Wśród osób nie mających na co dzień do czynienia z sytuacjami kryzysowym często panuje opinia, że dobrze przygotowany „manual” w krytycznym momencie wystarczy, by uporać się z zagrożeniem komunikacyjnym. Firmy chcące dobrze przygotować się do kryzysu dopytują też o procedury przepływu kontaktu czy symulacje i szkolenia, szukają odpowiedzi na pytanie, jak sprawnie formować sztab kryzysowy, z kim i w jakiej kolejności się komunikować.
Jeśli kryzys ma być dobrze i sprawnie zarządzany, odpowiednie procedury to jednak nie wszystko. Każda instytucja, chcąca dobrze poradzić sobie z komunikacją w kryzysie, poza merytoryką, powinna zadbać również o narzędzia nieco bardziej prozaiczne, a jednak niezbędne do prowadzenia komunikacji w sposób systematyczny. Jak? Przygotowując odpowiednio wcześniej takie elementy, które pozwalają usystematyzować pracę, zabezpieczyć kanały komunikacji przed przeciążeniem, a przede wszystkim oszczędzić czas. Mogą to być m.in.:
- Sala konferencyjna z niezbędnym wyposażeniem (systemem do telekonferencji, dobrym łączem internetowym, komputerami, TV z podglądem na kanały informacyjne) – tzw. crisis room, w którym sztab kryzysowy może bez zakłóceń pracować i podejmować kolejne decyzje.
- „Dark sites” – strony internetowe z gotowymi komunikatami, wymagającymi jedynie uzupełnienia w zależności od rodzaju kryzysu, na co dzień niewidoczne, w razie potrzeby udostępniane w sieci jednym kliknięciem myszki.
- Dodatkowe infolinie wraz z obsługą.
- Lista wszystkich niezbędnych kontaktów, zawierających nie tylko namiary do członków sztabu kryzysowego czy kluczowych liderów opinii, ale także wszystkich pracowników / podwykonawców, których działanie może okazać się potrzebne (np. informatyków, pracowników recepcji, kierowców, ochrony etc.).
Sprawna komunikacja to absolutna podstawa zarządzania kryzysem. Uprzednio przygotowane merytoryczne plany są równie ważne jak narzędzia, których w takich chwilach nie powinno zabraknąć. Warto pamiętać o tym, jeszcze zanim zagrożenie przerodzi się w kryzys. Jak przygotować wszystkie elementy niezbędne do sprawnego zarządzania sytuacja kryzysową? Opowiem na szkoleniu „PR kryzysowy„, już 31 stycznia! Zapisz się już teraz!
Magda Zwolińska
Account Director
Lighthouse Consultants
