Wpadając w rutynę, pomiędzy jednym projektem a drugim, codzienną realizacją zadań – często zapominamy o tym, że do przetargu trzeba się jednak dobrze przygotować… Są tylko dwa wyjścia: jest się wygranym albo przegranym po spotkaniu przetargowym. Inne rozwiązania nie wchodzą w „grę”. Oto w skrócie kilka ogólnych rad:
1. „Wyjaśnienie wszelkich wątpliwości” – poświęć odpowiednio dużo czasu na analizę dokumentów typu: SIWZ i brief, zadaj potencjalnemu klientowi konieczne pytania przed przystąpieniem do tworzenia prezentacji – nie możesz mieć żadnych wątpliwości. Brak wiedzy podczas przetargu i sprawdzonych informacji może zirytować potencjalnego klienta.
2. „Research tematu” – deleguj do danego przetargu zespół, który przygotuje research tematów, konkurencji, sprawdzi, jakie są tendencje w danych obszarach na rynku polskim, ale także i na świecie (często to bagatelizujemy).
3. „Co dwie głowy…” – nie pracuj sam nad przetargiem! Podziel racjonalnie zadania pomiędzy osoby w zespole.
4. „Jedna noc to za mało” – racjonalnie rozplanuj czas pracy nad przetargiem. Praca nad przygotowaniem materiałów tylko w jeden wieczór przed prezentacją u potencjalnego klienta to za mało!
5. „Story” – opracuj „historię”/scenariusz swojej opowieści, którą zaprezentujesz podczas spotkania. Ułatwi ona ciekawsze przedstawienie tematu. Nie ma nic gorszego i nużącego dla słuchacza niż to, gdy po każdym slajdzie podczas prezentacji słyszymy: „przechodząc do następnego slajdu”, „na kolejnym slajdzie przedstawiany”. Dobra opowieść „wciągnie” i zainteresuje słuchaczy. Ciekawa wizualnie prezentacja dodatkowo powinna uatrakcyjnić przekaz treści.
6. „Nudnie i długo o sobie” – odpowiednio uporządkuj dane o agencji, jej doświadczeniu, historii i projektach. Na każdy przetarg dopasuj informacje tak, aby mogły zainteresować klienta. Często próbujemy powiedzieć o naszych wszystkich doświadczeniach i projektach – to bywa nużące, długie i nudne…
7. „Ludzie są najważniejsi” – nie zapominaj podczas przedstawiania agencji o prezentacji konsultantów – to oni są najważniejsi w codziennej pracy – jeżeli potencjalny klient nie „polubi” Was na tym spotkaniu – choćbyście byli merytorycznie najlepsi – nic z tego 🙁
8. „Kto idzie?” – coraz częściej pojawiają się na spotkaniach przypadkowe osoby z agencji, które docelowo nie będą miały żadnego udziału w danym projekcie. Zainteresowanie tematem spotkania wykazują dzień przed, pytając: „co mam tam mówić?”. Dlatego warto, aby firmę reprezentowała, oprócz przedstawicieli zespołu delegowanego do pracy przy projekcie, osoba, która zajmuje się pozyskiwaniem klientów w agencji. To ona systematyzuje zasady współpracy, odpowiada za odpowiednie przygotowanie i przebieg prezentacji podczas spotkania. Buduje każdorazowo zespół delegowany do przetargu. Nasz PR podczas spotkania jest ważny, często o tym zapominamy…
9. „Serce i rozum” – istotne są treści merytoryczne, ale prezentacja przekazana bez emocji, zaangażowania, pozytywnej energii nie porwie potencjalnego klienta. Jeżeli my jesteśmy znudzeni tym, o czym opowiadamy, to jak inni mają nam zaufać? Przećwiczmy prezentację na głos w zespole! Spotkanie u potencjalnego klienta potraktujmy jak premierę w teatrze – przed którą zawsze konieczne są próby, aby się udało…
10. „Realnie o PR” – nie obiecujmy, że dzięki naszej pracy nastąpi w błyskawicznym tempie poprawa w każdym obszarze działalności potencjalnego klienta. PR nie jest „receptą na wszystko”. Nie ma specjalistów od wszystkiego…
Zatem: wiedza, doświadczenie, przemyślany plan działania, zgrany zespół, uśmiech i pozytywna energia – powinny pomóc w kolejnych spotkaniach z potencjalnymi klientami. Wiem, że to nie takie proste, ale powodzenia!
Marta Winiarek-Miętus, ekspert public relations
Czytaj także:
Przemysław Kołak: prościej znaczy skuteczniej
Barbara Labudda: nie poprawiaj klienta, tylko odpowiadaj na jego potrzeby
Czarnowski: nasz rynek zachwyca się miganiem, błyskaniem… a nie zawartością merytoryczną
Czechowski: deficyt umiejętności i wiedzy o kliencie
