42 proc. respondentów wskazuje, że 30-50 proc. wszystkich postępowań w branży PR stanowiły negatywnie oceniane przez nich przetargi – wynika z badania przeprowadzonego wśród agencji członkowskich Związku Firm Public Relations przez K+Research. Opublikowany raport stanowi początek kampanii „Partnerski PRzetarg”.
„Doświadczenia przetargowe agencji PR wskazują, że dobra znajomość branży, cena oraz doświadczenie zespołu decydują o wygraniu przetargu. Tuż za podium znajduje się merytoryka prezentowanej oferty, mimo iż przynosi ona największe korzyści zarówno dla klienta, jak i agencji. Im trudniejsza sytuacja gospodarcza, tym częściej słyszymy, że agencja jest po prostu »za droga«” – komentuje Anna Simon, CEO K+PR.
Dobre postępowania przetargowe nie należą do rzadkości. 75 proc. badanych agencji zadeklarowało, że w ostatnich 12 miesiącach uczestniczyło w pozytywnie przez nie ocenianym postępowaniu przetargowym.
Według respondentów do charakterystycznych cech dobrych przetargów należą m.in. informowanie agencji o rozstrzygnięciu przetargu (78 proc.), dobry kontakt zamawiających z agencją (72 proc.), możliwość zaprezentowania oferty podczas prezentacji (82 proc.) czy obecność na prezentacji osób decyzyjnych reprezentujących zamawiającego (88 proc.).
Postępowania przetargowe określane jako złe zdarzają się jednak częściej niż te, które są uważane za dobre. 79 proc. respondentów w ostatnich 12 miesiącach uczestniczyło w postępowaniu przetargowym, które negatywnie zapadło im w pamięci.
Agencje PR w złych przetargach najczęściej krytykują m.in. brak informacji o liczbie agencji biorących udział w postępowaniach przetargowych (95 proc.), niesatysfakcjonujący poziom feedbacku otrzymywanego od zamawiających (84 proc.), zbyt krótkie terminy na złożenie oferty (79 proc.) czy niewystarczające informacje dotyczące budżetów, jakimi dysponują zamawiający (84 proc.).
Zaangażowanie agencji PR w procesy przetargowe jest wpisane w specyfikę ich działania. Jednocześnie udział w przetargach wiąże się z kosztami i obciążeniami po stronie firm PR. Dlatego, jak podkreśla ZFPR, tak ważne jest zaplanowanie procesu przetargowego, które staje się gwarancją efektywnego wykorzystania czasu i zasobów obu stron, a także szacunku zarówno dla zwycięskiej agencji, jak i dla tych, którym się nie powiodło.
Okazuje się jednak, że agencje PR rzadko lub bardzo rzadko otrzymują rekompensatę za przygotowanie oferty w przetargu (tzw. rejection fee) – tak odpowiedziało 62 proc. badanych. 38 proc. agencji nigdy nie otrzymało rejection fee.
Większość przedstawicieli agencji PR wskazuje, że do przygotowania oferty przetargowej angażuje dyrektorów (88 proc.) oraz menedżerów (83 proc.). Zdarzają się jednak także takie procesy przygotowania oferty, w których uczestniczą starsi specjaliści (67 proc.) oraz osoby pełniące funkcje CEO (58 proc.). 83 proc. agencji deklaruje, że na uczestniczenie w przetargach ich zespoły projektowe przeznaczają od 10 do 30 proc. swojego czasu pracy.
ZFPR podkreśla, że „dla agencji PR-owych dobrze przygotowany i przeprowadzony przetarg pozwala nie tylko na optymalizację kosztu udziału w postępowaniu, ale także daje możliwość na dopracowanie oferty, lepsze zaplanowanie pracy zespołu oraz wzrost motywacji i poczucia wartości wykonywanej pracy”.
Pełny raport można pobrać na stronie. (ao)
O badaniu: Badanie zostało przeprowadzone metodą CAWI wśród agencji członkowskich ZFPR przez K+Research w dniach 15.11-14.12.2023. Wzięło w nim udział 24 przedstawicieli agencji PR (17 z agencji niesieciowych oraz 7 z agencji sieciowych)
