Event – o czym warto wiedzieć?

Historia
Historia eventów jest bardzo długa. Począwszy od czasów antycznych, kiedy każdy obywatel doceniał znaczenie greckiej agory czy też rzymskiego forum, poprzez średniowieczne turnieje rycerskie i odpusty, czasy nowe i wielkie ceremonialne zgromadzenia nazistów, aż do dziś ludzie doceniają znaczenie eventów. Niegdyś organizacja tego typu spotkań była domeną władzy, obecnie coraz większą rolę eventy odgrywają w polityce marketingowej firm, które za ich pomocą przekazują ważne, z ich punktu widzenia, treści. Jest to oryginalna forma przekazania haseł i idei dużej liczbie osób. Event jest bardzo silnym narzędziem komunikacji z klientem. Ma tę dodatkową zaletę, że działa w dwóch kierunkach. Oznacza to, że oprócz oddziaływania na konsumenta możemy w stosunkowo szybkim czasie określić poziom zadowolenia klienta zarówno z eventu, jak i prezentowanych na nim poglądów czy też produktów.

Siła przekazu
W Polsce jeszcze mało osób docenia wagę, znaczenie, a przede wszystkim siłę oddziaływania eventu na świadomość konsumentów. To właśnie udana impreza zadecyduje o mocy przekazu marketingu szeptanego i treści, jaką będzie ze sobą niósł ów przekaz. Potęga przekazu „od ucha do ucha” jest ogromna. Bardzo często zdanie bliskich nam osób decyduje o naszych późniejszych wyborach. Warto zatem zadbać, aby wspomniany przekaz był dla firmy organizującej event jak najkorzystniejszy. Zatem udana impreza przekłada się na późniejszy pozytywny przekaz marketingu szeptanego.

Event – klient nasz pan
Eventem zwykło się nazywać imprezy mające trafić do szerokiej publiczności. W Polsce ta nazwa ma szerokie zastosowanie. Nazywamy tak zarówno wielkie imprezy masowe, jak i małe kameralne spotkania dla wybranych gości. Event traktowany jako impreza dla klienta to wydarzenie, do jakiego należy podejść we właściwy sposób.

Organizacja eventu na pozór wydaje się łatwa. Zdaniem „fachowców” wystarczy zaprosić jakiś zespół, zrobić konkurs, zadbać o obecność znanej gwiazdy i o prezenty dla gości. Jednak sama obecność tych elementów w scenariuszu naszej imprezy nie jest gwarancją końcowego sukcesu. Brak wiedzy na temat właściwego przygotowania imprezy powoduje, że efekt finalny jest daleki od oczekiwań zleceniodawcy. Wówczas zazwyczaj mamy do czynienia z imprezą nudną i bez wyrazu. To zaś przejawia się w tym, iż przybyli goście nie są zadowoleni. Ich odczucia przekładają się na negatywne opinie na temat firmy organizującej event, a wiadomo wizerunek firmy przekłada się na jej zyski. Dbając o dobro naszego klienta musimy znać przynamniej podstawowe tajniki organizacji eventu.

Co zrobić, aby impreza była udana?
Przede wszystkim zadbajmy o to, aby od samego początku sprawnie działała komunikacja pomiędzy klientem, a agencją oraz pomiędzy agencją i podwykonawcami. Należy jasno określić standardy komunikacji tak, aby przebiegała sprawnie i bezproblemowo. Pozwoli nam to zaoszczędzić czas i fundusze oraz zapewni spokój przy realizacji projektu.
Przygotowując event starajmy się zadawać jasne i krótkie pytania, które pozwolą nam sprecyzować zamierzenia klienta i pozwolą spełnić stawiane przez niego wymagania. Dzięki temu dobrze poznamy cele i plany, jakie z organizacją imprezy wiąże klient i łatwiej będzie nam odpowiedzieć na jego oczekiwania.
Planując imprezę należy pamiętać, aby dobrze zagospodarować czas. Zatem dla poszczególnych zadań trzeba planować tzw. „deadline” po to, aby mieć go w zanadrzu na wypadek nieprzewidzianych okoliczności.

Scenariusz
Przygotowując scenariusz imprezy pamiętajmy o podstawowych zasadach. Miejsce imprezy powinno ściśle wiązać się z tematem danego wydarzenia bądź do niego nawiązywać. Jego wybór jest bardzo ważny, gdyż w dużej mierze będzie wpływał na późniejsze opinie o imprezie. Ważna jest też jego dostępność dla zaproszonych gości. Najlepiej, jeśli destynacja nawiązuje do charakteru imprezy i profilu uczestników. Czas jest nie mniej ważnym elementem. Należy dobrać go w taki sposób, aby pasował zaproszonym gościom oraz odpowiadał randze wydarzenia. Chcąc aby nasza imprezę odwiedzili także dziennikarze należy sprawdzić co w danym dniu robi konkurencja, czy nie przypada na dany dzień święto, ważna uroczystość itd. 
Najlepszym sprawdzianem i odpowiedzią na pytanie, czy dobrze dobraliśmy miejsce i czas będzie frekwencja w dniu imprezy.
Scenariusz imprezy jest niczym kręgosłup. To właśnie kierując się ustalonym z klientem planem działania będziemy organizowali imprezę. Scenariusz musi być ciekawy, nowatorski, adekwatny do planowanego budżetu, zgodny z założeniami klienta, niosący ze sobą przesłanie. Za każdym razem należy indywidualnie podejść do potrzeb klienta. To da nam pewność, iż realizowany przez nas scenariusz jest wyjątkowy i jedyny w swoim rodzaju. Należy zwrócić uwagę, kim jest grupa docelowa. Inaczej bawią się młodsi, a inaczej starsi. Od tego w dużej mierze zależy wachlarz możliwości w propozycjach atrakcji, ale nie ma tu zasady. Należy starać się dotrzeć do każdej z grup obecnych na imprezie. Zatem, gdy jest to towarzystwo mieszane zaproponujmy coś zarówno mężczyznom, jak i kobietom, młodszym i starszym. Gość musi mieć poczucie, że właśnie o nim pomyślano planując event. Już samo zaproszenie gości może być czymś niezwykłym. Przykładowo – do każdego z gości możemy wysłać gońca w stroju z epoki, który osobiście zaprosi na uroczystość.

Cały czas musi się coś dziać – impreza powinna mieć swoje tempo i dynamikę. Dlatego też ważnym elementem przygotowań jest stworzenie tzw: minutówki, która obrazuje czasowo działania krok po kroku w dniu (dniach) realizacji. Impreza musi być ciekawa. Zbyt długie przemowy i pokazy nie skupiają uwagi zaproszonych. Nie sposób wymienić wszystkich istotnych elementów, bo te różnią się w zależności od rodzaju imprezy. Niczego nie może zabraknąć. Braki to fiasko wielu imprez.

Propozycji atrakcji w zależności od miejsca imprezy jest wiele. Starajmy się dowiedzieć, jakie niespodzianki były obecne na dotychczasowych imprezach klienta. Szukajmy różnorodności, nowych rozwiązań. Zaskoczmy gości. Elementem zaskoczenia może być miejsce, czas, wystrój, przebranie zaproszonych, gość specjalny. Dzięki temu impreza będzie ciekawa i każdy miło ją będzie wspominał. To zaś przełoży się na poprawny wizerunek firmy. Pamiętajmy, że atrakcje należy dobrać do miejsca i profilu uczestników. Wyobrażacie sobie koncert wielkiej gwiazdy jazzowej na pikniku rodzinnym?
 
Zadbajmy o komfort zaproszonych gości i podwykonawców. Przed każdą imprezą osobiście wszystko sprawdźmy. Dbajmy o detale. Wydać się to może śmieszne, ale w perspektywie organizacji udanej imprezy ważne są najdrobniejsze szczegóły. Czasem brak serwetek może zepsuć wrażenie najlepiej przygotowanej imprezy. Należy znaleźć takie rozwiązania, które będą odzwierciedleniem powyższych wskazówek jednak z uwzględnieniem planowanego budżetu.

Zakończenie
To bardzo ważny element w organizacji eventu. Opuszczających miejsce imprezy gości warto obdarować czymś niezwykłym. Nawet drobny upominek sprawi zadowolenie wśród zaproszonych. Pamiętać należy, aby była to rzecz nawiązująca do charakteru imprezy i zgodna z misją firmy. Gości możemy również odwieźć do domu. Możliwości jest wiele, jednak zasada jest jedna – goście muszą wyjść z imprezy zadowoleni i miło ją wspominać. To, jak kojarzyć się będzie naszym gościom impreza, przełoży się na wizerunek firmy. Ponadto możemy po pewnym czasie przesłać zaproszonym materiały z imprezy. Może to być zdjęcie lub film upamiętniające to wydarzenie. Miejsce, które wynajęliśmy na czas trwania naszego eventu, pozostawmy w takim stanie, w jakim je przyjęliśmy. Tak w wielkim skrócie można opisać najważniejsze etapy przygotowania imprezy. Dobrze zorganizowana impreza przekłada się na dobry wizerunek firmy.

Paweł Sochacki, PR Director Business Media Communication
pawelsochacki@bmc.media.pl