Eventy organizuje się dla osiągnięcia różnych celów. Może to być wsparcie sprzedaży danego produktu, budowa pozytywnego wizerunku, integracja pracowników, motywacja zespołu itd. Doskonale także sprawdza się w przypadku marketingu miejsc, wtedy, gdy chcemy pokazać ludziom potencjał i walory danego miejsca. Gdy chcemy coś zrobić dla lokalnej społeczności, po to, by poczuła się wyjątkowo. I właśnie taki był cel prospołecznej akcji DREAM CLOUD „Budzimy Gdańsk”, przeprowadzonej w połowie września przez kilku pasjonatów eventowych. Co więcej, okazał się on doskonałym pretekstem, by sprawdzić ekipę przyszłych event managerów, czy sobie poradzą z projektem, czy potrafią współpracować, czy umieją działać w praktyce, nie tylko w teorii. Ale zacznijmy od początku.
Prolog – rodzi się pomysł
Wodopój – zapomniana uliczka w Gdańsku, a przy nim mały, skromny domek z knajpą, w której zwykł przesiadywać Gunter Grass. Jest ciepło, środek lata, odpoczywamy na leżakach. To właściwe ścisłe centrum, niedaleko dworca, na tyłach dużego hotelu, a tu cisza i spokój. Powinno tętnić życiem, a tylko czasami ludzie przechodzą w drodze do Starego Miasta. A przecież to idealne miejsce, by porzucać frisbee, pograć w rzutki, jeździć na rolkach, rozłożyć planszówkę na trawie. I wtedy przypominamy sobie warszawski event z zeszłego roku, podczas którego właśnie wszystko to robiliśmy. I było fajnie. Postanawiamy przenieść ten pomysł właśnie tu, na północ Polski.
Krok 1 – obudźmy to miasto
Siadamy, robimy burzę mózgów i określamy założenia eventu.
– Będzie to wydarzenie dla mieszkańców Gdańska, mające na celu zintegrować lokalną społeczność i zmotywować ją do odkrywania w sobie różnych pokładów energii.
– Celem jest przyciągnięcie ludzi do zapomnianego Parku Heweliusza, po to, by na chwilę odetchnęli, posłuchali dobrej muzyki granej na żywo i mieli okazję do zabawy.
– Motywem przewodnim jest ZAJAWKA, czyli fajne hobby, które napędza nas do życia, któremu poświęcamy wolny czas, i którym możemy zainspirować innych.
– Zapraszamy muzyków i zajawkowiczów (pasjonatów takich jak my), by animowali naszą przestrzeń przez trzy dni i zarażali swoimi pasjami wszystkich chętnych.
– Łączymy pokolenia, by pokazać starszemu pokoleniu, że nie tylko Internetem i Play Station ich dzieci czy wnuki się interesują.
Od razu identyfikujemy wyzwania:
a) mamy mało czasu, to praktycznie tylko miesiąc, by dopiąć harmonogram,
b) jest środek wakacji, ludzie na urlopach, możemy mieć problem z pozyskaniem pozwoleń, znalezieniem partnerów itd.
Czas to nasz główny problem, a właściwie jego brak. Tymczasem, to jest właśnie to, z czym chcemy się zmierzyć, bo pomysł ciekawy i zapał w ludziach jest. Decydujemy się obudzić Gdańsk!
Krok 2 – narzędzia pracy
Kolejny etap to zebranie wszystkiego razem. Dane wpisujemy, zatem do umieszczonej na dysku w chmurze książki produkcji (zwanej z obca „production book”). Tam w ukochanych tabelkach mamy harmonogram projektu, harmonogram komunikacji, dane kontaktowe, line up muzyczny, listę zajawek, budżet itp. Dzięki temu zawsze wszystko jest pod rękę i każdy wie, jaki zakres prac ma do wykonania. Wprowadzane zmiany, odhaczane zadania widzi każdy z nas, możemy śledzić postępy. Tworzymy także zamkniętą grupę na Facebooku, w skład której wchodzi 6 osób, każda z konkretną rolą w projekcie – producent, kierownik produkcji, kierownik sceny, kierownik PR, kierownik biura i kierownik techniczny. Zadania są podzielone i precyzyjnie określone.
Krok 3 – kwestie administracyjne, pozyskiwanie mediów i partnerów
Gdy tylko powstał pomysł, zostały natychmiast wystosowane odpowiednie pisma, w celu uzyskania pozwolenia na przeprowadzenie eventu do władz miasta i sąsiadującego hotelu, do zarządców pobliskich budynków, jak również zawiadomienia do straży miejskiej, pisma do ubezpieczyciela, firmy ochroniarskiej czy sanitarnej itd.
Kolejną rzeczą było zrobienie prezentacji, którą następnie rozesłaliśmy do potencjalnych patronów medialnych i partnerów. Zaznaczyliśmy, że współpraca odbywa się na zasadzie sponsoringu oraz świadczeń barterowych. Dlatego ważne było, by budżet został dokładnie rozpisany oraz przede wszystkim transparentny. Przy tego typu wydarzeniach, całość pozyskanych kwot jest przeznaczona na realizację logistyczną i pokrycie kosztów eventu. Jeśli chodzi o media postawiliśmy oczywiście na lokalną stację radiową oraz serwisy online – nie tylko z uwagi na czas, ale także specyfikę naszego eventu, którego główny kanał komunikacyjny był w social mediach.
Krok 4 – dopinanie line up oraz zajawek
To zadanie było najbardziej czasochłonnym etapem tworzenia eventu. Głównie ze względu na sezon urlopowy i wcześniejsze zobowiązania naszych artystów i pasjonatów. Zależało nam, by program był jak najbardziej atrakcyjny i różnorodny, tak by trafił w różne gusta i zaciekawił wszystkich. Dwa dni przed eventem mieliśmy ułożony line up z 20 didżejami i muzykami oraz potwierdzone uczestnictwo 20 zajawkowiczów. Byliśmy także gotowi z logistyką eventu, czyli rozpisanym co do godziny harmonogramem, zawierającym takie punkty jak montaż sceny, rozwieszanie brandingu, rozstawienie mebli, przyjazd stoisk itd…
Krok 5 – Trzy dni wyjęte z życia
Bo mniej więcej tak to wygląda – wstajesz rano i idziesz montować event, a kładziesz się spać, gdy ostatni papierek zostanie sprzątnięty. Naszym najważniejszym sprzętem oprócz wspomnianego harmonogramu, było radio przypięte do paska, mikrofon w klapie i słuchawka w uchu. Tak się komunikowaliśmy przez te trzy dni, i dzięki temu wiele spraw w trakcie eventu można było na szybko rozwiązać. Gdy jednak zadania są precyzyjnie określone, to wszystko przebiega dobrze, a ewentualne „wpadki” pozostają niewidoczne dla uczestników. W tym miejscu należy wspomnieć, iż przy takich eventach niezwykle ważną rolę spełniają artyści, którzy się prezentują. To oni tak naprawdę tworzą atmosferę wydarzenia, wpływają na nastroje uczestników i przekazują emocje. Naszym zajawkowiczom udało się to w 200 proc. DJ i muzycy grali tak, że można było albo zacząć tańczyć, albo się zasłuchać. Grafficiarze stworzyli niesamowity mural, rolkarze i wrotkarze przejęli we władanie całą ulicę i byli prawdziwym hitem. Były sentymentalne występy taneczne w rytmie swingu oraz przesłodcy mimowie z czerwonymi nosami. Dziewczynki mogły się rozmarzyć przy pokazie hula hop i fire dance, już po zmroku. Gościliśmy też kilka stoisk z ciuchami i biżuterią hand made, przy których Paniom świeciły się oczy. Pufy i leżaki ze strefy relaksu zachęcały do odpoczynku. Strefa kilku foodtrucków stanowiła, szczególnie dla ekipy produkcyjnej, cenne źródło pozyskiwania niezbędnej energii, a już najbardziej ten, w którym była kawa.
Tymczasem wydarzyło się coś, o czym marzyliśmy podczas układania sobie tego eventu w głowach – całkowicie spontaniczna integracja pomiędzy artystami i uczestnikami. I takie momenty nastąpiły np., gdy lokalni mieszkańcy w drodze z zakupów przechodzili obok nas, zaciekawieni pytali o co chodzi, a potem wracali bawić się z nami, gdy ludzie telefonicznie ściągali znajomych, bo fajna impreza jest. Gdy nagle zamiast zejść ze sceny po swoim secie, DJ został i przez kolejną godzinę improwizował wraz z pianistą, który miał być następny. Gdy podczas premierowego wykonywania utworu, dziewczyna zaczęła performance z hula hop. I takich sytuacji było naprawdę wiele.
Krok 6 – podsumowanie
Cele zostały osiągnięte:
– formuła eventu się sprawdziła, połączenie grania na żywo z prezentacją alternatywnych form spędzania czasu podoba się ludziom;
– udało nam się trochę obudzić miasto, nawet jeśli na razie tylko jedną ulicę, to chcemy Dream Cloud produkować cyklicznie, a od czegoś trzeba zacząć;
– sprawdziliśmy świeżo pozyskanych event managerów wrzucając ich na głęboką wodę…. I dali radę, co oznacza, że mamy ekipę!
Co zawiodło:
– pogoda… a właściwie serwisy pogodowe, bo zapowiadały coś innego – niestety na to nigdy nie ma się wpływu i jest to ryzyko wliczone w organizację eventów w plenerze;
– Internet … na przyszłość potrzebne jest coś szybszego, bo robienie relacji na social mediach przy słabej sieci jest frustrujące.
Epilog – czas na następny
Szykujemy się do drugiej edycji, już nie tak spontanicznej jak ta pierwsza. Tym razem będzie więcej czasu na zdobycie partnerów oraz na zaangażowanie mediów w promocję. Przyjdzie więcej ludzi, zróżnicujemy jeszcze bardziej zajawki i dobierzemy równie klimatyczna muzykę. Dodam tylko, że na taki krok, czyli zrobienie eventu w miesiąc bez budżetu, ze świeżą ekipą, zdecydować się mogą kompletni wariaci, ale uwaga… tylko tacy z bardzo długoletnim doświadczeniem.
Magdalena Jabłońska
Już 16 października szkolenie z eventów! Prowadzą Aga Ciesielska i Magdalena Jabłońska.
Sprawdź program tutaj – KLIK 🙂
Zapisuję się = formularz
[[{“fid”:”13119″,”view_mode”:”default”,”fields”:{“format”:”default”},”type”:”media”,”attributes”:{“class”:”media-element file-default”}}]]
