Kosztorys – wyzwanie dla każdej agencji, a także klienta. Znalezienie kompromisu pomiędzy stronami to często tygodnie pracy. Gdy budżetu dużego nie ma lub jest mniejszy niż pierwotnie klient zakładał, warto przyjrzeć się bliżej naszym kosztorysom i spróbować zoptymalizować wydatki. Zobaczmy, gdzie szukać oszczędności w budżecie eventowym.
Im mniej podwykonawców – tym lepiej
Załóżmy, że mamy do zorganizowania Bal na Tysiąc Par, a na nim dziesiątki zadań do przygotowania w ramach naszego eventu. Mamy lokację, ochronę, artystów, hostessy, catering, dekorację stołów i całe mnóstwo spraw, które zwykle przygotowujemy. Spróbujmy te zadania pogrupować na kategorie. Łączenie zadań w ten sposób z pewnością zajmie nam trochę czasu. Jednak jeśli przyjrzymy im się bliżej – okaże się, że nie potrzebujemy na przykład kwiaciarni, która przygotuje bukiety na stoły, bo może to zrobić catering – często za symboliczną kwotę. Idąc dalej – lokacja może przejąć zakres kompetencji obejmujący ochronę, możemy wykorzystać część techniki, jaka jest już do użycia, od ręki, a nawet wyposażenie garderoby dla artystów. Nasi podwykonawcy będą się czuli lepiej – mając więcej obszarów odpowiedzialności, a my pewniejsi, że wszystko będzie dopilnowane. I kilka zleceń na jednej fakturze na pewno da nam mniej dokumentów dla księgowości. Z doświadczenia mogę zapewnić, że przy łączeniu obszarów odpowiedzialności kosztorys wzrasta symbolicznie – nie zaś według cennika firmy specjalizującej się tylko w danej kategorii. Im mniej partnerów – tym lepiej dla naszego budżetu.
Sponsorzy
Każdy event można spieniężyć pakietami sponsoringowymi. Tylko że to wymaga czasu i dużo samozaparcia. Jeżeli nie planujemy pakietów, możemy zastanowić się, czy sponsorzy nie mogą stać się ambasadorami atrakcji, jakie chcemy, aby na evencie się wydarzyły. Może to być sponsoring atrakcji artystycznych, degustacji drinków, tancerzy czy też pokazów akrobatycznych. Sponsorom i partnerom łatwiej się też przekonać do kwoty rzędu kilkuset złotych i szybciej uzyskać na nią akceptację, niż próbować załatwiać sponsora na pakiety złoty, srebrny czy brązowy za kilka, kilkanaście tysięcy złotych. Czasem mniej oznacza więcej, a nasze zaplecze możliwości rośnie wówczas kilkukrotnie. Budowanie naszego budżetu tzw. małymi kroczkami – może nam dostarczyć więcej korzyści niż kilka sprzedanych pakietów.
Wolontariusze
Największe eventy w naszym kraju są wspierane przez armie wolontariuszy. Młodych, kreatywnych ludzi, pragnących zdobyć doświadczenie w organizacji wydarzeń, a także chcących poznać smak bycia częścią teamu eventowego na produkcji. Dziesiątki wolontariuszy czekają w klubach studenckich, na forach eventowych, w kanałach social media czy też w zasięgu naszych znajomości. Nie bójmy się im proponować pracy. Doświadczenie zdobywa się właśnie na realizacjach i wolontariusze tak zbierają swoje dokonania i kolekcjonują referencje. Te zaś pomagają im szybciej znaleźć pracę po zakończeniu studiów lub nawet w czasie ich trwania. Wolontariusze na evencie zwykle pomagają w pracach porządkowych, obstawiają punkty informacyjne, recepcje czy też są wsparciem na parkingach. Ich pomoc jest ogromna, a radość w uczestniczeniu w dużym przedsięwzięciu – jeszcze większa. No i koniec końców optymalizują nam budżet w kadrach potrzebnych do obsługi wydarzenia.
Współpraca z lokalną areną artystyczną i podwykonawczą
Nie mając dużego budżetu – dobrze jest znaleźć artystów czy podwykonawców z miejscowości, w której dane wydarzenie jest organizowane. Z pewnością będzie to kolejny krok w kierunku optymalizacji naszego budżetu – bo odchodzą nam koszty dojazdów, diet, artystów i noclegów. Nierzadko zdarza się, że artyści i podwykowcy z jednego miasta się znają. Za ich rekomendacją możemy dobrać do współpracy DJ-a, a nawet lokalnego partnera od techniki. Im więcej wysyłamy komunikatów do świata odnośnie naszych potrzeb, tym częściej świat nam sprzyja. Artystów lokalnych można także wyszukać w telewizyjnych programach rozrywkowych typu Mam Talent czy Must Be The Music.
Rozmawiajmy
Wszystkie powyższe rekomendacje sprowadzają się do jednego wspólnego mianownika – rozmawiajmy otwarcie o naszych potrzebach i oczekiwaniach. Im bardziej komunikacja między nami a klientem opiera się na zasadach wzajemnego wsparcia i zrozumienia – tym pomyślność realizacji bardziej satysfakcjonująca. O pieniądzach nie rozmawia się prosto. Ale im więcej ogniw zaangażowanych w proces myślenia – tym dla wszystkich lepiej i z korzyścią dla naszego zoptymalizowanego budżetu.
Agnieszka Ciesielska, Event Manager, autorka bloga eventowablogerka.pl
Zapisz się na PRaktyczne szkolenie 20 czerwca w PRoto
EVENT MANAGEMENT – program szkolenia
Polecamy wszystkim, którzy chcą doskonalić swoje umiejętności w zarządzaniu eventami, wykonują zadania eventmanagerskie i potrzebują praktycznej wiedzy z tego zakresu.
