Komunikacja wewnętrzna i employer branding z każdym rokiem stają się coraz bardziej istotnymi obszarami w dobrze funkcjonujących firmach. Odpowiedni kontakt z pracownikami i dbanie o ich potrzeby nie zawsze są jednak łatwymi zadaniami. Dzisiejsza rzeczywistość, która jest pełna bodźców, wymusza na firmach poszukiwanie nowych, skutecznych kanałów komunikacji, a także sposobów na zrozumienie oczekiwań i budowanie zaangażowania.
Czytaj też: Autentyczność najważniejszą wartością w EB i komunikacji wewnętrznej? Trendy na 2025 rok
Dbałość o doświadczenia pracownika
Komunikacja wewnętrzna już dawno przestała pełnić funkcję tylko przekaźnika informacji. Mamy coraz większy wpływ na budowanie zaangażowania pracowników i ich doświadczenia – od momentu wejścia do organizacji, aż po jej opuszczenie. Rola specjalistów będzie rosła, to oni wiedzą, jaki będzie najbardziej efektywny i angażujący sposób, aby dotrzeć nie tylko do umysłów, ale i serc pracowników. W dużych, dojrzałych organizacjach, komunikatorzy wewnętrzni pracują nad zaangażowaniem i poczuciem dumy z pracy ze specjalistami z obszarów HR, DEI i EB (w Banku BNP Paribas zapraszamy do współpracy także osoby działające w sieciach pracowniczych). Natomiast w mniejszych firmach osoby odpowiedzialne za komunikację same prawdopodobnie będą pełnić taką funkcję, dlatego warto dokształcać się i zdobywać wiedzę przygotowującą do tego wielowektorowego działania.
>>> Bądź na bieżąco z informacjami ze świata komunikacji. Subskrybuj newsletter PRoto!
Ciągła walka o uwagę
Wpływ na budowanie zaangażowania pracowników jest istotny – coraz częściej musimy wręcz „bić się” o uwagę pracowników. W pędzącym, pełnym bodźców świecie naszym wyzwaniem jest dotarcie do nich. Dlatego powinniśmy zadbać o to, aby przekazy i sposób działania były dostosowane do ich oczekiwań. Wspierając realizację celów biznesowych organizacji, warto słuchać głosu pracownika i dążyć do tego, by w zakresie komunikacji wewnętrznej odpowiadać na jego potrzeby – np. personalizować komunikaty, zaprosić do wspólnego tworzenia komunikacji czy udostępnić narzędzia, dzięki którym będzie aktywnym odbiorcą, ale na swoich zasadach. Nie zawsze wprowadzenie takich narzędzi jest łatwe, a nawet możliwe w krótkim czasie (budżet, regulacje korporacyjne, dojrzałość technologiczna organizacji), ale warto do tego dążyć. Taka asynchroniczna komunikacja daje pracownikowi większą sprawczość, a tym samym buduje jego zaangażowanie.
Weryfikacja kanałów i wykorzystanie potencjału
Przebodźcowanie, którego wszyscy doświadczamy, powinno skłonić nas do refleksji i weryfikacji dotychczas wykorzystywanych kanałów dotarcia. Może z części z nich warto zrezygnować albo zastąpić je takimi, które dają pracownikom wybór. Osobiście uważam, że nadal niewykorzystany potencjał mają wewnętrzne podcasty. O ile format wideo jest już dość popularny, szczególnie w dużych firmach, o tyle komunikacja głosowa nie. A to w porównaniu z wideo dużo tańszy format, dający możliwość dotarcia z komunikatem również w sytuacjach, w których żaden inny format się nie sprawdzi, np. podczas przejazdów pracownika, a nawet w jego czasie wolnym, np. podczas treningu.
>>> Szukasz pracy? Zobacz najnowsze ogłoszenia na PRoto.pl!
W pracy jak w domu
Jesteśmy społeczeństwem aplikacji. Wszystko chcemy mieć pod ręką, móc załatwić tu i teraz przez telefon. To również ważna wskazówka dla komunikacji wewnętrznej, szczególnie w organizacjach rozproszonych, np. w firmach produkcyjnych. W mojej opinii nadal nie wykorzystujemy potencjału telefonów komórkowych i innych urządzeń mobilnych do bieżącej komunikacji z pracownikami. Jeśli istnieje, to nie jest wykorzystywany jako kanał pierwszego kontaktu i budowania „bliskości” z firmą. Komunikacja mobilna jest wygodniejsza i natychmiastowa, co czyni ją potężnym narzędziem angażującym pracowników.
Wyciąganie wniosków i słuchanie
Nie będziemy efektywnie angażować pracowników, nie znając ich potrzeb, rytuałów, opinii. Dlatego, o ile „content is a king”, to „data is a queen”. By tworzyć efektywny ekosystem komunikacyjny, powinniśmy czerpać z różnych źródeł: dane HR dotyczące zadowolenia i satysfakcji pracowników, narzędzia monitorujące efektywność kanałów komunikacji, skrzynki zapytań czy – jak to robimy w Banku BNP Paribas – platforma zbierająca feedback w czasie rzeczywistym. Dzięki niej, zarówno menedżerowie, jak i obszar HR mogą monitorować nastroje i potrzeby pracowników.
>>> Szukasz pracownika? Dodaj ogłoszenie na PRoto.pl!
AI dla ludzi, a nie zamiast nich
2024 rok był z pewnością rokiem sztucznej inteligencji. Niektórzy w związku z tym wieszczyli rychły koniec niektórych branż, w tym komunikacji, ale sądzę, że jest to przedwczesne. AI ma ogromną moc, ale pamiętajmy, że napędzana jest przez nas ludzi, przez naszą wiedzę i kompetencje. AI będzie coraz większym wsparciem – ułatwi nam proste, ale czasochłonne zadania, jak np. research. I tu wracamy do kwestii danych – chcesz działać skuteczniej, musisz wiedzieć jak. Aby wiedzieć jak, musisz albo sam znaleźć na to odpowiedź albo wesprzeć się bazą wiedzy, którą jest właśnie AI. Takie korporacyjne bazy zasilane AI to ogromne wsparcie dla komunikacji wewnętrznej.
Prościej, ale nie tracąc z oczu nikogo
Komunikacja powinna być zrozumiała dla wszystkich, niezależnie od stanowiska i roli, którą pełnimy w organizacji, dlatego jej upraszczanie nadal będzie istotne. Warto postawić na grono ekspertów prostego języka, by wszystkie materiały były zrozumiałe dla każdego odbiorcy. „Prościej” nie oznacza jednak, że ze wszystkimi interesariuszami powinniśmy komunikować się tak samo. Uniwersalizm jest wygodny, ale nie jest równościowy, a treści muszą być dostosowane do różnych preferencji, aby język komunikacji wewnętrznej był inkluzywny.
Wewnętrzni influencerzy, także ci z najwyżej półki
Nie od dziś wiadomo, że jednym z najbardziej skutecznych sposób komunikacji i wywierania wpływu jest „word-of-mouth”, dlatego nadal warto korzystać z niego w organizacjach, oczywiście w kontrolowany i przemyślany sposób. Ludzie wolą słuchać innych, niż dostawać bezosobowy komunikat z organizacji. Dlatego warto zadbać o stworzenie grona firmowych „influencerów”, którzy będą wspierać działania komunikacji wewnętrznej. Często będą skuteczniejszym, bo bardziej autentycznym, „nośnikiem” informacji. W tym kontekście widzę też ogromną rolę menedżerów. Na co dzień mają wiele swoich wyzwań, na których muszą się skupić. Jeśli jednak nie będą służyć za przykład, nie będą zaangażowani w kaskadę komunikacyjną i nie będą rozumieli swojej roli w tym procesie, to mogą być nawet „hamulcowymi” zmian. Uzyskanie ich wsparcia i zaangażowania jest ponadczasowe i zawsze istotne.
Monika Trojan-Stelmach, menedżerka zespołu komunikacji wewnętrznej w Banku BNP Paribas
Ma ponaddwudziestoletnie doświadczenie w prowadzeniu całościowych projektów z zakresu komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, doradztwa wizerunkowego, kryzysowego oraz media relations zarówno w międzynarodowych, jak i w polskich agencjach PR, w instytucji publicznej oraz w sektorze komercyjnym i w NGOs. Wspiera też strategicznie i komunikacyjnie działania w obszarze employer brandingu. Od pięciu lat pełni funkcję menedżerki zespołu komunikacji wewnętrznej w Banku BNP Paribas. Jest absolwentką Wydziału Dziennikarstwa i Nauk Politycznych Uniwersytetu Warszawskiego (specjalizacja marketing medialny i public relations), studiów podyplomowych na Wydziale Psychologii Uniwersytetu Warszawskiego (psychologiczne podstawy komunikacji medialnej) oraz na Akademii Leona Koźmińskiego (budowanie wizerunku pracodawcy – employer branding). Jest konsultantką prostego języka oraz sojuszniczką społeczności, którym zagraża wykluczenie w społeczeństwie i w miejscu pracy.
