Jednym z częstych pytań jakie zadaje sobie klient jest to, czy zrobić dany event z agencją czy bez. Agencja pobiera prowizję, agencja pobiera opłaty za koordynację, agencja pośredniczy pomiędzy ogniwami, które de facto można zatrudnić samemu. W tym artykule opowiem krótko, jakie są zalety i wady współpracy z agencją i kiedy można pracować faktycznie poza nią.
Droga do sukcesu
Klient wysyła brief obrazujący kształt i cele wydarzenia do zorganizowania. W zamyśle chce zobaczyć kreatywne pomysły, chce zobaczyć załogę, która to obsłuży, podwykonawców i formułę organizacji całego przedsięwzięcia. Sam brief i oferta jaka zostanie wypracowana są dopiero wstępną grą do realizacji i absolutnie nie gwarantują niczego. To klient decyduje, czy wybierze agencję A, B czy C. Nieodłączną składową oferty jest jej kosztorys. I tu widnieją składowe za poszczególne pozycje, z którymi można polemizować, czy są zasadne czy też nie. Klient podejmuje polemikę nad ich zasadnością na spotkaniu lub artykułuje je w mailach. Widziałam kosztorysy, które zawierają 1 proc. prowizji, natomiast mają za koordynację wpisane bajońskie sumy. To jak informujemy Klienta o naszych zarobkach jest tylko sygnałem, że gdzieś ten koszt faktycznie jest.
Argumenty „za” współpracą z agencją
Klient chce mieć temat „z główki”. Chce mieć dodatkowe zasoby ludzkie, które zajmą się techniką, scenografią, menu, komunikacją z lokalizacją, hostessami. Postawi stronę www, zajmie się szatą graficzną wydarzenia, przygotuje identyfikatory, banery, agendy, materiały konferencyjne. Klient chce mieć temat zrobiony w sposób perfekcyjny i wynajmuje do tego specjalistów robiących takie wydarzenia latami z różnymi zleceniodawcami. Co jeszcze? Klient chce mieć podpisane wszystkie umowy z ogniwami współpracującymi, chce delegować na agencję kary umowne za niedopilnowania, chce zarządzać procesem odgórnie. I jest to wygoda – bo robiąc event raz do roku na 500 osób, musiałby zatrudnić co najmniej 2 ludzi pełnoetatowych, którzy będą tę pracę wykonywać z poziomu klienta. A pracy jest dość sporo.
A przeciwko?
Polemika: „czy warto” zaczyna się na kosztorysie. Bo agencja tłucze prowizje na kosztach trzecich. Agencja chce zarobić i najchętniej jak najwięcej. Warto rozważyć, czy nasze dodatkowe zasoby są tego warte, czy event jest na tyle skomplikowany, aby go dać przygotować zewnętrznie. Zdarza się coraz częściej, że klienci część kompetencji sami przejmują. Należą do nich współpraca z hotelem, opłacenie świadczeń cateringowych i wynajem sal konferencyjnych. I faktycznie nie dziwi mnie to – bo to prosty proces i nie wymaga rzeczywiście wielkiej logistyki. Gorzej, gdy nie wiemy, ile będzie ludzi na evencie, a każdy pokój musimy zapłacić i zarezerwować dla każdego gościa. I tu znowu agencja się przydaje, bo zna triki, które blokują możliwości rezerwacji pokojów bez ryzyka ich opłacenia. Znowu – wiedza kosztuje. Klienta może kosztować 100 proc. pełnopłatnych pokoi na imprezie, na której z różnych przyczyn ląduje zaledwie połowa. Czy warto?
Nasz – jest ściśle tajne
Przeciwko stają też argumenty struktur firmy, treści, które są dystrybuowane na wydarzeniu i udostępnianie materiałów tajnych firmie, z którą pracujemy przy evencie. Warto te wątpliwości rozstrzygać na etapie umów i wspominać w zwrotach materiałów, ich utylizacji po realizacji.
Kontakty
Każda agencja dzierży w swoich zasobach listę kontaktów wypracowanych latami. W nich są telefony do grafików od wizualizacji, scenografów, banku hostess, koordynatorów, animatorów czy specjalistów od wybuchów konfetti. Oczywiście nic prostszego taki kontakt zdobyć przez wyszukiwarkę Google. Wartość kontaktu sprawdzonego z kontaktem wyszukiwarki Google jest niewspółmierna. Bo to człowiek finalnie dostaje swoją kompetencję, którą musi wykonać najlepiej. I jeśli to jest nawet człowiek od robienia pucharów – to my planiści, musimy mieć pewność, że za człowiekiem stoi jakość, profesjonalizm wykonania i dbałość o szczegóły.
Wielokrotna współpraca agencji z hotelami daje wypracowane upusty na robienie konferencji. Agencje podpisują czasem umowy na realizację kilku imprez w jednym hotelu – gwarantując tym samym zlecenia, ale blokując niską wartość ceny za usługi hotelarskie. Klient takich progów nigdy sam dla siebie nie osiągnie na przestrzeni 1 roku. A agencja może tym samym w prosty sposób wypracować budżet na swoją obsługę. I to jest kolejny argument idący w kierunku zaufania agencji.
Polemika: „z agencją czy przeciwko” może mieć tyle samo zwolenników ile przeciwników. W moim wachlarzu doświadczeń eventowych są już takie eventy, których klient w żaden sposób sam by nie przygotował. Należą do nich imprezy masowe, konferencje biletowane czy takie, w których źródła finansowania kryją się pod sponsoringiem. Agencje niechętnie biorą takie zlecenia – bo logistyka obsługi takich imprez jest wyczerpująca finansowo, nerwowo i mentalnie. Wizja braku rentowności eventu może być druzgocąca za każdym razem. A były już przypadki wielkich festiwali w Polsce, które wielkie korporacje powiozły z torbami i zmusiły do ogłoszenia upadłości. Obowiązków agencji jest dużo. Ale te w zakresie aspektów księgowych, prawniczych, logistycznych absolutnie dają klientowi pewność, że będzie miał wszystkie noce spokojnie przespane i tak zwany święty spokój na realizacji. Pracę event managerską paradoksalnie może wykonywać każdy, ale czasu i wiedzy potrzebnej na jej realizację już nie ma każdy w nadmiarze.
Agnieszka Ciesielska, Event Manager, autorka bloga eventowablogerka.pl
Zapisz się na PRaktyczne szkolenie 20 czerwca w PRoto
EVENT MANAGEMENT – program szkolenia
Polecamy wszystkim, którzy chcą doskonalić swoje umiejętności w zarządzaniu eventami, wykonują zadania eventmanagerskie i potrzebują praktycznej wiedzy z tego zakresu.
