„Wysłane z telefonu, proszę nie zwracać uwagi na literówki” – to nie najlepszy sposób na zrobienie dobrego wrażenia w korespondencji elektronicznej. Większość z nas otrzymuje codziennie dziesiątki e-maili i nic dziwnego, że na nie obojętniejemy. Często klikamy „wyślij” szybciej, niż sami zdążymy przeczytać napisaną przed chwilą wiadomość.
Nieprzywiązywanie wagi do korespondencji w internecie jednak źle świadczy o naszej marce – przypomina Shani Harmon w artykule na hbr.org. Jeśli czujesz, że e-maile, które wysyłasz, nie brzmią tak, jak powinny lub nie pomagają realizować Twoich celów – sprawdź, czy nie popełniasz któregoś z wymienionych przez autorkę błędów.
Piszesz zbyt długie wiadomości. Oczywiście, kontekst jest niezbędny dla zrozumienia tego, co starasz się przekazać, jednak dodatkowe informacje nie mogą być długości „Zbrodni i kary” Dostojewskiego – podkreśla autorka. Pamiętaj, że dorosły człowiek skupia się na e-mailu zaledwie przez około 8 sekund. Przejdź do rzeczy jak najszybciej.
Urywasz wątki. Jest spora różnica – pisze autorka – między byciem zwięzłym a byciem oschłym. Uważaj, by nie przeskakiwać z jednego zagadnienia na drugie bez zastanowienia, czy odbiorca za Tobą nadąża. Jeśli otrzymujesz zwrotki z prośbami o doprecyzowanie informacji, to znak, że wysyłane przez Ciebie wiadomości muszą być lepiej konstruowane.
Źle hierarchizujesz informacje. Musisz się upewnić, że od początku adresat zrozumie, o co prosisz i dlaczego powinien Ci pomóc – radzi Shani Harmon. Szczególnie ważne jest podawanie najpierw najważniejszych informacji, a nie tych, które są tylko dodatkiem. Nie pisz szyfrem, bo nikt go szybko nie pojmie – czytamy.
Lista odbiorców jest zbyt długa. Zastanów się, czy naprawdę każdy powinien odebrać od Ciebie e-maila. I widzieć wszystkie inne adresy.
Shani Harmon ponadto przypomina, że korespondencja elektroniczna to komunikacja niewerbalna – odbiorca, który nie widzi Twojego wyrazu twarzy, nie słyszy tonu głosu i nie widzi gestów, może błędnie zinterpretować wiadomość jako mało uprzejmą czy wręcz niegrzeczną. Autorka tekstu na hbr.org radzi, jak tego uniknąć:
– wyraźnie napisz w temacie, na czym dokładnie Ci zależy i po co piszesz;
– prośby umieść na samym początku wiadomości, by być pewnym, że zostaną one przeczytane. Nie każdy zapoznaje się z treścią do końca;
– pogrub imiona osób, do których się zwracasz. Zwiększy to szansę na bycie wysłuchanym i zrozumianym;
– pamiętaj o uprzejmości. Pośpiech jej nie sprzyja, dlatego staraj się pisać e-maile dokładnie i spokojnie. Przykładaj wagę do reguł grzecznościowych.
Shani Harmon jest współzałożycielką firmy Stop Meeting Like This. Zajmuje się usprawnianiem pracy m.in. w przedsiębiorstwach z listy Fortune 500.
(mp)
