Swój dzień pracy zaczynam w okolicach godziny 6.30, podczas śniadania, które jem wspólnie ze starszą córką. Z telefonem komórkowym w jednym ręku i kanapką w drugiej, przeglądam dość skrótowo poranną prasę na portalu z przeglądem mediów. Weryfikuję, co się może dziś wydarzyć w związku z konkretnymi publikacjami. Daję przy okazji znać koleżance z biura prasowego, o czym przede wszystkim powinien dziś przeczytać zarząd Zakładu w porannej prasówce. Jeszcze szybki rzut oka na służbową pocztę w telefonie, czy czasami nie ma już z samego rana pilnych maili.
Po rozwiezieniu moich pań do przedszkola, szkoły i pracy, sam melduję się w firmie w okolicach godziny 8.00. Tu z kubkiem porannej kawy już bardziej szczegółowo przeglądam dzisiejsze publikacje i dane liczbowe ze skrzynki mailowej, dotyczące obsługi przez ZUS najistotniejszych w danym okresie spraw. W międzyczasie koleżanka z biura prasowego wrzuca na moją skrzynkę pilne i ważne maile ze skrzynki bezimiennej: rzecznik@zus.pl. Staram się szybko ocenić, które maile są priorytetowe i kto się powinien nimi pilnie zająć, a które pójdą do departamentów w standardowym trybie i nie wymagają, bym je bezpośrednio nadzorował. Jeżeli sprawa jest szczególnie ważka, to poza wysyłką samego maila dzwonię jeszcze do konkretnego departamentu z prośbą o potraktowanie wiadomości jako pilnej.
Gdzieś około godziny 9.00 odbieram pierwsze telefony od dziennikarzy. Te poranne to najczęściej krótki rekonesans znajomej prasy na zasadzie „co słychać?” i czy dałoby się wyjąć z naszego systemu jakieś ciekawe statystyki. Jeszcze tylko poranna wizyta u szefowej, czyli prezes ZUS, z krótkim przekazem, co mamy na tapecie, czy są pilne sprawy i czy planujemy aktywności medialne. Jeżeli nie ma pilnych spraw i nie dzieje się nic nad wyraz istotnego w przestrzeni medialnej, ale i przestrzeni ubezpieczeń społecznych, poranna wizyta u szefowej nie jest pozycją „must be”. Są jednak dni, gdy swoją osobą muszę zająć szefowej kilka pozycji w kalendarzu, choćby po 2-3 minuty.
W poniedziałek dodatkowa poranna aktywność między godzinami 9.00 a 10.00 to telekonferencja z 16 koleżankami i kolegami – regionalnymi rzecznikami Zakładu. Podsumowujemy sobie pokrótce miniony tydzień i planujemy wspólne aktywności na tydzień, który właśnie się rozpoczyna. Staramy się harmonizować aktywność w prasie ogólnopolskiej z aktywnością w regionach. Ze zgraną ekipą nie ma z tym najmniejszego problemu. Tworzymy coś na kształt małej pijarowej rodziny ZUS. Co ważne, cały dzień jesteśmy dla siebie dostępni i wymieniamy się na bieżąco informacjami na specjalnym komunikatorze internetowym, który mamy zainstalowany zarówno na swoich komputerach, jak i telefonach. Każdy z nas dla pozostałej ekipy jest dostępny do późnych godzin nocnych. Notabene, w naszych standardach, dostępność dla dziennikarzy jest również do późnych godzin nocnych.
Po tzw. redakcyjnych planówkach zaczyna się wysyp maili i telefonów z przeróżnych redakcji w przeróżnych sprawach. Wspólnie z koleżanką z biura prasowego, która zajmuje się na bieżąco skrzynką bezimienną rzecznika ZUS, staramy się nadać statusy czasowe poszczególnym mailom. Przy kilkudziesięciu, czasem nawet ponad stu mailach w tygodniu, które przychodzą na nasze skrzynki, trudno by wszystkim nadać priorytet. Niejeden mail wymaga dodatkowo rozmowy z kierownictwem, któregoś z naszych zusowskich departamentów, by doprecyzować zakres informacji i – co niezwykle istotne w mojej pracy – pozyskać szersze spektrum wiedzy w danym temacie wraz ze wszelkimi możliwymi ograniczeniami co do komunikacji, które trzeba uwzględnić. Trzeba pamiętać w tym kontekście, że Zakład Ubezpieczeń Społecznych to olbrzymia baza danych o naszym społeczeństwie. Logiczne, że nie wszystko podlega upublicznieniu, z uwagi choćby na ochronę danych naszych klientów. Do tego zawsze trzeba pamiętać, że duża część udzielanych odpowiedzi i wyjaśnień ma bardzo szerokie oddziaływanie społeczne. Trzeba więc wyważyć wszystkie racje i przewidzieć każdy możliwy oddźwięk na udzielaną mediom wypowiedź. Najgorsze co może mnie spotkać w tym kontekście to rutyna, która może zgubić.
Obok szeregu wpływających pytań dzień mojej pracy wypełniany jest dodatkowo przez odwiedzających ZUS dziennikarzy, najczęściej radia i telewizji. Z uwagi na pełną otwartość Zakładu na media (co podkreślam jako jego rzecznik) niejednokrotnie goszczą u nas również dziennikarze prasy drukowanej oraz portali internetowych, na wywiadach z prezes ZUS, członkami zarządu Zakładu, ale i dyrektorami. Zdarza się też w tych spotkaniach zwykła kawa z rzecznikiem Zakładu – tak po prostu, żeby porozmawiać. Są też sprawy, które z redakcjami mediów należy przedyskutować w samych redakcjach. Często są to kwestie debat, poradników czy dłuższych akcji edukacyjno-informacyjnych.
W tzw. międzyczasie zdarza się, że odbieram telefony od naszych klientów. Mój numer telefonu dostępny jest na stronie internetowej Zakładu i rodzi to swoje konsekwencje. Z uwagi na fakt, że rozmawiam z każdym, kto zadzwoni, i staram się nikogo nie zbywać zdawkowymi odpowiedziami, to telefony od klientów potrafią mi wyjąć z kalendarza niezły kawałek czasu. Część osób opowiada mi o swoich ogólnych odczuciach, inni starają się zainteresować swoją sprawą, jeszcze inni proszą o interwencję.
Telefon, który ładuję najczęściej rano, niejednokrotnie już około 14.00 powiadamia mnie, że wymaga ponownego ładowania. Ładowarki więc staram się mieć zarówno w domu, jak i pracy. Jest to ważne tym bardziej, że niejednokrotnie trudno mi przewidzieć, o której skończę pracę. Najgorsze są dni, kiedy umówię się z żoną, że odbiorę dziewczynki ze szkoły i przedszkola. Wówczas praktycznie mogę być pewny, że wyskoczy mi nieprzewidziana wizyta w radiu bądź telewizji albo niespodziewanie pojawi się temat, na który trzeba medialnie przygotować cały Zakład. Stąd też moje córki znają i moje miejsce pracy, i studia radiowe czy telewizyjne. Niestety specyfika mojej pracy w powiązaniu ze specyfiką pracy całego Zakładu Ubezpieczeń Społecznych powodują, że mało kiedy zdarza mi się mieć spokojny urlop. Kiedy go już biorę, moi najbliżsi współpracownicy przygotowują się na „koniec świata”. Na nieszczęście dla mojej żony, na urlopie również zdarza mi się odbierać telefon i pomagać rozwiązać problemy, które przytrafiają się w firmie podczas mojej nieobecności. Chyba inaczej nie potrafię.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych to niezwykle ciekawa instytucja, która na co dzień stawia przed rzecznikiem dziesiątki różnych wyzwań. Człowiek nie ma czasu pomyśleć o nudzie, a dodatkowo cały czas może uczyć się czegoś nowego. Uwielbiam holistyczne rozmowy z dziennikarzami, w których poruszamy tematy bliskie, ale i dalekie ZUS-owi. Często prowadzę je już grubo po zakończeniu dnia pracy. Niejednokrotnie też zdarzyło mi się odebrać telefon od dziennikarza po godzinie 21.00, słysząc już nie tak holistyczne: „Czy nie pomógłby mi pan?”. Pomagam!
Zebrała Małgorzata Baran
Zastępca redaktora naczelnego portalu PRoto.pl. Zajmuje się tematyką lifestyle’ową, mediami społecznościowymi, językiem w branży PR, blogosferą i modą. Absolwentka polonistyki na Uniwersytecie Warszawskim.
Dzień z życia…
To nowa, lifestyle’owa kolumna w portalu PRoto.pl autorstwa Małgorzaty Baran, w której pokażemy, jak wygląda typowy dzień pracy specjalistów zajmujących się szeroko pojętą komunikacją, rzeczników prasowych, PR-owców, znawców mediów społecznościowych i przedstawicieli blogosfery.
Co jakiś czas jeden z zaproszonych przez redakcję bohaterów opowie, jak wygląda jego rozkład dnia, jak i gdzie pracuje, z jakimi zadaniami musi się zmierzyć i co robi, by nie prześcignęły go deadline’y.
