Prawdopodobnie każdy event manager podczas organizacji eventu nie wie, potocznie mówiąc, w co włożyć ręce. Elementy wydarzenia, które uczestnicy często biorą za oczywiste – jak np. wystrój wnętrza, oprawa audio-wizualna, dobór cateringu czy występy artystyczne – stanowią efekt wielotygodniowej (jeśli nie wielomiesięcznej), stresującej pracy. Jednym zdaniem: krew, pot i łzy.

Z eventu na event zastanawiam się, co można zrobić, żeby tej krwi przelać jak najmniej, a łzy płynęły jedynie ze szczęścia po zakończonej z sukcesem realizacji. Kilka lat w branży nauczyło mnie, że nie ma jednej recepty na wszystkie dolegliwości związane z organizacją wielopoziomowego i wieloosobowego projektu, jakim jest event.

Na szczęście można wdrożyć kilka zdroworozsądkowych wskazówek i technik, dzięki którym organizacja wydarzenia pójdzie trochę łatwiej, a na pewno podniesie nasze poczucie pewności, że wszystko będzie dopięte na ostatni guzik.

1. Uwolnij głowę od trosk i list zadań

Organizacja eventu wiąże się z wszechobecnym poczuciem przytłoczenia, dziesiątkami, jeśli nie setkami obowiązków i terminów. Próbując to wszystko zapamiętać, otrzymać w zamian można tylko ból głowy.

Ludzka pamięć to najgorsze z możliwych miejsc na przechowywanie listy zadań, terminów czy zobowiązań innych członków projektu. Jak stwierdził George A. Miller w swoim słynnym już artykule „The Magical Number Seven”, nasz umysł jest w stanie przechować w pamięci krótkoterminowej między 5 a 9 informacji jednocześnie (średnio 7).

Jedną z najważniejszych rzeczy, jaką można dla siebie zrobić, jest zatem nietrzymanie „rzeczy” w głowie. Każde, nawet najmniejsze zadanie związane z eventem warto w jakiś sposób uwiecznić. Jednym sposobem są klasyczne listy papierowe. Ich zaletą jest oczywiście prostota, szybkość tworzenia oraz niski koszt. Niestety papier nie umożliwia sortowania pozycji oraz łatwej edycji informacji.

Pod tym względem zdecydowanie lepiej sprawdzi się choćby tabela w Excelu czy jego sieciowy odpowiednik, Google Sheets. Obydwie aplikacje udostępniają opcję filtrów do sortowania tabeli (np. po kolejności alfabetycznej), a także ukrywania nieinteresujących informacji. W przypadku Google’a rozwiązanie to jest dostępne całkowicie za darmo.

Innym bezpłatnym narzędziem on-line jest Asana.com – platforma do zarządzania projektami i współpracy grupowej. Asana pozwala na łatwe i szybkie tworzenie list projektowych oraz współdzielenie zadań z innymi osobami.

2. Zamknij oczy i przygotuj się na nieznane

Dobrze sporządzana lista zadań, której nie trzymamy w głowie, to oczywiście tylko jeden krok we właściwym kierunku. Osobę zarządzającą eventem często przeraża nie tylko to, co ma już zaplanowane, ale to, czego jeszcze nie wie – co mógłby omyłkowo ominąć w swoich przygotowaniach. O to niestety nie trudno, biorąc pod uwagę mnogość szczegółów organizacyjnych.

Jednym ze sposobów – poza tradycyjną wizją lokalną – który praktykuję już na wstępnym etapie planowania jest „wirtualna wycieczka po evencie”. Zamykam oczy i staram się wczuć w rolę uczestnika np. konferencji branżowej. Wyobrażam sobie, jak podjeżdżam na miejsce, wychodzę z samochodu, przechodzę przez drzwi budynku, zmierzam w kierunku hostess, aby odznaczyć się na liście obecności, a następnie udaje się w wyznaczone miejsce. W tej wyimaginowanej wycieczce staram się zwracać uwagę na wszelkie szczegóły:

– czy zaparkowałem w miejscu publicznym czy też na miejscu zapewnionym przez organizatorów?

– czy droga z parkingu do miejsca eventu była dla mnie jako uczestnika czytelna? Czy trafiłem na obsługę bądź odpowiednie oznaczenia?

– czy budynek był odpowiednio obrandowany?

– czy w środku wystrój wnętrza zrobił na mnie wrażenie? Co konkretnie zobaczyłem?

– czy stałem w kolejce, czy też hostessy potrafiły sprawnie rejestrować gości? Itp.

Po takiej wirtualnej sesji spisuję wszelkie uwagi i pomysły w punktach, a następnie weryfikuję je ze swoją listą projektową oraz – co równie ważne – z kosztorysem.

3. Jeśli nie wiesz, od czego zacząć, zacznij od początku. Czyli od porządku

Zarówno twój katalog projektowy, jak i skrzynka pocztowa nie powinny przypominać straganu z rozmaitościami. Dość często widuję skrzynki, w których wszystkie wiadomości – zarówno te przeterminowane, jak i wymagające pilnego działania – są ze sobą wymieszane. W trakcie eventu nawet najmniejszy bałagan stanowi problem. Przy intensywnej pracy, w dodatku na krótkich terminach, nie można sobie pozwolić na tracenie czasu przez wyszukiwanie plików czy ustaleń z wiadomości elektronicznych. Oczywiście istnieją mechanizmy wyszukiwania dokumentów, ale jeszcze szybszym sposobem na odszukiwanie niezbędnych informacji jest stosowanie tradycyjnych katalogów.

W pierwszej kolejności należy uporządkować dokumenty oraz maile. Jednym ze sprawdzonych sposobów jest tworzenie nazw folderów, stanowiących składowe organizacyjne eventu, jak np.:

– lista uczestników

– materiały graficzne

– ustalenia i umowy

– zdjęcia z wizji lokalnej

– zaproszenia itd.

W kontekście utrzymywania porządku w folderach projektowych bardzo istotne jest stosowanie się do prostej zasady: „dotykaj danej rzeczy tylko raz”. W praktyce oznacza to, że po otworzeniu maila, powinniśmy z miejsca podjąć jakieś działanie:

– szybka odpowiedź

– przekazanie zadania odpowiedniej osobie

– zapisanie na listę zadań

Na końcu zaś taki mail powinien trafić do odpowiedniego folderu.

4. Opracuj szczegółowy harmonogram eventu, zaczynając od końca

Dzięki zastosowaniu się do powyższych punktów przygotowanie szczegółowego harmonogramu okaże się dużo prostsze i szybsze. Jednym z popularniej stosowanych szablonów eventowych jest diagram Gannta (lub jego różne mutacje), który bardzo klarownie przedstawia na wykresie zadania, czas potrzebny na ich wykonanie oraz zależności między poszczególnymi etapami projektu.

Częstym wyzwaniem przy tworzeniu harmonogramu prac jest oszacowanie czasu potrzebnego na realizację poszczególnych działań. Aby nie wpaść w pułapkę źle wyznaczonych terminów, warto zacząć planowanie od ostatniej fazy danego etapu lub miniprojektu. Dla dokładniejszego zobrazowania posłużę się przykładem wysłania zaproszenia do grupy docelowej eventu. Zazwyczaj znamy konkretny, ostateczny termin dystrybucji pierwszego mailingu (który wynika z czasu niezbędnego na zbudowanie zasięgu i skuteczne dotarcie do odpowiedniej ilości osób). Odejmując dzisiejszy dzień od tego terminu, otrzymamy ogólną ilość dni potrzebną na całościowe przygotowanie zaproszenia. Dysponując tą informacją, możemy skuteczniej alokować czas na poszczególne etapy tego miniprojektu, tj.: napisanie tekstu zaproszenia, zaakceptowanie go z klientem, przygotowanie projektu graficznego, skompletowanie bazy danych itp.

5. Przygotuj szablony na przyszłość

Po evencie lepiej nie pozbywać się dokumentów z zakończonego projektu. A przynajmniej nie do czasu, gdy zrobisz z nich właściwy użytek. Przydatne mogą być w szczególności kosztorysy, oferty, zdjęcia obiektów, maile do podwykonawców – czyli wszelkiego rodzaju materiały powtórnego użytku, na bazie których można opracować szablony do kolejnego projektu.

Każdy event to kopalnia wiedzy i doświadczenia, z których należy czerpać pełnymi garściami. Im mocniej napracujesz się przy jednej realizacji, tym teoretycznie mniej czasu i wysiłku będziesz potrzebować przy kolejnym, podobnym projekcie. Życzę Ci dużo spokoju i sprawnego planowania pracy podczas organizacji swojego wydarzenia!

Patryk Leszczyński, Senior Communications Consultant w agencji ITBC Communication, autor bloga www.zyskacnaczasie.pl

24 czerwca w Warszawie

EVENT NARZĘDZIEM PR

Sprawdź program!

Praktyczne szkolenie, które poprowadzi eventowy ekspert i blogerka Agnieszka Ciesielska z PR-owym wsparciem Patryka Leszczyńskiego z ITBC Communication.

Spora dawka eventowego know-how, wyłącznie praktyczna wiedza, poparta prezentacją licznych case studies oraz ćwiczenia w grupach. Nauczymy się m. in. jak zarządzać eventem step by step, jak pogodzić prowadzenie eventu z kampanią PR-ową, jak uniknąć wpadek, jak współpracować z dostawcami i jak dobierać partnerów. Zaprezentowane zostaną praktyczne narzędzia oraz formatki dokumentów eventowych. Polecamy!