Pod koniec ubiegłego miesiąca informowaliśmy o powstaniu Białej Księgi Branży Komunikacji Marketingowej, zawierającej zbiór dobrych praktyk, które mają na celu ułatwienie klientom i agencjom prowadzenie działań związanych z przetargami. Deklaracja dotycząca dobrych praktyk i standardów współpracy na linii klient-agencja została podpisana przez osiem organizacji działających w ramach branży komunikacyjnej.
Pierwszy z dziewięciu rozdziałów Białej Księgi został opublikowany w listopadzie 2017 roku. Zawiera on zbiór dobrych praktyk i standardów efektywnej współpracy reklamodawcy z agencją. Teraz pojawiły się dwa kolejne rozdziały: PR i Eventy, zawierające wytyczne i rekomendacje dla tych obszarów. Znajdują się w nich m.in. przygotowane przez obie strony (klientów i agencje) wzorcowe narzędzia i dokumenty przetargowe.
Opublikowane rozdziały obejmują zagadnienia istotne dla efektywności procesu przetargowego, jego kosztów i wyników. Poruszane są w nich m.in. kwestie takie jak:
– analiza potrzeb i określanie celów biznesowych,
– źródła dla budowania wiedzy o rynku dostawców w eventach i public relations,
– zapytanie o informację – RFI (Request For Information) w kategorii Eventy i w kategorii PR (wytyczne oraz wzorcowe dokumenty),
– rekomendowane modele przetargów w komunikacji marketingowej w eventach i PR-ze,
– brief przetargowy w eventach i PR-ze – wytyczne i wzorcowe dokumenty,
– rekomendacje dotyczące komunikacji w przetargach i dostępności klienta na etapie przetargu – wytyczne dotyczące briefu, spotkań de-briefingowych i sesji kierunkowych,
– szczegółowy harmonogram przetargu i minimalny czas w przetargach PR-owych i eventowych,
– kryteria i wagi ocen w przetargach oraz wzorcowe arkusze ocen,
– terminy płatności i koszt pieniądza w czasie,
– opłaty za udział w przetargu,
– ochrona praw autorskich w przetargu,
– zasady prawidłowego kosztorysowania (w rozdziale Eventy), wytyczne oraz wzorcowe tabele.
Powyższe rozdziały Białej Księgi można znaleźć na stronie internetowej. Tekst na temat przetargów PR-owych znajduje się tutaj, a materiał o przetargach eventowych – tutaj. (pp)
