Blog Hubspot przygotował dla zabieganych pracowników 7 strategii organizacji czasu. Głównym narzędziem w walce z bałaganem jest wirtualny lub tradycyjny kalendarz – czytamy. Poniżej przedstawiamy porady autorki tekstu na temat planowania.
Zanim rozwiążesz problem, musisz zrozumieć, na czym on dokładnie polega. Zrób przegląd swojego kalendarza z ostatnich miesięcy i odpowiedz sobie na pytania:
Kiedy jesteś najbardziej produktywny?
Ile spotkań masz średnio w ciągu dnia?
Czy są spotkania, które mają miejsce tylko sporadycznie lub są już nieaktualne?
Kiedy robisz sobie przerwy w pracy?
Teraz, kiedy wiesz już, jak spędzasz czas, możesz zoptymalizować swój rozkład dnia.
1.Zaplanuj spotkania wewnętrzne
Spotkania wewnętrzne ustawiaj zaraz po lub przed przerwą obiadową lub w jednym ciągu spotkań, jeśli masz ich kilka w ciągu danego dnia. Dzięki temu nie będziesz odrywał się raz za razem od twoich codziennych obowiązków. To ważne, bo powrót do pełnej produktywności po tego typu przerwach zajmuje około 25 minut – zbadali naukowcy.
Jeśli jesteś managerem, jeden dzień w tygodniu zostaw na zadania administracyjne, raporty, umowy, itd. W ten sposób resztę czasu, będziesz mógł poświęcić na odhaczanie kolejnych punktów z listy „do zrobienia”.
2.Pamiętaj o strefach czasowych
Jeśli pracujesz w międzynarodowej korporacji pamiętaj, że Twoje godziny pracy mogą tylko w określonym wymiarze pokrywać się z godzinami pracy współpracowników lub klientów z drugiej półkuli. W takim przypadku, zaplanuj wcześniej dogodne dla obu stron godziny rozmów, pamiętając, że margines dostępności może być w tym przypadku bardzo niewielki.
3.Wstaw do kalendarza wolne godziny
Nie zostawiaj swoich współpracowników bez informacji. Powiadom ich, kiedy jesteś dostępny i stwórz możliwość rezerwacji spotkania lub rozmowy z Tobą. Dzięki temu nie będą musieli za każdym razem upewniać się, czy masz czas.
4.Usuń niepotrzebne spotkania cykliczne
Zastanów się nad rozpiską okresowych spotkań – czy jesteś na nich faktycznie przydatny, czy tylko zajmujesz krzesło? Jeśli nie jest to koniecznie, wykreśl tego typu spotkania z kalendarza.
5.Wstaw przerwę obiadową do swojego stałego grafiku
Idealna sytuacja to taka, kiedy masz możliwość wyjścia na lunch, ale czasami spiętrzenie obowiązków powoduje, że jest to trudne i wydaje Ci się, że nie możesz tego zrobić. Tymczasem główny posiłek dnia jest rzeczą, z której nie możesz rezygnować. Nie tylko dlatego, że uzupełnienie zapasów energetycznych zwiększa produktywność. Tego typu dłuższa przerwa w pracy przy biurku jest potrzebna, by odświeżyć mózg przed popołudniową pracą.
6.Zaplanuj 10-15 minut pomiędzy spotkaniami
Zawsze zostaw bufor czasowy pomiędzy spotkaniami na wypadek, gdyby zaczęły się później lub rozmowa się przedłużyła. Takie rozwiązanie zabezpieczy Cię przed wyborem pomiędzy przedwczesnym kończeniem spotkania lub spóźnianiem się na następne. Ekstra dodatkowy czas przyda się także na to, by odpowiedzieć na pilnego maila, oddzwonić lub zrobić na świeżo notatki ze spotkania. Jeśli robisz to pod koniec dnia, pewne niuanse mogą Ci umknąć.
7. W każdą niedzielę zrób przegląd spotkań na następny tydzień
Każdy tydzień powinieneś rozpoczynać z tak szczegółowo zaplanowanym grafikiem, jak to możliwe. Poświęć 10 minut na sprawdzenie, czy wszystko, co zostało wpisane w kalendarz wcześniej, jest aktualne i konieczne.
Źródło: www.blog.hubspot.com, 7 Scheduling Hacks to Help You Regain Control of Your Day, Leslie Ye, 21.11.2015.
