Myślisz, ze zmiany Ciebie nie dotyczą? Że zarządzanie zmianą jest zarezerwowane tylko dla wybranych sektorów, wielkich korporacji, podczas przekształceń, fuzji, restrukturyzacji czy dużych wdrożeń? Nic bardziej mylnego…
Zmiana to każda, choćby najmniejsza modyfikacja aktualnie funkcjonującego modelu postępowania w małych i dużych organizacjach – od logistyki i farmacji, aż po administrację publiczną czy public relations. Dziedzina trudna tym bardziej, że dotyka czynnika ludzkiego i spraw dotyczących postaw – obszaru najmniej podatnego na schematy i gotowe rozwiązania.
Zmiana. Bardzo wielu potrafi o niej mówić. Część zna założenia i docenia korzyści. Niewielu incydentalnie przechodzi ją z sukcesem. I wreszcie – zaledwie kilku potrafi zapewnić temu mechanizmowi powtarzalność i korzystać z wachlarza możliwości, jakie przynosi adaptacja w nowej, ulepszonej rzeczywistości.
Zmiana może dotyczyć Ciebie, twoich dostawców lub co najtrudniejsze – klientów. Wytrenowanie w sobie czy swojej organizacji mechanizmów skutecznego zarządzania zmianą utożsamianą bezpośrednio z rozwojem powoduje, że budujesz wyróżniki, które umożliwią Ci uzyskanie przewagi konkurencyjnej na rynku. Zarządzania zmianą można się nauczyć. Nie powierzajmy jej incydentalnym sukcesom i samoistnemu wdrożeniu (utrzymaniu). Pomimo, iż zmiana wymaga każdorazowo indywidualnego podejścia, istnieje kilka zasad, których rzetelne opanowanie i stosowanie zagwarantuje sukces i powtarzalność tych działań.
Oto 5 filarów skutecznego przeprowadzenia zespołu (organizacji) przez zachodzące zmiany.
Po pierwsze: Właścicielstwo procesowe
Zmiany nie da się narzucić. Każda próba narzucenia nowych rozwiązań, bez odpowiedniego dialogu i uwzględnienia opinii osób biorących udział w procesie, spotka się z kwestionowaniem, wyparciem i oporem zespołu. To, czego możemy się spodziewać, to krótkoterminowe rezultaty i powrót do starych nawyków. Za dużo skuteczniejsze uważa się uzyskanie przez zespół odpowiedzialności za zmianę tam, gdzie jest to możliwe, angażując wszystkich uczestników procesu. Relację między pierwszym a drugim podejściem można porównać do różnicy między manipulacją a inspiracją. Obie metody należą do kategorii motywacyjnej i umiejętne z nich korzystanie umożliwi uzyskanie takiego samego wyniku. To, co je różni, to trwałość efektu w perspektywie czasu. Manipulacja, tak jak narzucanie zmiany, będzie działać krótkoterminowo. Inspiracja i właścicielstwo procesowe, mimo, że są trudniejsze do osiągnięcia, zagwarantują utrzymanie zmiany w długiej perspektywie.
Po drugie: Rozwiąż problem biznesowy pracowników, który ich bezpośrednio dotyczy.
Postaraj się powiązać wdrażaną zmianę z realnymi korzyściami dla pracowników, dostawców czy klientów (w zależności czego dotyczy). Z dużym prawdopodobieństwem zaplanowana zmiana wpłynie bezpośrednio na rozwiązanie konkretnego problemu biznesowego. Skorzystaj z tego w komunikacji z uczestnikami transformacji w firmie. Wzmocnisz tym samym spojrzenie na powstałą po zmianie rzeczywistość.
Po trzecie: Edukuj
Rozwój jest jednym z trzech czynników, które najbardziej motywują pracowników (poza rozwojem jeszcze informacja zwrotna i wpływ na pracę). Rozwój to nie tylko szkolenia zewnętrzne, kursy, studia czy warsztaty. Edukacja i rozwój to przede wszystkim podnoszenie kompetencji pracowników poprzez angażowanie ich w proces zmiany, a więc włączenie ich w komunikację, pomiary korzyści i monitorowanie nowego standardu. Pracownicy jako liderzy zmiany nie będą wypierać procesu, za który są odpowiedzialni.
Po czwarte: Pokaż “przed” i “po”
Praktykujmy kulturę faktów, nie opinii. Żeby przekonać pracowników, dostawców, czy klienta o korzyściach płynących z wprowadzanej zmiany, pokaż im fakty. Zaangażuj pracowników w pomiary stanu „przed” i „po”, komunikując sukces językiem wymiernych korzyści.
Po piąte: Pielęgnuj zmianę po zmianie
Najtrudniejsze i kluczowe zarazem jest utrzymanie zmiany jako funkcjonującego standardu. Naturalną sytuacją, z którą mierzy się 8 na 10 organizacji, jest powrót do starych nawyków tuż po pozornym „wdrożeniu” nowej rzeczywistości. Koncentracja całej energii na tej fazie adaptacji zmiany jest rozstrzygająca. Ważne, by monitorować przestrzeganie nowych zasad z naciskiem na eksponowanie korzyści wynikających z wprowadzonej zmiany w relacji do stanu przeszłego (patrz krok 4).
Pięć niełatwych zasad. Istotne jest jednak to, że stanowią one schemat postępowania, który – konsekwentnie realizowany – pomoże budować stabilną koalicję wewnątrz zespołu, wpłynie korzystnie na poprawę komunikacji, a także na zaangażowanie w zmianę pracowników.
Jak mówią: trening czyni mistrza. Zacznij od małych zmian, zanim porwiesz się na duże. Wytrenuj prawidłowe nawyki i reakcje. Pomoże Ci to wypracować ze współpracownikami kontrakt gwarantujący sukces w implementowaniu przyszłych zmian. A tych z pewnością nie unikniesz, chcąc stale się rozwijać.
Dawid Pyszniak, Managing Partner Compass & Partners
Przeczytaj także:
Zmiana – skąd ten opór w zespole?
Sprawdź kurs internetowy: Rebranding, zarządzanie zmianiami! Kliknij po fragment wideo wykładu – więcej…
