Przegląd na bieżąco
Ostatnio do pracy dojeżdżam głównie komunikacją publiczną, więc już po drodze sprawdzam pocztę, przeglądam monitoring mediów tradycyjnych, patrzę, co nowego wydarzyło się na Twitterze (od kilku lat prowadzę tu „konto rzecznika”, a od niedawna także współprowadzę oficjalne konto Uniwersytetu – UniWarszawski).
W każdym tygodniu ukazuje się około 200 artykułów w prasie drukowanej i ponad 1000 tekstów w portalach internetowych, w których pojawia się jakakolwiek wzmianka o Uniwersytecie, więc nawet tylko rzut oka na te najważniejsze tytuły zajmuje sporo czasu.
Jeśli akurat nie ma bardzo istotnych informacji w mediach dotyczących bezpośrednio UW, to zanim dotrę do biura, zdążę jeszcze zajrzeć na strony Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego oraz sprawdzić, co dzieje się na innych ważnych uczelniach w Polsce. Staram się na bieżąco śledzić dyskusje i spory, które odbywają się w całym środowisku akademickim w Polsce.
Jubileusz UW
Późnym wieczorem lub w weekendy zaglądam na portale, takie jak Times Higher Education.com, z których najłatwiej dowiedzieć się, czym żyją zagraniczne uczelnie. Ostatnio gorące tematy to oczywiście wpływ Brexitu na współpracę naukową czy niedawny dekret prezydenta USA ograniczający imigrację, który może mieć istotny wpływ na życie wielu studentów i pracowników akademickich z wielu krajów świata.
Biuro nie tylko prasowe
Moja praca – jak pewnie już teraz większości rzeczników – nie ogranicza się do odpowiedzialności za kontakty z mediami. Wspólnie z pięcioosobowym zespołem zajmuję się także m.in. prowadzeniem strony internetowej Uniwersytetu, redagowaniem newslettera, prezentacji, licznych materiałów drukowanych: folderów, raportów, pisma uczelni.
O tym, o czym będziemy pisać na stronie i w newsletterze, zwykle decydujemy rano. Samo pisanie artykułów przerywane jest telefonami od dziennikarzy. Około 10:00 zaczynają dzwonić ci, którzy potrzebują od nas wsparcia w poszukiwaniu ekspertów z UW wypowiadających się do przygotowywanych przez nich materiałów. Wczoraj np. szukałyśmy prawników od prawa administracyjnego w kontekście pomysłu grupy posłów na powiększenie granic Warszawy, politologa specjalizującego się w relacjach polsko-niemieckich, iberysty znającego się na tangu argentyńskim, historyka od insygniów królewskich, a także specjalistów od polityki migracyjnej i pomocy uchodźcom.
Biuro prasowe UW – cały zespół
Chwilę później dochodzą też pytania od dziennikarzy, którzy są zainteresowani tym, co dzieje się już na samym Uniwersytecie. Wiele z tych pytań powtarza się i ma związek z kalendarzem akademickim. Teraz to np. sesja, za chwilę zacznie się więcej pytań o rekrutację, dostępność domów studenckich, stypendia. Ale jest też wiele kwestii, na które by odpowiedzieć, sama muszę zgromadzić informacje, co w instytucji tak dużej i złożonej jak nasza bywa wyzwaniem. Uniwersytet Warszawski jest jak średniej wielkości miasto – kształci się tu 47 tysięcy studentów i doktorantów, pracuje 7 tysięcy osób. Uczelnia ma ponad 120 budynków w samej Warszawie. Gdy dzwoni dziennikarz pytający o prace prowadzone przez konkretny zespół naukowców lub remont jakiegoś gmachu, to zanim udzielę mu odpowiedzi, sama muszę wykonać co najmniej kilka telefonów, by podać najświeższe informacje.
Ze względu na stołeczne położenie naszej uczelni, ale też jej wielkość i prestiż, Uniwersytet często pełni funkcję reprezentanta środowiska, źródła opinii o tematach ważnych dla wszystkich szkół wyższych. Dlatego gdy pojawia się np. projekt jakiegoś rozporządzenia przygotowywanego przez MNiSW, dziennikarze zwykle w pierwszej kolejności dopytują, co o nowym pomyśle sądzą władze UW.
Dyskusja na UW
Jest też bardzo wiele okazji, gdy to my – biuro prasowe – możemy poinformować o ważnych wydarzeniach z życia Uniwersytetu. W tym tygodniu rozsyłałyśmy komunikaty prasowe dotyczące dwóch sukcesów naukowych: jednej z najważniejszych nagród na świecie dla astrofizyka z UW i odkrycia biolożki, które może przyczynić się do zahamowania rozwoju stwardnienia rozsianego u chorych.
Popołudnie na spotkania
W drugiej połowie dnia jest więcej spotkań. Nagrania – ostatnio głównie dla radia lub portali internetowych – spotkania z innymi biurami Uniwersytetu, z przedstawicielami innych uczelni, wizyty pracowników akademickich w naszym biurze, którzy proszą o konsultację i pomoc przy informowaniu społeczności UW i dziennikarzy o jakimś wydarzeniu.
Dzwonią też mieszkańcy Warszawy dopytujący np. o możliwość udziału w konferencji czy spotkaniu, które odbywa się na Uniwersytecie i o którym „usłyszeli w radiu lub telewizji”.
Lokalizacja w sam raz
Mam ten komfort, że nasze biuro znajduje się tuż obok gabinetu rektora i prorektorów, więc i oni często do nas zaglądają, jeśli jest jakaś wiadomość, o której powinnyśmy jak najszybciej wiedzieć.
Konferencja na UW
To, co jest jedną z największych zalet w pracy rzecznika Uniwersytetu, to możliwość uczestniczenia w rozmaitych wydarzeniach życia naukowego, kulturalnego i dyplomatycznego. Nie ma znowu tak wiele instytucji, w których częścią obowiązków rzecznika jest udział w konferencjach z udziałem wybitnych osobowości ze świata naukowego i spotkaniach z ważnymi urzędnikami (ostatnio z sekretarzem generalnym NATO i prezydentem Panamy, a wcześniej także np. z Dalajlamą i kanclerz Angelą Merkel).
Masz wiadomość
Pozostała część dnia w życiu rzecznika – już ta pozabiurowa – upływa na odpowiadaniu na dziesiątki e-maili. O tej porze są to przede wszystkim wiadomości od pracowników, doktorantów i studentów UW, którzy pytają np. o oficjalne stanowisko władz uczelni w jakiejś konkretnej sprawie, możliwość umieszczenia informacji na stronie UW i w naszej gazecie albo informują o swoich sukcesach naukowych.
*Cały powyższy harmonogram wywraca się do góry nogami w sytuacjach kryzysowych, a takich również nie brakuje (ostatnio są to głównie spory między studentami, których osią są konflikty polityczne czy ideologiczne). Ale o tym napiszę, gdy zostanę poproszona o opisanie „gorszego” dnia w życiu rzecznika.
Zebrała Małgorzata Baran
Dziennikarka i redaktorka portalu PRoto.pl. Zajmuje się tematyką lifestyle’ową, mediami społecznościowymi, językiem w branży PR, blogosferą i modą. Absolwentka polonistyki na Uniwersytecie Warszawskim.
Dzień z życia…
To nowa, lifestyle’owa kolumna w portalu PRoto.pl autorstwa Małgorzaty Baran, w której pokażemy, jak wygląda typowy dzień pracy specjalistów zajmujących się szeroko pojętą komunikacją, rzeczników prasowych, PR-owców, znawców mediów społecznościowych i przedstawicieli blogosfery.
Co miesiąc jeden z zaproszonych przez redakcję bohaterów opowie, jak wygląda jego rozkład dnia, jak i gdzie pracuje, z jakimi zadaniami musi się zmierzyć i co robi, by nie prześcignęły go deadline’y.
