Event marketing potocznie rozumiany jest jako organizacja imprez. Jednak czy to nie jest uproszczenie?
Organizacja eventu trwa zazwyczaj od kilku tygodni do kilku miesięcy. Rozpoczyna się od planowania i kreacji zgodnej z celami biznesowymi zleceniodawcy. Pod tym kątem dobierane jest również miejsce imprezy, czas trwania, catering, scenografia, multimedia, nagłośnienie, prowadzący, obecność gwiazd oraz mediów i wiele innych kluczowych dla eventu elementów. Są one wzajemnie od siebie zależne, dlatego osoba zajmująca się przygotowaniem wydarzenia powinna posiadać szeroką wiedzę z zakresu marketingu, powinna wykazywać się kreatywnością i znajomością technicznych zagadnień. Ponadto powinna cechować się wytrwałością, doskonałą organizacją pracy, charyzmą, a także asertywnością. Odpowiednia osobowość z całą pewnością będzie atutem przy ustalaniu procedur organizacyjnych z ewentualnymi podwykonawcami, przy rozliczaniu wydarzenia, czy przy egzekucji ustalonych zasad.
Sumienność w przygotowaniu pozwala na zminimalizowanie ryzyka wystąpienia nieprzewidywalnych wcześniej zagrożeń i spokojne oczekiwanie na dzień realizacji. Jednak nie jest to czas na odpoczynek, będzie na niego pora po zakończonej sukcesem realizacji. Co zatem robić w tym czasie? Perfekcyjnie przygotowany event to również często niezauważalne szczegóły, na który wpływ ma event manager i jego zespół projektowy. Przykładem może być impreza organizowana w pomieszczeniach zamkniętych. Wydaje się, że wówczas anomalie pogodowe nie mają znaczenia. Goście jednak muszą przejść z parkingu do wejścia. W sytuacji, gdy zapomnieli parasolek wyjścia są dwa, powrót do domu albo przemoknięcie. Jakże pomocna okazuje się wówczas obsługa, która poinstruowana przez event managera i wyposażona w duże parasolki, może zaproponować odprowadzenie gości z samochodów pod samo wejście, chroniąc przed przemoknięciem. Zaplanowanie nawet najdrobniejszych szczegółów jest świadectwem profesjonalizmu event managera, a uśmiech na twarzy uczestników sukcesem wydarzenia.
Jak planować przedsięwzięcie eventowe, aby zakończyło się sukcesem? W oparciu o jakie kryteria prawidłowo określić cele? Jak unikać potencjalnych zagrożeń? Jak skutecznie zarządzać czasem, aby swoją uwagę skierować również w kierunku najdrobniejszych szczegółów?
Na te i wiele innych pytań dotyczących profesjonalnej organizacji wydarzeń specjalnych, odpowiem w trakcie szkolenia „Event marketing – jak zostać profesjonalnym organizatorem eventów, jak określać swoje oczekiwania, ustalać procedury, egzekwować, rozliczać, podsumowywać i organizować pracę przy eventach?” Już 16 lutego w Warszawie. Zapraszam!
Marzena Godlewska
Dyrektor Zarządzający
Mea Group
