Obecność prasy podczas wydarzeń to sposób na zadowolenie klienta oraz zwiększenie widoczności marki i publikacje w mediach. Dziennikarze otrzymują jednak tygodniowo od 10 do 20 zaproszeń na eventy. O tym, jak sprawić, by wybrali akurat nasze wydarzenie czytamy w portalu adweek.com.
Autorem porad jest Ben Hindman, współzałożyciel i CEO Splash – oprogramowania do event marketingu, używanego przez największe organizacje na świecie, m.in. Budweiser czy Nowy Jork. Jak czytamy, żeby dowiedzieć się, co tak naprawdę przekonuje media do udziału w wydarzeniach, o opinię poproszono 16 dziennikarzy z magazynów takich jak Men’s Health, Refinery29, Entrepreneur i International Business Times. Okazuje się, że poza ogólną „wyjątkowością” wydarzenia czy bliskością miejsca, ogromne znaczenie ma samo zaproszenie.
Nie zgub sensu (lub puenty)
Dziennikarze oczekują konkretów. Sami zdecydują bowiem, czy dany temat jest dla nich ciekawy i czy może powstać z niego jakaś historia – czytamy.
Bądź tak zwięzły, jak tylko to możliwe
Bardzo ważne jest zaprojektowanie zaproszenia, które można łatwo skanować, nie wygląda zwyczajnie i oddaje ogólny ton imprezy. W przypadku mało znanej marki warto wspomnieć o tym, czym się zajmuje. Przede wszystkim trzeba być zwięzłym. Jeśli dziennikarz będzie miał pytania, to je zada. Od zaproszenia oczekuje jasnej informacji, ze szczegółami na samym jej początku.
Poznaj swoich odbiorców
Związek wydarzenia z tematem, jakim interesują się dziennikarze, ma największy wpływ na liczbę otrzymanych RSVP – czytamy. Większość dziennikarzy nie chce i nie może brać udziału w wydarzeniach, które nie przyniosą korzyści im i ich czytelnikom.
Mieszaj grafikę z tekstem
Jak czytamy, pytani dziennikarze zgodnie przyznali, że dobrze zaprojektowane zaproszenie świadczy o jakości imprezy. Warto posługiwać się obrazem w treści mejla, a nie dodawać go w załączniku. Trzeba też upewnić się, że najważniejsze informacje o wydarzeniu są w formie tekstu, który można łatwo skopiować.
Porzuć PDF-y
Najlepiej całkiem zrezygnować z załączników – uważa autor. Rzadko ktokolwiek ma czas czytać długie komunikaty prasowe. Hindman twierdzi, że już słowa „Patrz załącznik” działają na niekorzyść nadawcy.
Dołącz kalendarz
Przycisk „Dodaj do kalendarza” w przypadku zaproszenia to jedna z najbardziej użytecznych funkcji i jednocześnie uprzejmy gest. Wystarczy upewnić się, że widoczne są wszystkie istotne szczegóły na temat doświadczenia, zwłaszcza – jak się tam dostać.
Podkreśl czas rozpoczęcia
Jak czytamy, taka informacja sprawia, że wydarzenie wydaje się bardziej zachęcające i łatwiej dostępne. Dziennikarze chcą wiedzieć, jak zaplanować czas. Podkreślają też, że to ich decyzja, na jak długo przyjdą – mogą „wpaść” na chwilę albo zostać dłużej, jeśli poczują taką potrzebę.
Zaznacz wiersz RSVP
Można skierować odbiorcę do strony wydarzenia za pomocą przycisku RSVP albo poprosić, by odpowiedzieli na zaproszenie mejlowo. Ważne jednak, by podane instrukcje były jasne i zwięzłe, a możliwość odpowiedzi łatwa i szybka, by dziennikarz z niej skorzystał.
Zapewnij opcję „plus jeden”
Jak czytamy, to szczególnie ważne dla dziennikarzy, nikt nie lubi chodzić na imprezy sam. Ważne więc, by w zaproszeniu zaznaczyć możliwość przyjścia z osobą towarzyszącą. To zwiększa prawdopodobieństwo, że skorzystają z zaproszenia.
Mobile to priorytet
Można pomyśleć, że dziennikarze cały dzień spędzają przy biurku. Tak naprawdę są jednak ciągle w ruchu i często sprawdzają pocztę na przykład w czasie spotkania. Strona wydarzenia powinna być więc dostosowana do urządzeń mobilnych i szybko się włączać.
Zrezygnuj z klasą
Jeden follow-up wystarczy, by przypomnieć o swojej imprezie. Częstsze kontaktowanie się w tej spawie to przesada – czytamy. Brak reakcji oznacza po prostu, że dziennikarze nie są zainteresowani. (mb)
