Jakiś czas temu uwagę branży marketingowej zwrócił głośny przetarg Lipton Teas and Infusions. Biorące udział w spotkaniu agencje stwierdziły, że reprezentujący firmę audytor nie był przygotowany do rozmowy z podmiotami biorącymi udział w postępowaniu. Ponadto, według nich nie było to – tak, jak twierdził Lipton – zapytanie ofertowe, a zwykły briefing w toczącym się już przetargu. Sprawą zainteresowało się Stowarzyszenie Komunikacji Marketingowej SAR, które pouczyło firmę. Nie przyniosło to jednak oczekiwanych efektów.
W listopadzie 2024 roku do udziału w przetargu Lipton Teas and Infusions zostało zaproszonych 11 agencji, w tym Warsaw Creatives, Huta 19, Hand Made, Grupa Przestrzeń, Ancymony, Altavia Kamikaze + K2, VML, Havas Creative, SEC Newgate CEE, Enyo i AWX. Ostatecznie udział w briefingu wzięło dziewięć z nich – podaje press.pl.
Jak czytamy, przetarg wywołał duże poruszenie w branży. Biorące udział w postępowaniu agencje przekazały, że reprezentujący firmę audytor nie był przygotowany do briefingu. Z krytyką spotkały się także zaproponowane przez Liptona warunki.
Firma odpowiedziała na zarzuty, twierdząc, że nie był to przetarg, a jedynie wstęp do niego, czyli zapytanie ofertowe. Ponadto, Lipton podkreślił, że „celem zapytania ofertowego skierowanego w październiku 2024 roku było dotarcie do szerokiej liczby podmiotów, tak by nie ograniczać się do zawężonej grupy agencji i wyłonić tę właściwą w jak najbardziej rzetelny i efektywny sposób” – pisze źródło.
„Postępowanie to jest konkursem ofert i funkcjonuje w zgodzie z zasadami prawa polskiego, procedurami i standardami polityki firmy tak, jak w przypadku każdego innego postępowania zakupowego. Przy ocenie ofert brane są pod uwagę m.in. kryteria jakościowe, cenowe, zgodność podmiotów z polityką firmy oraz przyjętą linią kreatywną. Agencje, które zgłosiły się do konkursu zostały zaproszone na pierwsze spotkanie, które odbyło 25 października. Podczas wydarzenia przedstawiono brief dotyczący zadań agencji. Na spotkaniu zostały zadane pierwsze pytania dotyczące zagadnień technicznych i formalnych. Kwestie wymagające głębszej analizy merytorycznej, przekierowane zostały do ekspertów zajmujących się komunikacją i marketingiem do dalszej analizy” – dodał Lipton w oświadczeniu przesłanym do „Presserwisu”.
Firma poinformowała też, że „w następstwie spotkania w toku postępowania konkursowego zostaną podjęte kolejne działania skierowane do agencji, które wyraziły chęć udziału w dalszych etapach”. „Otrzymają one brief w formie skróconego dokumentu oraz adres e-mail, na który będą mogły wysyłać szczegółowe zapytania dotyczące zadań agencji, budżetu oraz innych kwestii związanych z briefem” – przekazuje źródło.
Sprawą zainteresowało się SAR, które 18 listopada 2024 roku wydało specjalne oświadczenie. Stowarzyszenie wspomniało w nim, że spotkało się z przedstawicielem Liptona. Jak podkreśliło SAR, nie wpłynęło to jednak na prowadzony przez firmę przetarg.
Stowarzyszenie przeanalizowało proces w kontekście skutecznych praktyk przetargowych i wskazało, że na odstępstwa od standardów i nienależytą staranność.
Jak czytamy w oświadczeniu, SAR wskazało na brak rzetelnej analizy rynku i selekcji podmiotów. Według stowarzyszenia „przeprowadzenie Zapytania o Informację (RFI), pozwalającego na ocenę doświadczenia agencji i przedstawienie zespołów, umożliwiłoby lepszą selekcję uczestników i stanowiłoby profesjonalne przygotowanie do zapytania ofertowego”.
Kolejnym odstępstwem jest brak ograniczenia liczby podmiotów w zapytaniu wymagającym zaawansowanych prac (RFP). SAR podkreśla, że „Koalicja Organizacji Branżowych w ramach Białej Księgi rekomenduje zaproszenie maksymalnie pięciu agencji do przetargów obejmujących prace strategiczne i kreatywne (RFP)”.
SAR wskazało również na nieprzejrzystą komunikację. „Przetarg został zakomunikowany jako zapytanie ofertowe (RFQ), co w standardach zakupowych na całym świecie odnosi się wyłącznie do zapytania o cenę. Podkreślamy, że spółki komercyjne, w przeciwieństwie do podmiotów objętych prawem zamówień publicznych, nie muszą unikać słowa „przetarg”. Użycie terminu „zapytanie ofertowe” w kontekście obszernych briefów może wprowadzać w błąd i sugerować ograniczony zakres prac do wykonania w przetargu. Jasna i precyzyjna komunikacja jest kluczowa dla budowania profesjonalnych relacji z rynkiem i skutecznego pozyskiwania ofert spełniających cele zamawiającego” – wspomniało stowarzyszenie.
SAR doniosło, że doszło do spotkania z przedstawicielem Liptona. Podczas rozmów z Łukaszem Chałaczkiewiczem, General Managerem East Europe Lipton Teas and Infusions, przekazano opinie branży na temat prowadzonego postępowania i zaprezentowano opracowane w Dialogu Branżowym standardy. „Spotkanie przebiegło w dobrej i otwartej atmosferze, aczkolwiek jak nas poinformowano, nie wpłynęło na aktualnie prowadzony proces” – napisało SAR.
Oświadczenie zostało podpisane w imieniu Stowarzyszenia Komunikacji Marketingowej SAR i Zarządu SAR przez Pawła Tyszkiewicza, dyrektora zarządzającego SAR, a także Marcina Gaworskiego, prezesa zarządu SAR. (ao)
Źródło: press.pl, Lipton odpiera zarzuty agencji startujących w przetargu, ale nie wszystkie przekonuje, Agata Małkowska-Szozda, 3.11.2024
