Sytuacja idealna: budżet projektów PR tworzą konsultanci, którzy będą realizować dany projekt oraz mają doświadczenie w przygotowywaniu dokumentów tego typu. Zawsze stosujemy zasadę, że przynajmniej dwie osoby, w tym jedna z księgowości, zatwierdza i weryfikuje budżet projektu. Dodatkowo budżet jest ściśle powiązany z harmonogramem, co pozwala płynnie rozliczać zrealizowane działania.
Niestety rzeczywistość w wielu przypadkach jest odmienna. Często przygotowujemy budżety na ostatnią chwilę, szacując koszty pobieżnie. Optymistycznie zakładamy, że w kwestii dodatkowych kosztów zewnętrznych dojdziemy do porozumienia z klientem, dopiero po wygranym przetargu.
Oto kilka „oczywistości” budżetowego abecadła, o których warto pamiętać:
Budżet – dokument stale monitorowany
Po pierwsze budżet lub kosztorys projektu powinien być ściśle powiązany z harmonogramem działań i tak jak on stale aktualizowany. Dobrą praktyką jest monitorowanie płynności finansowej projektu i przedstawianie np. miesięcznych lub kwartalnych rozliczeń, poczynionych oszczędności czy opóźnień w płatnościach klientowi.
Umowa zawsze pod ręką
Umowa na realizowane przez nas działania PR powinna być zawsze „pod ręką”. Warto zaglądać do niej częściej niż tylko na początku i końcu projektu.
Koszty zewnętrzne
Im bardziej szczegółowe oszacowanie kosztów zewnętrznych, tym większy spokój podczas realizacji projektu. Od początku jasno ustalajmy z klientem, jak rozliczać między sobą stałe koszty np. opłatę za taksówki, wspólne lunche, kurierów itp. Co więcej, przy planowaniu budżetu, weźmy pod uwagę przyzwyczajenia i preferencje klienta w tych kwestiach.
Zwrot z inwestycji
Od początku ustalmy, jak pokażemy tzw. twarde efekty naszych działań na rzecz klienta poprzez łączenie pozycji budżetowych z KPIs (wskaźnikami efektywności) projektu. Daje to argumenty do rozmowy podczas negocjacji cenowych z klientem i jego działem finansowym.
Przesunięcia w budżecie są normą
Monitoring finansów projektu to zadanie realizowane również przez klientów, którzy sami walczą o wewnętrzne budżety, idą na kompromisy. Nie obrażajmy się na klientów, którzy wracają do nas i renegocjują finanse. Jeżeli będziemy w stanie wyjaśnić przesunięcia
w budżecie, wychodzić z inicjatywą lepszych rozwiązań finansowych, zyskamy większe zaufanie jako partner biznesowy. Warto zidentyfikować zawczasu pozycje w budżecie do ewentualnych ustępstw w trakcie negocjacji.
Preferencje, przyzwyczajenia, formatki
Przygotowując budżet dopytajmy klienta, jak szczegółowy powinien on być. Każda firma
i organizacja ma swoje standardy, a klienci preferencje i przyzwyczajenia – nie róbmy podwójnej pracy.
Nie ma jednej idealnej formatki czy tabelki budżetowej – bądźmy elastyczni, uczmy się od klientów, co pozwoli nam zadbać o dobre relacje z osobami z księgowości i finansów, jakże ważne dla prawidłowego rozliczenia projektu czy kampanii PR.
Zawsze na czas
Główne motto pracy PR-owców: „zawsze na czas” warto stosować również do rozliczeń
z klientem przy wysyłce raportów finansowych, faktur czy ich korekt.
Zaangażowanie i szukanie nowych możliwości
Przejęcie inicjatywy i szukanie nowych możliwości budżetowania projektu czy kampanii dla klienta (partnerów, sponsorów, grantów, dofinansowania unijnego itp.), pokazuje nasze zaangażowanie w projekt. Z drugiej strony zwiększa szansę na kontynuację projektu
i prowadzonych działań na większą skalę.
Warto założyć, że klient płacąc za nasze usługi ceni nasz know-how i potrzebuje nas do realizacji swoich celów wizerunkowych i biznesowych. W momencie, kiedy projekt przestaje być dla agencji opłacalny powinniśmy to zasygnalizować klientowi, proponując renegocjację warunków współpracy.
Jeżeli chcesz poznać budżetowe abecadło, zdobyć informacje potrzebne do stworzenia budżetu, zastanawiasz się, jak rozliczyć projekt oraz jak monitorować jego płynność finansową...
Zapraszam na szkolenie „Budżetowanie w PR“, już 22 sierpnia w Warszawie!
Zapisz się już teraz!
Joanna Kuźmicz
Fleishman-Hillard
