Tekst ten, jako kontynuacja poprzedniego artykułu, poświęcony jest tematowi zasad, jakich powinien się trzymać organizator przetargu na usługi obejmujące szeroko rozumianą komunikację marketingową w trakcie finalnych przygotowań oraz przeprowadzania całego procesu. Mają one służyć dobru wszystkich stron – zarówno klienta, jak i agencji starających się o nowy kontrakt. Respektowanie ich jest szczególnie istotne ze względu na fakt, że odnoszą się one do kulminacyjnego momentu opracowywania przez zaproszone podmioty ofert oraz wyboru tej najlepszej.
Zaufanie i otwartość
Gdy już dokonamy rzetelnej selekcji podmiotów, z którymi rozważamy współpracę warto im zaufać. To absolutnie elementarne, ale przy założeniu, że w gronie firm startujących w przetargu znajdują się sami profesjonaliści postępujący zgodnie z dobrymi praktykami biznesowymi, otwarcie na drugą stronę będzie miało wyłącznie pozytywne skutki. Chodzi tu o przyjęcie, że wszyscy gramy do jednej bramki, a dzielenie się z naszymi potencjalnymi partnerami w miarę możliwości pełnią informacji, potrzebami czy problemami naszej marki, pozwoli im skroić oferty szyte na miarę, specjalnie dla nas. Dlatego już na samym początku, na zasadach poufności, przekaż uczestnikom przetargu wszelkie potrzebne dane marketingowe. Dzięki temu z jednej strony zespół odpowiedzialny za tworzenie dla Ciebie oferty będzie miał doskonały punkt oparcia i tym samym zaoszczędzi dużo swojego czasu i pracy, a Ty zwiększasz prawdopodobieństwo otrzymania satysfakcjonującego produktu. Otwarta i partnerska współpraca oznacza korzyści dla Was wszystkich.
Z otwartością wiąże się dostępność. Jak zostało to wspomniane wcześniej – przygotowania oferty na kreację lub strategię (czy też na obie rzeczy na raz) mogą trwać kilka tygodni. Bardzo prawdopodobne, że firma biorąca udział w przetargu, mając nawet komplet danych, którymi dysponuje Twoja firma, będzie chciała zadać różne pytania. Z tego względu osoby odpowiedzialne za przygotowanie przetargu w miarę możliwości powinny być dostępne, tak aby uczestnicy mogli na bieżąco rozwiewać swoje wątpliwości i w pełni zrozumieli oczekiwania klienta. Dobrym zwyczajem jest, jeżeli w proces przetargowy zostaje włączona osoba decyzyjna, tak na poziomie przygotowania, briefów, jak i briefowania agencji. Oznacza to również oczywiste usprawnienie przebiegu całego procesu.
Równość i zasady
Z całą pewnością organizator powinien upewnić się, że wszyscy uczestnicy biorący udział w przetargu posiadają pełnię informacji odnośnie warunków zgłaszanych propozycji. To jest właśnie kwestia dobrego zbriefowania oraz jasnego wskazania naszych oczekiwań. Do tego zespoły przygotowujące ofertę powinny mieć pełną świadomość zasad oceny prac. Siłą rzeczy pozwoli to uniknąć sytuacji, w której nasze oczekiwania „rozjeżdżają się” ze świadomością naszego potencjalnego biznes partnera. W tym i innych przypadkach należy również przestrzegać zasad równości, tak aby żaden podmiot nie był w tym czy innym zakresie dyskryminowany lub traktowany gorzej.
To samo odnosi się do poziomu wiedzy uczestników względem warunków kontraktu. Wszystkie startujące firmy jak najwcześniej powinny posiąść wiedzę na temat planowanego wynagrodzenia, wszystkich kwestii związanych z zarządzaniem projektem czy ram czasowych kooperacji. To bardzo istotne, aby nasi partnerzy mieli pełną świadomość jak biznesowo widzimy współpracę z nimi. Z przykładowymi wzorami kontraktów na usługi z zakresu komunikacji marketingowej można zapoznać się na naszej stronie www.
Czas i szacunek
Wcześniej pisałem o odpowiednim zaplanowaniu czasowym przetargu. Dziś chciałbym to powtórzyć i podkreślić. Czas w każdym biznesie jest bardzo cenny, stąd szanowanie czasu partnera biznesowego jest miernikiem odpowiedzialności biznesowej. Niestety nie raz spotykaliśmy się z sytuacjami, kiedy organizator przetargu planował cały proces tak, że walczące o kontrakt agencje nie miały do dyspozycji wystarczającej ilości czasu, aby przygotowywana oferta spełniała wszystkie założenia i satysfakcjonowała jej autorów. Takie warunki sprawiają, że w praktyce zespoły odpowiedzialne za prace przetargowe rzucają wszystkie inne obowiązki byle tylko w pełni skoncentrować się na tym jednym zadaniu. Jest to ewidentna szkoda dla projektów bieżących, niepotrzebny stres i często nadgodziny. Jak się potem okazuje całe to poświęcenie jest ponoszone tylko po to, aby dowiedzieć się, że cały proces przetargowy uległ nagłemu zamrożeniu czy wyhamowaniu bez finalnego rozwiązania. Najgorszą z kolei praktyką łamiącą zasady zawarte w ustawie z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji jest odwoływanie przetargów bez pokrycia kosztów uczestnictwa w nim. Stąd zasady EACA/WFA wzywają do podjęcia możliwie szybko decyzji i otwartego informowania o wynikach postępowania.
Warto jest też pamiętać, że sam organizator potrzebuje czasu, żeby poznać partnera biznesowego. Stąd konieczność przeznaczania odpowiedniej ilości czasu na prezentację oferty. Niezwykle trudno jest nawiązać kontakt i zrozumieć drugą stronę jeżeli czas przeznaczony na prezentację umożliwia jedynie zapoznanie się
z ofertą, natomiast nie ma już miejsca na swobodną dyskusję czy może wręcz debatę strategiczną.
Klarowne określanie oraz przestrzeganie przez organizatora wyznaczonych reguł jest bardzo istotne. Z tego względu zalecałbym, aby w miarę możliwości, wyniki przetargu byłby ogłaszane w ciągu tygodnia od daty ostatniej prezentacji. Oczywiście najczęściej jest tak, że wymagany czas na podjęcie finalnej decyzji może być dłuższy, szczególnie w przypadku oceny projektów kreatywnych. Co zrozumiałe wszystko powinno się odbywać zgodnie z określoną wcześniej procedurą, której świadomość posiada każdy z uczestników. Z całą pewnością powinna ona zawierać formę przekazania informacji oraz gwarantować, że zostanie ona przekazana wszystkim zainteresowanym w tym samym czasie. Ponadto dobrym zwyczajem jest udzielanie wyczerpującego feedback’u agencjom, które nie wygrały. Jasność kryteriów wyboru to jeden z fundamentów dobrze przeprowadzonego postępowania przetargowego. Jest to postępowanie fair, które zawiera również pierwiastek edukacyjny i prorozwojowy dla uczestników gry rynkowej.
Kolejną bardzo istotną sprawą świadczącą o naszym poszanowaniu pracy uczestników przetargu jest przestrzeganie praw autorskich. Czasem zdarza się tak, że niektóre koncepcje agencji, która nie okazała się finalnym zwycięzcą przypadły klientowi do gustu czy odpowiadają jego wyobrażeniom i potrzebom. W takiej sytuacji, oczywiście jeśli chciałby je wykorzystać, należy pamiętać, że mówimy o dobrach intelektualnych, które mają swoją wartość oraz właściciela. Legalne i tym samym zgodne z dobrymi praktykami jest ich wykorzystywanie wyłącznie w następstwie wykupienia do nich praw od twórców.
I na koniec – oceniajmy także samych siebie!
Jak wynika z przedstawionych w tym i poprzednich tekstach zasad, ogólne powodzenie przetargu w dużej mierze zależne jest od kultury biznesowej organizatora. Przez co nasze zachowanie, zaangażowanie i podejście do biznes partnerów wpływa na jakość przygotowanej przez nich prezentacji/oferty. Dlatego też chciałbym zaproponować wszystkim osobom odpowiedzialnym za procesy przetargowe, aby w ich ramach oceniali nie tylko podwykonawców, ale także samych siebie. Warto krytycznie przeanalizować cały proces od strony organizacyjnej w celu poszukiwania konkretnych elementów, które mogły być lepiej poprowadzone czy zaplanowane. Wewnętrzna uczciwa ewaluacja pozwoli w przyszłości uniknięcie ewentualnych błędów czy potknięć przez co, jak to bywa w procesach, w których występuje kilka stron, zyskają wszyscy.
