Organizacja eventu trwa zazwyczaj od kilku tygodni do kilku miesięcy i jest zadaniem kompleksowym. Wymaga zgrania wysiłków ekip kreatywnych, technicznych, scenografów, sponsorów, gwiazd i innych osób, firm oraz ekip zaangażowanych w organizację wydarzenia. Zadaniem event managera odpowiedzialnego za efekt końcowy jest więc koordynacja pracy wszystkich ogniw, aby w tzw. godzinie „zero” wszystkie razem zadziałały bez zarzutu.
Dobry event manager musi być więc osobą dysponującą szeroką wiedzą i doświadczeniem, dobrze jest także, gdy posiada specyficzne cechy osobowości. Szef projektu eventowego powinien znać zagadnienia z zakresu marketingu i PR, być kreatywny, a także posiadać wiedzę techniczną, wymaganą do efektywnej współpracy z ekipami technicznymi oraz planowania eventu. Dodatkowo przydatne są zdolności organizacyjne i negocjacyjne, elastyczność, umiejętność szybkiego i rozsądnego reagowania na nieprzewidziane okoliczności, a także musi być odporny na stres i umieć podejmować szybkie i jednocześnie racjonalne decyzje działając pod jego wpływem.
Tymczasem event, w którego realizacji uczestniczy tak wiele podmiotów, jest jak żywy organizm, który potrafi zaskakiwać. Jednym z istotnych celów event managera musi być więc takie przygotowanie do wydarzenia, aby możliwość wystąpienia niesprzyjających okoliczności była zminimalizowana. Aby event mógł efektywnie spełniać swoją rolę, musi formułą realizować założone cele biznesowe, a także pozostawić po sobie dobre wrażenia i wspomnienia u uczestników. Dla nich event ma być dobrą zabawą, wydarzeniem, podczas którego zdobędą cenną wiedzę, nawiążą kontakty (w zależności od rodzaju wydarzenia). Z punktu widzenia gości eventu wszystko powinno przebiegać płynnie i sprawnie. Aby tak to mogło wyglądać z zewnątrz event manager i jego zespół mają więc przed sobą poważne zadanie.
A co może pójść nie tak? Skomplikowany organizacyjnie event niesie ze sobą wiele różnorodnych zagrożeń. Źródłem wszelkich problemów mogą być zarówno błędy organizacyjne, jak i okoliczności niezależne od organizatorów. Aby uniknąć tych pierwszych konieczne są efektywne wizje lokalne, przygotowanie szczegółowego scenariusza wydarzenia i zadbanie, aby wszyscy członkowie zespołu organizacyjnego doskonale go znali. Przydatne jest także przygotowanie scenariuszy awaryjnych, np. na wypadek załamania pogody w przypadku eventu plenerowego. Ogromnym błędem organizacyjnym jest także nadmierna oszczędność kosztów, która zawsze wiąże się z obniżeniem jakości oferowanych usług. Oszczędność w portfelu cieszy tylko do momentu, w którym tanie rozwiązania zaczynają zawodzić, a jest zbyt późno na wprowadzanie jakichkolwiek zmian. Nie warto przede wszystkim oszczędzać na podstawowych elementach, jak nagłośnienie, oświetlenie i multimedia. Istotną kwestią jest zadbanie na wstępnym etapie realizacji projektu, aby strona finansująca go miała tego pełną świadomość. Nieznajomość tematu i oparte na nim wymuszanie oszczędności prowadzą często do niezawinionych przez event managera i jego zespół „katastrof” podczas wydarzenia.
Częstymi błędami popełnianymi podczas organizacji eventu są: współpraca z niedoświadczonymi ekipami technicznymi, brak lub zbyt mała liczba prób technicznych i generalnych, nieprzestrzeganie godziny pełnej gotowości przed rozpoczęciem wydarzenia, złe planowanie logistyki itd. Powszechnie znane są przypadki eventów, podczas których zawodziła technika, a nieprzygotowani na takie kłopoty organizatorzy zamiast szybko i skutecznie je rozwiązywać, tracili głowy i sytuacja wymykała się spod kontroli. Należy pamiętać, że problemy techniczne mogą się zdarzyć zawsze, istotna jest jednak szybkość i sposób reakcji organizatorów. Dlatego warto mieć w zanadrzu przygotowane awaryjne rozwiązania popularnych problemów – np. namioty chroniące przed deszczem w przypadku imprez plenerowych, zapasowe mikrofony, ponadprogramowe komplety naczyń i sztućców do cateringu, zapasowe przedłużacze itp. Nie warto także zakładać, że wszystko uda się bez prób! Sytuacje, w których na jaw wychodzi złe przygotowanie organizatorów bywają dla gości zabawne, lecz kompromitujące dla organizatorów – bez względu na wszystko zostają zapamiętywane przez uczestników na długo, ale przecież nie o taką pamięć organizatorom chodzi.
Jak widać organizacja eventu wymaga dbałości o szczegóły, umiejętności przewidywania potencjalnych zagrożeń i skutecznego im zapobiegania. Kluczem do sukcesu jest więc efektywne planowanie oparte na doświadczeniu. Realizację projektu eventowego dobrze jest więc powierzać specjalistom, którym doświadczenie pozwala z jednej na nieograniczoną wyobraźnię w przewidywaniu ewentualnych kłopotów, a z drugiej podpowiada najlepsze rozwiązania umożliwiające uniknięcie ich lub bieżące rozwiązywanie.
Swoją wiedzą i doświadczeniem dotyczącym profesjonalnej organizacji wydarzeń specjalnych podzielę się z Państwem w trakcie szkolenia z event marketingu organizowanego przez PRoto.pl i MeaGroup.
Marzena Godlewska
Dyrektor Zarządzający Mea Group.
Już 30 sierpnia w Warszawie.
