Co to jest zintegrowany raport?
Zacznijmy od zdefiniowania, czym jest raportowanie społeczne. Jak sama nazwa wskazuje, jest to przygotowanie jednego z wielu dokumentów. Jednak nie jest to tradycyjne pismo biurokratyczne, a raczej poświadczenie, a w niektórych przypadkach manifest komunikujący fakty, które jeszcze nie tak dawno były skrzętnie ukrywane, czasem świadomie, a czasem w sposób niezamierzony. Raport społeczny (inne określenia to raport CSR, niefinansowy) to raczej cały proces, którego rezultatem jest informacja o kreowaniu wartości przedsiębiorstwa wykraczającej poza tradycyjne finansowe wskaźniki. Dlatego ten rodzaj raportowania określa się terminem – zintegrowany, gdyż prezentuje rozszerzone podejście do informacji zawartych w raporcie rocznym przedsiębiorstwa. Taki raport jest dowodem na procesowe podejście firmy do biznesu, które charakteryzuje się świadomością kierownictwa i pracowników na temat zależności, wpływów, powiązań pomiędzy zadaniami, działaniami i ich konsekwencjami, tak wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji.
Raportowanie korporacyjne w ciągu ostatnich lat przeszło drogę ewolucyjną od tradycyjnych sprawozdań finansowych, przez zintegrowane sprawozdanie finansowe zorientowane na identyfikację czynników ryzyka, do zintegrowanego sprawozdania finansowego uwzględniającego zrównoważony rozwój. Ten nowy sposób dokumentowania działalności firmy jest dziś koniecznością, przede wszystkim ze względu na oczekiwania otoczenia społecznego, ale także na poszukiwanie nowych możliwości zdobycia przewagi konkurencyjnej. W konsekwencji mamy współcześnie do czynienia z efektem domina. Jeśli jedna firma w łańcuchu dostaw decyduje się na zmianę strategii biznesowej w kierunku organizacji świadomej swego środowiskowego i społecznego wpływu, wówczas wymusza podobne podejście zarówno na swoich dostawcach, jak i odbiorcach. Tego wymaga prosta logika procesowa.
Nowe regulacje prawne
Dyrektywa unijna 2014/95/UE, która reguluje sprawozdawczość finansową organizacji, wprowadza kilka zmian dotyczących ujawniania informacji niefinansowych. Ta nowa regulacja wymaga, aby zakres tych informacji był rozszerzony o te dotyczące kwestii środowiskowych, spraw społecznych i pracowniczych, poszanowania praw człowieka oraz przeciwdziałania korupcji (jest to tzw. sprawozdawczość w zakresie społecznej odpowiedzialności biznesu – CSR). Kraje członkowskie od 1.01.2017 roku będą mogły zezwolić na ujawnianie tych informacji przez spółki w formie odrębnego raportu. Dokument powinien mieć formę opisu polityki prowadzonej w danym zakresie, jej rezultatów oraz ryzyk w kwestiach niefinansowych. Podmiotami objętymi regulacją będą duże jednostki zainteresowania publicznego spełniające kryteria:
– średnioroczne zatrudnienie powyżej 500 osób,
– suma bilansowa powyżej 20 mln EUR lub obroty netto powyżej 40 mln EUR.
Drugim wymogiem, wynikającym ze wspomnianej dyrektywy, jest wprowadzenie obowiązku ujawniania – w oświadczeniu o stosowaniu zasad ładu korporacyjnego (które jest elementem sprawozdania z działalności) – informacji na temat stosowanej przez spółkę polityki różnorodności składu jej organów administracyjnych, zarządzających i nadzorczych (odnośnie takich aspektów jak: wiek, płeć, pochodzenie geograficzne, wykształcenie i doświadczenie zawodowe), celów tej polityki, sposobu jej realizacji oraz rezultatów w danym okresie sprawozdawczym. Podmiotami objętymi regulacją będą duże spółki giełdowe, które spełniają dwa z poniższych kryteriów:
– liczba pracowników powyżej 250,
– suma bilansowa powyżej 20 mln EUR,
– obroty netto powyżej 40 mln EUR.
Organizacje objęte tymi wymogami będą miały obowiązek zastosowania zasady „stosuj lub wyjaśnij” (comply or explain), co oznacza, że gdy dana organizacja nie prowadzi polityki w zakresie tych kwestii, będzie miała ona obowiązek ujawnić ten fakt oraz podać jego przyczyny.
Po co komu nowy dokument?
Dla jednych spółek forma rozszerzonej sprawozdawczości będzie naturalną konsekwencją wcześniej podjętych działań. Dotyczy to tych, którzy od lat uwzględniają w swojej biznesowej działalności wpływ zarówno na środowisko naturalne, jak i społeczne. Są to najczęściej spółki duże, o szerokim zasięgu, często powiązane z kapitałem zagranicznym. Publikowane w różnych formach raporty społeczne ujawniają zarówno zamierzone działania wspierające rozwój otoczenia, jak i te, które są efektem ubocznym tej działalności, jak na przykład wpływ na ilość zanieczyszczeń w przyrodzie. Dyrektywa zaleca, aby ta świadomość wpływów została poszerzona o nowe podmioty.
Spółki, które wcześniej nie zmierzyły się z ideą CSR, mogą mieć trudność w określeniu powodów, dla których będą zobligowane do podjęcia starań związanych z całym procesem zintegrowanego raportowania. Dlatego wymieniam kilka korzyści wynikających z dyrektywy unijnej.
Pierwszy pozytywny aspekt związany jest ze wzrostem aktywności i integracji pracowników wokół nowych celów spółki. Raport niefinansowy zachęca do mierzenia wpływów firmy i jej załogi na otoczenie, wcześniej niedostrzegalnych, np. oddziaływania na przyrodę wykorzystywanej floty samochodowej czy zużycia wody i prądu. W procesie przygotowania raportu pracownicy zachęcani są do refleksji nad swoim indywidualnym zużyciem naturalnych środków. W efekcie wzrasta odpowiedzialność za wykorzystywaną ich ilość, a poczucie odpowiedzialności skutkuje stopniowym zmniejszeniem zużycia. Raport nie pokaże nam oszczędności, ale jego przygotowywanie zachęci do tego.
Drugi pozytywny wpływ to finansowy skutek rozwijającej się odpowiedzialnej świadomości pracowników. W dłuższej perspektywie zużycie niezauważalnych dotąd (bo niezbędnych, ale też nie najwyższych kosztów) środków staje się niższe. Efekt ten będzie dostrzegalny, gdy dokona się porównań w dłuższym okresie czasu.
Kolejnym pozytywnym przejawem tej formy sprawozdawczości są bliższe relacje z interesariuszami. Raportowanie zmniejszy w znacznym stopniu lukę informacyjną pomiędzy nimi a firmą, gdyż powiąże strategię działania z wynikami firmy w perspektywie krótko, średnio i długookresowej. Często bardzo abstrakcyjne dla pracowników czy otoczenia cele strategiczne stają się bardziej zrozumiałe, ponieważ ujawniają istniejące związki pomiędzy poszczególnymi celami a ich operacyjnymi realizacjami.
Raport wymaga przeprowadzania analizy procesów i realizowanych działań pod kątem poszczególnych aspektów odpowiedzialności społecznej. Jest to moment pozwalający na wskazanie obszarów wymagających działań korygujących i usprawnień. Na przykład, analizując satysfakcję pracowników, można w lepszy sposób zdiagnozować kapitał intelektualny. Interpretacja zużycia surowców w procesach produkcyjnych pod kątem wpływu na środowisko może stać się polem do wprowadzania usprawnień, optymalizacji czy innowacji, do tej pory niedostrzegalnych.
Raportowanie społeczne jest także inną niż dotychczas formą analizy słabych i silnych stron organizacji, zagrożeń i szans istniejących w otoczeniu. Widać z niego to, czego wcześniej nikt nie dostrzegał, bo było „nieujawnione”. Wychodzą na powierzchnię działania społecznie pożądane (np. szacunek dla pracowników czy brak przejawów łamania praw człowieka), ale także te, które zaburzają prawidłowość funkcjonowania spółki, choć z pozoru nie stanowią problemu dla realizowania celów biznesowych (np. niewykorzystany efektywnie czas pracy pracowników czy marnotrawstwo papieru).
Aby raport społeczny był nie tylko wypełnieniem ustawowego obowiązku, ale stał się nową metodą rozwoju spółki, powinien być przygotowany zgodnie z najlepszymi praktykami. Jednak to zagadnienie to temat na cały cykl artykułów, trochę „z innej bajki”.
Podsumowując – komu służy zintegrowane raportowanie? Nam, ludziom i tej resztce przyrody, która nas otacza. „Naprawdę warto”.
dr Anna Adamus-Matuszyńska
27 kwietnia w Warszawie: Jak komunikować i raportować działania CSR-owe firm i instytucji?
Na szkolenie zapraszamy wszystkich zainteresowanych tematyką komunikowania i raportowania działalności CSR-owej firmy lub instytucji, w szczególności: zarządzających firmami lub instytucjami społecznie odpowiedzialnymi, pracowników każdej firmy bądź instytucji, które świadomie chcą być społecznie odpowiedzialne, pełnomocników ds. jakości, osoby odpowiedzialne za przygotowanie strategii społecznej odpowiedzialności (CSR) lub/i raportu niefinansowego dla firmy.
A może potrzebujesz szkolenia zamkniętego?
– ISO 26000 – przewodnik po społecznej odpowiedzialności współczesnego biznesu
– Opracowanie kodeksu etycznego w firmie
– Raportowanie niefinansowe (CSR/ społeczne)
Zapytanie o szkolenie zamknięte możesz skierować na adres a.zych@proto.pl lub telefonicznie 22 378 37 81
