, doskonale zorientowane w tematyce i co niezwykle ważne – zorientowane w przebiegu konferencji. W planie trzeba uwzględnić podział ról, kolejność wystąpień oraz ustalić, kto, kiedy mówi i na jakie pytania odpowiada. Każda wypowiedź powinna być zaplanowana. Jeśli w konferencji uczestniczą obcokrajowcy (osoba referująca, ważni goście), należy zatrudnić tłumacza. Warto ustalić nawet takie szczegóły, kto gdzie będzie siedział, kto wita gości i wskazuje im miejsca. Należy się również przygotować na wszelkie pytania dziennikarzy, w czym pomoże sporządzenie listy spodziewanych pytań. Przemówienia nie powinny być zbyt długie. Najlepiej unikać prezentacji dłuższych niż 5-7 minut. W zasadzie wszystkie wystąpienia łącznie nie powinny przekroczyć 30 minut. Dobrze jest zadbać o przerywniki w postaci plansz, filmów wideo czy też slajdów. Jednak w przypadku konferencji specjalistycznych, prezentacje mogą trwać znacznie dłużej. Przydatny okazuje się harmonogram konferencji, który otrzymują wszyscy prelegenci i organizator.
11. Opracowanie materiałów prasowych
Teczka prasowa powinna zawierać materiały, w których będą zawarte informacje dotyczące tematu konferencji. Dołącza się również informację prasową, często backgrounder. Materiały rozdane przed konferencją, mają pomóc dziennikarzowi zorientować się w przebiegu, natomiast te, które rozdamy po konferencji będą podsumowywać, syntetyzować przedstawione podczas spotkania fakty.
12. „Próba” konferencji
Dla sprawdzenia ile czasu w rzeczywistości zajmą poszczególne punkty programu, warto przeprowadzić konferencję „na sucho”. W ten sposób ocenimy, czy poszczególne elementy (plansze, ekran etc.) są dobrze widoczne.
13. Zadania techniczno-organizacyjne
– zapakowanie materiałów konferencyjnych – teczki konferencyjne, informacja prasowa, backgroundery, – przygotowanie tabliczek z imieniem i nazwiskiem osób zasiadających przy stole prezydialnym (tzw. koziołki),
– zadbanie o ewentualny transport uczestników,
– ustalenie, kto wita i przyjmuje uczestników (recepcja, dystrybucja materiałów),
– zapewnienie dostępu do telefonów, faksu, Internetu, kserokopiarek etc.,
– sprawdzenie nagłośnienia pomieszczeń, sprawności mikrofonów,
– ewentualne zatrudnienie hostess do obsługi konferencji,
– poczęstunek (jeśli zapewniamy) musi być dostosowany do pory dnia. Należy pamiętać o uwzględnieniu w menu dań wegetariańskich oraz o zapewnieniu szybkiej i sprawnej obsługi w sytuacji, gdy nie ma szwedzkiego stołu,
– odpowiednie oznaczenie w hotelu (rozmieszczenie w widocznych miejscach strzałek, napisów informacyjnych),
– sprawdzenie sali: oświetlenia, aranżacji, ustawienia sprzętu audio i wideo, sprawdzenie czy doprowadzone jest zasilanie,
– zadbanie o odpowiedni wystrój sali (dobrana kolorystyka, umieszczenie logo firmy w widocznym miejscu).
14. Przebieg konferencji
– przywitanie gości,
– przedstawienie uczestników (niezależnie od listy zawartej w zestawach prasowych) oraz porządku konferencji,
– staranne przestrzeganie porządku konferencji (ścisła kontrola czasu),
– zaproszenie dziennikarzy do zadawania pytań,
– dystrybucja zestawów prasowych. Można to zrobić na dwa sposoby:
• przed konferencją, aby dziennikarz mógł zorientować się w temacie
• po konferencji, przy wyjściu, aby uniknąć rozproszenia uwagi dziennikarzy,
– podziękowanie za uwagę,
– zaproszenie na poczęstunek (jeśli jest przewidziany).
15. Zadania do wykonania po konferencji
– wysłanie materiałów z konferencji dziennikarzom nieobecnym,
– podziękowanie osobom uczestniczącym
– telefon, kontakt e-mailowy,
– monitoring mediów.
Ciekawe linki: http://www.szkolareklamy.pl/sections-viewarticle-121.html
Opracowano na podstawie odpowiednich ustępów z książek poświęconych PR-owi, autorstwa prof. Krystyny Wojcik.
RENTOWNOŚC KONFERENCJI
Jeżeli nie chcemy dopłacić do konferencji powinniśmy ustalić w jakim momencie przychody pokryją koszty. Mówiąc inaczej, kiedy “wyjdziemy na zero”. Moment ten jest określany jako próg rentowności /break – even point/. Pomyłka w ustaleniu progu rentowności /PRK/ może oznaczać stos rachunków i wiele przykrości.
Podstawowe elementy procesu kalkulacji to koszty stałe i zmienne. Koszty stałe /KS/ powstaną niezależnie od liczby uczestników. Koszty zmienne /KZ/ są ściśle związane z liczbą uczestników.
Koszty stałe:
1. Wynajem sal konferencyjnych
2. Wykładowcy /ich zakwaterowanie, podróż, wyżywienie etc./
3. Personel organizujący konferencję
4. Wynajem sprzętu A-V
5. Marketing i PR
6. Oprawa plastyczna
7. Wynajem sprzętu biurowego
Koszty zmienne:
1. Wyżywienie i napoje
2. Zakwaterowanie /opcjonalnie/
3. Pakiety konferencyjne /teczki, ulotki, programy, wydawnictwa/
4. Wynajem paneli na abstrakty
5. Transfery
Nie jest to pełna lista kosztów. Z drugiej strony w miarę rozwoju zainteresowania uczestnictwem w konferencji, część kosztów stałych może się istotnie zmienić.
Posłużmy się przykładem procesu budżetowania cyklicznej konferencji organizowanej przez B.P. Horizon Travel.
Suma kosztów stałych /KS/ wyniosła 280 000 PLN.
Suma kosztów zmiennych /KZ/ na os. wyniosła 1000 PLN.
Przyjęto, że uczestnicy zaakceptują opłatę rejestracyjną /OR/ w wysokości 2000 PLN na os.
Skorzystajmy teraz ze wzoru:
KS : ( OR-KZ ) = liczba uczestników Czyli: 280 000 : ( 2000 – 1000) = 280 uczestników.
Oznacza to, że potrzebujemy 280 płacących uczestników, żeby pokryć koszty konferencji.
Nie wierzycie? To odwróćmy obliczanie:
Koszty stałe + suma kosztów zmiennych = ogólny koszt konferencji. 280 000 + /280 x 1000 zł/ = 560 000 PLN
Jeśli zatem 280 uczestników zapłaci po 2 000 PLN otrzymamy 560 000 PLN. Jednak nie zawsze wszystko jest tak oczywiste. Prześledźmy sytuację znacznie bardziej złożoną, aby nasze obliczenia nabrały wiarygodności.
Załóżmy, że analiza potencjalnego zainteresowania uczestnictwem wykazała, że można sensownie liczyć jedynie na 100 osób. Policzmy zatem jeszcze raz:
100 x KZ/1000 PLN = 100 000 PLN
Ogólny koszt konferencji:
100 000 + 280 000 = 380 000 PLN
380 000 : 100 os. = 3 800 PLN /Opłata rejestracyjna
Jednocześnie okazało się, że zarząd instytucji zlecającej konferencję oczekuje zysku w wysokości 60 000 PLN ( 380 000 + 60 000 ) : 100 os.= 4 400 PLN /OR
Czy potencjalni uczestnicy zaakceptują taką wysokość opłaty rejestracyjnej? Co możemy zrobić nie rezygnując z pomysłu realizacji konferencji?
1. Zwiększyć liczbę uczestników
2. Znaleźć sponsorów
3. Zmniejszyć koszty /zarówno stałe jak i zmienne/
PODSUMOWANIE. Wybór kierunku działań zależy od indywidualnej sytuacji. Niekiedy bywa tak, że atrakcyjność konferencji jest tak wysoka dla uczestników, że zapłacą każdą cenę.
Autor artykułu Jacek Giżejewski jest szefem zespołu redakcyjnego portalu Confero.pl, poświęconego tematyce organizacji konferencji, szkoleń i imprez firmowych. Integralną częścią portalu jest aktualizowana na bieżąco baza danych, która zawiera szczegółowe informacje o obiektach posiadających sale konferencyjne (hotele, centra konferencyjne, teatry, muzea), a także o usługach.
Obecnie baza danych Confero.pl liczy ponad 1100 wyselekcjonowanych obiektów w Polsce, a niebawem zostanie rozszerzona o oferty zagraniczne.
Portal powinien stać się podręcznym narzędziem pracy każdego organizatora imprez.
JAK ZORGANIZOWAĆ SZKOLENIE
Każdy pracodawca chce zatrudniać kompetentne osoby, a każdemu przedsiębiorstwu zależy na poprawnych i pełnych zrozumienia relacjach ze współpracującymi firmami. W tym celu organizowane są szkolenia, które podnoszą poziom wiedzy i rozszerzają umiejętności współpracowników. Dzięki szkoleniom można nie tylko informować np. o nowościach technologicznych, ale również zaprezentować je, zapoznać biorące w szkoleniu osoby z obsługą nowego sprzętu, dać możliwość zadania pytań i samodzielnego działania. Szkolenie jest również okazją do przedstawienia sposobu działania firmy, przekazania wiedzy czy rozwijania nabytych już umiejętności. Szkolenie możemy przeprowadzić samodzielnie lub zlecić to firmie, która zajmuje się organizacją szkoleń z konkretnej dziedziny. Ważne jednak, by była to firma rzetelna i sprawdzona, co zagwarantuje skuteczność szkolenia.
Często jednak szkolenia organizowane są w macierzystej firmie – w zależności od potrzeb są one przeprowadzane dla pracowników albo dla klientów lub danej grupy docelowej.
Szkolenie wewnątrz firmy
Dobrą okazją do przeprowadzenia szkoleń dla pracowników jest etap wdrażania nowych technologii, zmiana w strukturze własnościowej firmy czy uzyskanie ciekawej wiedzy, którą można się podzielić ze współpracownikami. Rodzajem szkoleń są cykliczne spotkania zarządu firmy z kadrą kierowniczą lub głównego menedżera ze swoimi podwładnymi – na takich spotkania przekazywane instrukcje mają właśnie cel dydaktyczny.
Szkolenie dla klientów lub grupy docelowej
Współpracujące firmy można zaprosić na szkolenie, które pozwoli im zapoznać się z metodami działania naszego przedsiębiorstwa lub konkretnymi rozwiązaniami np. technicznymi.
Przygotowanie szkolenia
1. Koncepcja szkolenia – potrzeba, przyczyna, cele
Jeśli zaistniała potrzeba zorganizowania szkolenia dla pracowników bądź dla określonej grupy osób spoza firmy, należy rozpocząć od opracowania koncepcji jego przeprowadzenia. Należy określić cel szkolenia i metody jego realizacji. Pierwszymi ustaleniami powinny być:
– zakres szkolenia
– uczestnicy, ich liczba i kryterium wyboru
– możliwość przeprowadzenia szkolenia
– miejsce, termin
– budżet na szkolenie (przeznaczony np. na wynajęcie sali, opracowanie materiałów dydaktycznych)
2. Organizacja szkolenia
Po podjęciu decyzji o przeprowadzeniu szkolenia, należy kolejno zająć się kwestiami organizacyjnymi:
– wybór miejsca. Szkolenia organizowane są w pomieszczeniach firmowych lub specjalnie wynajętych salach. Niezależnie od lokalizacji, miejsce szkolenia powinno być dostosowane do liczby uczestników. Musimy uwzględnić konieczność nie tylko ustawienia krzeseł, ale i stołów lub blatów do notowania. Jeśli szkolenie ma dotyczyć nowego sprzętu – również i to należy wziąć pod uwagę przy wyborze sali.
– wybór odpowiedniego terminu. Jest to bardzo ważne zwłaszcza w przypadku szkolenia organizowanego dla pracowników firmy – należy wówczas ustalić datę szkolenia tak, aby nie dezorganizowała ona pracy zespołu. Szkolenia mają różną długość – od godzinnych do całodniowych lub kilkudniowych imprez – wszystko w zależności od potrzeb.
– zaproszenie wybranych osób na szkolenie. O doborze uczestników szkolenia zdecyduje jego charakter i cel. Warto pamiętać, że szkolenia przynoszą lepsze efekty, jeśli są przeprowadzane w mniejszych grupach, liczących do ok. 20 osób. Pracowników firmy można zaprosić poprzez firmowe ogłoszenia lub pocztę elektroniczną. Gości spoza firmy najlepiej zapraszać listownie, faxem lub e-mailem. Jeśli goście będą brać udział w dyskusji, a nie znają się – warto przygotować dla nich wizytówki w postaci identyfikatorów, co ułatwi rozmowę i rozwiąże problemy komunikacyjne.
– część merytoryczna. Najistotniejsze w szkoleniu jest to, co chcemy zaproszonym gościom przekazać, czyli treści dydaktyczne. Ważne jest, aby szkolenia przeprowadzała osoba, będąca specjalistą w danej kwestii, która świetnie poradzi sobie z wyjaśnieniem problemu i odpowiadaniem na ewentualne pytania. Pomocne są prezentacje wyświetlane przy pomocy rzutnika lub schematy w postaci rysunków na tablicach. Dla każdego z uczestników szkolenia trzeba też przygotować materiały pomocnicze.
– materiały pomocnicze. Każdej z zaproszonych na szkolenie osób będzie dużo łatwiej zapamiętać i zrozumieć przekazywane treści, jeśli będzie miała przed sobą gotowy, choćby schematyczny spis poruszanych zagadnień. Jeśli przygotujemy również zestaw materiałów zawierający większość omawianych kwestii, to goście nie będą musieli rozpraszać swojej uwagi na notowanie, a jedynie będą mogli dodawać własne uwagi do otrzymanych gotowych notatek. Warto dla każdej z osób przygotować również notatnik i długopis.
– harmonogram szkolenia. Jak każde zajęcia dydaktyczne, również szkolenie powinno przebiegać w ustalonych czasowo ramach. Plan szkolenia zwykle uwzględnia:
a)rozpoczęcie z wyjaśnieniem celów i planu szkolenia
b)czas na przedstawienie kolejnych punktów szkolenia
c)czas na zadawanie pytań – czas na samodzielną pracę np. w celu sprawdzenia swoich umiejętności
d)czas na ewentualny test sprawdzający skuteczność szkolenia
e)przerwy (które pozwolą odpocząć pomiędzy kolejnymi porcjami informacji)
Powinno się przestrzegać przyjętego harmonogramu, często jednak zdarzają się niezaplanowane dyskusje czy dygresje, które choć wiążą się z tematem szkolenia, to jednak zmieniają jego plan. Warto więc w harmonogramie uwzględnić dodatkowy czas na niezaplanowane wydarzenia.
– catering i obsługa. Jeśli szkolenie jest dłuższe niż kilka godzin, warto zadbać o niewielki poczęstunek dla osób zaproszonych na szkolenie. Pełną obsługę należy zorganizować wówczas, gdy szkolenie zaplanowano poza firmą, np. na kilka dni.
3. Przebieg szkolenia
Zaproszeni na szkolenie goście powinni być na wstępie zapoznani z przyczynami przeprowadzenia szkolenia i jego celem. Następnie należy opisać przebieg szkolenia, zaprezentować jego główne punkty i harmonogram oraz rozdać gościom materiały pomocnicze. Jeśli uczestnicy spotkania się nie znają, a będą ze sobą współpracować podczas szkolenia lub lektor chce zwracać się do nich z pytaniami – można zachęcić zaproszone osoby do przedstawienia się lub umieszczenia w widocznym miejscu kartki z imieniem bądź przygotowanej wizytówki. Później można już przystępować do przekazywania konkretnych informacji. Na końcu każdego z punktów szkolenia powinien znaleźć się czas na zadawanie pytań lub praktyczną próbę zdobywanych umiejętności. Dobrze jest także zadbać o pomoce w postaci plansz, filmów wideo czy też slajdów. Przerwy w szkoleniu należy wykorzystać jako czas na poczęstunek i ponowną koncentrację. Na zakończenie szkolenia warto podsumować je i przedstawić jeszcze raz jego najważniejsze punkty. Można także przeprowadzić test sprawdzający skuteczność przeprowadzonych zajęć. W zależności od potrzeb, uczestnicy szkolenia mogą także otrzymać zaświadczenia o jego ukończeniu.
4. Po szkoleniu
Tuż po zakończeniu szkolenia lub kilka dni po nim można poprosić uczestniczące w zajęciach osoby o wypełnienie ankiety, która pozwoliłaby na ocenę szkolenia. Uczestnicy mogliby się wypowiedzieć się w niej na temat organizacji szkolenia, atrakcyjności i jakości przekazywanych treści, sposobu prowadzenia zajęć oraz innych elementów. Wyniki tych ankiet często dają cenne wskazówki, pomocne przy organizacji kolejnych szkoleń.
