Rzecznik traktuje każdy rodzaj konferencji prasowej jako narzędzie komunikowania bezpośredniego. Przekazując informacje i odpowiadając na pytania dziennikarzy, powinien wykazać się perfekcyjnym przygotowaniem merytorycznym i nienaganną mową ciała. Zdarza się, że reprezentant organizacji w wielu przypadkach zapomina o panowaniu nad swoją komunikacją niewerbalną. Wysyła odbiorcom komunikaty, które zdradzają jego stan emocjonalny, zamierzenia i oczekiwania. Takie zachowanie może mieć negatywny wpływ na rezultat konferencji. Oczywiście ucierpi na tym również wizerunek organizacji. O jakich zatem czynnikach mowy ciała rzecznik powinien pamiętać przed rozpoczęciem konferencji i podczas jej trwania?
Głos – czynnik paralingwistyczny. Mówca przed wygłoszeniem mowy powinien przede wszystkim wykonać kilka ćwiczeń poprawiających dykcję. Do najpopularniejszych zalicza się kilkuminutowe śpiewanie pełnym głosem oraz powtarzanie trudnych do wymówienia rymowanek. Kolejną istotną kwestią jest wyregulowanie mikrofonu tak, aby rzecznik mógł posługiwać się całą skalą swojego głosu i być przy tym dobrze słyszalny przez uczestników konferencji. Dzięki temu będzie miał także możliwość akcentowania i podkreślania swoich wypowiedzi, co sprawi, że przemowa będzie bardziej atrakcyjna, a przekaz zostanie lepiej zrozumiany przez audytorium.
Oczy – rzecznik prasowy powinien nawiązywać i podtrzymywać kontakt wzrokowy z osobami biorącymi udział w konferencji. Patrzenie w oczy odbiorcom podczas przemowy sprawia, że postrzegają oni mówcę jako osobę szczerą, dobrze poinformowaną, pewną siebie i przekonaną do przekazywanych treści. Utrzymanie kontaktu wzrokowego jest niezwykle trudne. Reprezentant firmy pod żadnym pozorem nie powinien:
– po nawiązaniu kontaktu wzrokowego z daną jednostką przeskakiwać wzrokiem na inną osobę przed zakończeniem wygłaszanego wątku. W takiej sytuacji odbiorca może uznać, że rzecznik stara się coś przed nim ukryć, przez co nie obdarzy go zaufaniem;
– omiatać wzrokiem odbiorców, gdyż zostanie to przez nich odebrane jako ignorowanie przez mówcę
– rzecznik prasowy przemawiając musi jak najczęściej skupiać się na poszczególnych słuchaczach. Taką metodą sprawi, że konferencja nabierze osobistego charakteru;
– skupiać swojego wzroku na obiektach znajdujących się w najbliższym otoczeniu. Wazon, lampa czy długopis dziennikarza nie zaliczają się do grona słuchaczy. Nie jest zatem wskazane, żeby rzecznik poświęcał tym przedmiotom swoją uwagę. Jeśli słuchacze zauważą takie zachowanie, to mogą pomyśleć, że są lekceważeni;
– sprawiać wrażenia osoby nieobecnej. Uczestnicy konferencji widząc zaangażowanie rzecznika będą postrzegali przekazywane przez niego informacje za bardziej wartościowe.
– wspierać się przez całe wystąpienie materiałami pomocniczymi. Osoba reprezentująca organizację, która jedynie dokonuje odczytu, sprawia wrażenie nieprzygotowanej;
– ignorować osób z ostatnich rzędów oraz tych siedzących po bokach. Zajęcie przez nich mniej atrakcyjnych miejsc nie powoduje, że są mniej ważni od osób siedzących w pierwszych rzędach i centralnej części sali.
Mimika – wyraz twarzy rzecznika ma wspierać głoszone przez niego treści. Niezależnie od charakteru przekazu, mówca za pośrednictwem mimiki musi nieustannie zapewniać audytorium, że wierzy w to, co mówi. Istotna jest także kontrola mimiki. Jeśli rzecznik pominie ten aspekt, pojawi się ryzyko, że jego wystąpienie będzie zbyt emocjonalnie. W takim przypadku odbiorcy mogą uznać, że mówca mimiką nie stara się uatrakcyjnić przekazu informacji, ale wykorzystuje ją do nakłaniania ich, by po zakończeniu konferencji podjęli działania mające na celu przynieść korzyść reprezentowanej przez niego organizacji.
Gestykulacja – jest to czynnik pantomimiczny, do którego zalicza się ekspresja pantomimiczna dzielona na emblematy, regulatory, ilustratory i adaptory. Gestykulacja uchodzi za jeden z najbardziej skomplikowanych czynników mowy ciała, którym rzecznik wspiera się podczas wystąpienia. Jednak w prosty sposób może nad nią zapanować. Zaleca się, by osoba reprezentująca firmę rozluźniła się przed wystąpieniem, ponieważ zmniejsza to poziom stresu, który skutecznie ogranicza sprawność ruchową. Następnie rzecznik powinien pamiętać, żeby:
– nie powtarzać notorycznie tych samych drobnych gestów, ponieważ po pewnym czasie słuchacze będą w stanie je przewidzieć. Zaistnienie takiej sytuacji zburzy powagę wystąpienia, przez co rzecznik może poczuć się niezręcznie i wzrośnie jego poziom stresu, a to będzie miało negatywny wpływ na całość jego przemowy;
– nie wkładać rąk do kieszeni. Takie zachowanie jest powszechnie postrzegane jako niekulturalne oraz ogranicza swobodę wykonywania ruchów, co prowadzi do uśmiercenia gestykulacji.
Postawa ciała – wyróżnia się trzy podstawowe sytuacje:
– rzecznik prasowy stoi, a cała jego sylwetka jest odsłonięta. To najmniej komfortowa sytuacja dla rzecznika prasowego, ponieważ naraża go na popełnienie wielu błędów. Najważniejsze, by się nie kołysał. Ważne jest również, żeby nie krążył zbyt szybko po scenie. Takim zachowaniem sprawi, że publiczność będzie wodziła za nim wzrokiem, zamiast skupić się na przekazywanych przez niego informacjach.
– rzecznik prasowy siedzi za stołem – w tym przypadku nie popełni powyższych błędów, ale musi pamiętać, żeby siedzieć prosto.
– rzecznik prasowy stoi za mównicą – przede wszystkim powinien stać z jedną nogą wysuniętą do przodu. Dzięki temu nie zacznie przeskakiwać z nogi na nogę. Ponadto nie powinien opierać się o mównicę, gdyż odbiorcy mogą to odebrać jako wyraz znużenia.
Ubiór – czynnik powierzchowny. Większość osób pełniących funkcję rzecznika prasowego zazwyczaj pamięta, żeby wyglądać schludnie. Do najważniejszych rzeczy zalicza się: staranne uczesanie, czyste paznokcie, niezabrudzone buty, świeży oddech i formalny strój. Garnitur czy garsonka niekoniecznie muszą pochodzić z najnowszej kolekcji włoskiego projektanta. Istotnym aspektem jest również spójność stroju z dodatkami. Zaleca się, by całość nie prezentowała się ekstrawagancko, ponieważ to może rozpraszać uwagę odbiorców. W komfortowej sytuacji znajdują się mężczyźni. Zazwyczaj jedynym elementem uzupełniającym ich strój jest zegarek, którego dobór jest stosunkowo łatwy. Sytuacja komplikuje się, kiedy za relacje z mediami odpowiada kobieta. W tym przypadku liczba dodatków służących jako uzupełnienie stroju często powiększa się o różnego rodzaju biżuterię. Rzeczniczki prasowe oprócz umiejętnego dopasowania do stroju kolczyków, pierścionków czy bransoletek powinny również pamiętać, by liczba dodatków nie była przesadna. Odbiorcy mogą pomyśleć, że rzeczniczka swoją biżuterią chce wyrazić swój status społeczny. Zapewne wywoła to w nich negatywne odczucia.
Rzecznik prasowy, wspierając się mową ciała podczas konferencji, może uatrakcyjnić swoje wystąpienie. Dzięki temu słuchacze mogą lepiej przyswoić przekazywane informacje. Jednak komunikacja niewerbalna powinna jedynie uzupełniać komunikację werbalną. Jeśli stanie się od niej bardziej wyrazista, to konferencja prasowa nie przyniesie korzyści rzecznikowi i zatrudniającej go organizacji. Dlatego powinien on nieustannie oceniać swoje zachowanie podczas konferencji, a w razie popełnienia błędu, starać się go natychmiast skorygować.
Norbert Oruba, SEM/SEO manager i rzecznik prasowy fundacji WikiVid; główny copywriter LuxTime; bloger w serwisie naTemat.pl.
