Efektywność, współpraca i zaufanie w zespole to święty Graal współczesności. W poszukiwaniu ich źródeł wiosną tego roku, wraz z Julitą Dąbrowską, doktorantką zarządzania na Akademii Leona Koźmińskiego, odwiedziłam siedem polskich software house’ów. Naszym zadaniem było odkrycie odpowiedzi na pytanie, na czym polega sekret wysokiej wydajności najlepszych zespołów. Okazało się, że źródeł sukcesu trzeba szukać w kulturze organizacyjnej.
Czego możemy się nauczyć od zespołów programistów? Poniżej siedem wskazówek dla specjalistów od komunikacji, którzy chcą, aby ich firma stała się bardziej zwinna. Jeśli chcesz popracować nad kulturą organizacyjną swojej firmy, zwróć uwagę na następujące elementy.
1. Pytaj ludzi o zdanie i pozwól im na wybór. Jedną z rzeczy, które robią pracodawcy przedstawieni w „7 wspaniałych w IT*”, jest umożliwienie pracownikom partycypacji w zarządzaniu i wybieraniu tych inicjatyw, w które chcą się włączyć. Zamiast narzucać zadania do zrobienia, pozwól im na samodzielność i podejmowanie działań komunikacyjnych w ramach swoich uprawnień. Jedne osoby są stworzone do wystąpień publicznych, inne piszą porywające posty. Samodzielna inicjatywa buduje w pracownikach poczucie własnej wartości, a ponadto uczy odpowiedzialności.
2. Bądź szczery w komunikacji. PR-owcom dość łatwo przychodzi pokrywanie lukrem wiadomości dla pracowników, szczególnie jeśli są niekorzystne. Jednak zaufanie w zespole buduje tylko radykalna szczerość. Bycie szczerym wobec pracowników to mówienie im, co naprawdę firma przeżywa – dobre czy złe rzeczy. Utrata kluczowego klienta czy zwolnienie pracownika to informacje, którymi należy się dzielić z całym zespołem. Dzięki takiej transparentności wszyscy mogą się czegoś nauczyć. O radykalnej szczerości w zespołach można przeczytać więcej w książce Kim Scott „Radical Candor” (w Polsce dostępnej pod tytułem „Szef wymagający i wyrozumiały. Jak skutecznie zarządzać, nie tracąc ludzkiego oblicza”).
3. Celebruj wspólnotę. Najlepsze organizacje regularnie ćwiczą „higienę” zespołową, uznają za wartość czas spędzany razem (czasem też wspólnie z rodzinami). Własna „radiostacja”, bot z mikrogratulacjami czy comiesięczne spotkania integracyjne – efektywne organizacje dbają o utrzymanie poczucia więzi i doceniania się nawzajem. Zaproponuj zespołowi coś, co będzie Waszym rytuałem wspólnotowym – i pomóż mu go wdrożyć.
4. Rozmawiaj o wartościach. Wszystkie konflikty w zespole da się rozwiązać, jeśli tylko oponenci mają wspólne wartości. W naszym badaniu okazało się, że budowanie firmy na wspólnych wartościach nie tylko przyśpiesza jej wzrost, ale i stanowi rodzaj filtru, według którego dobierają się współpracownicy i klienci. W szczególności budowanie firmy na odpowiedzialności i transparentności sprawia, że wszyscy członkowie firmy się o nią troszczą. Jeśli w Waszej firmie nie ma spisanych wartości (oraz, co jeszcze ważniejsze, zachowań, które się z nimi wiążą), możesz wyjść z taką inicjatywą i pomóc w kodyfikowaniu wspólnych wartości, przeprowadzić proces ich wyodrębniania i selekcji.
5. Ćwicz empatię. Wszyscy chcemy obcować z ludźmi, którzy okazują współczucie samemu sobie i innym. W nowoczesnych, klientocentrycznych firmach chodzi o to, by uczyć pracowników odgadywania potrzeb innych ludzi, w tym klientów. Dobrym sposobem praktykowania empatii jest jej wyrażanie wobec siebie nawzajem. Zanim wystosujesz komunikat, zastanów się: jakie mają potrzeby Twoi odbiorcy? Czego pragną? A czego się boją?
6. Zamiast ultimatum stosuj jasne zasady. Choć brak ultimatum w pracy może wydawać się chaosem pozbawionym granic, generatywna kultura organizacji polega na ustalaniu jasnych zasad dla pracowników w sposób pełen szacunku. Zamiast autorytarnego stylu prowadzenia firmy („Masz to zrobić!”) stosuj podejście polskich software house’ów, które pomijają walkę o władzę i działa na rzecz zachowania szacunku. Najlepsi pracodawcy wyjaśniają obowiązujące zasady i obdarzają pracowników dużym zaufaniem. Zastanów się, czy misja firmy i zasady panujące w Twojej firmie są jasne dla wszystkich.
7. Stwórz culture booka. Kultura firmowa może być rozpatrywana na trzech poziomach: podstawowe założenia, wartości i fizyczne artefakty. Culture book pozwala zebrać w jednym miejscu wszystkie informacje, które są esencją kultury organizacyjnej Twojej firmy – wartości, zasady, styl pracy i komunikacji. To pigułka wiedzy, która ułatwi poznanie firmowej kultury kandydatom (którzy rozpatrują aplikowanie do firmy) czy pracownikom (np. nowym osobom w zespole). Projektowanie culture booka może też okazać się dobrym momentem do zweryfikowania istniejących procesów i rozłożenia ich na czynniki pierwsze oraz okazją do współpracy całego zespołu.
Parafrazując Annę Kareninę, efektywne zespoły odnoszą taki sam sukces, ale każda niefektywna firma cierpi na swój własny sposób. Zbadane przez nas organizacje są różne, ale stosują te same dobre praktyki. Można zatem stwierdzić, że budowanie kultury organizacyjnej na wspólnych wartościach, szczerości, partycypacji i jasnych zasadach jest nie tylko propozycją, ale wręcz nowym paradygmatem, z którym prędzej czy później zetknie się każda aktywnie działająca organizacja. Dlatego warto poświęcić zagadnieniu kultury organizacji większą uwagę już dziś.
Marta Smyrska, PR Consultant & Content Strategist, Smyrska PR
Pomaga firmom i ludziom w opowiadaniu ich historii. W branży PR od 2000 roku. Odpowiadała za działania PR dla takich klientów jak: Carrefour Polska, Krajowa Rada Bezpieczeństwa Ruchu Drogowego, Wawel, Miasto Stołeczne Warszawa, Panattoni Europe. Specjalizuje się w komunikacji instytucjonalnej oraz w content marketingu. Współautorka e-booka „7 wspaniałych w IT”.
* Publikację z analizą przypadków, wynikami badania i rekomendacjami dla pracodawców można pobrać bezpłatnie na stronie. W badaniu udział wzięło: 7 polskich software house’ów: 10Clouds, BinarApps, Boldare, Monterail, Pragmatists, SoftwareMill, STX Next uhonorowane w prestiżowym rankingu Clutcha, który wyróżnia firmy o wysokiej wydajności i jakości stosowanych rozwiązań, a kryterium wyboru jest ocena klientów.
