Gdzie szukać nietypowych miejsc na event? Jakie są kryteria wyboru miejsca pod wydarzenie? Jakimi wskaźnikami kierują się event managerowie? Wreszcie jak myśli manager lokacji? W tym artykule podpowiem jak zrozumieć, ułatwić i dobrze przeprowadzić komunikację z hotelem, jak podjąć świadomy wybór na daną lokalizację pod event i jak sprawić, aby poszło nam łatwo w niezabudowanej przestrzeni eventowej.
Wyjątkowe miejsce, czerwony dywan, wytworni kelnerzy częstujący się szampanem. Dobre miejsce na nasz event to zwykle połowa sukcesu. Lokacje eventowe możemy podzielić na te hotelowe oraz lokalizacje typowo nie-noclegowe. Oczywiście w tych pierwszych jest dużo prościej zorganizować wydarzenie, gdyż w zasadzie połowa odpowiedzialności związanej z typową obsługą klienta spada na hotel. Należą do nich: wyżywienie, serwis, infrastruktura dodatkowego zaplecza, jakim jest często basen, spa czy siłownia. My jako agencje eventowe zwykle uzupełniamy wydarzenie w pełną scenę i towarzyszącą jej scenografię, zapewniamy artystów, materiały video do Gali, prezenty, statuetki, prezentacje i inne elementy mogące sprawić, że nasz gość będzie się czuł z nami wyjątkowo. Tak więc, jak chcemy prostych eventów – rozglądamy się wśród hotelowych różnorodności, jakich w każdym z miast mamy po kilka w każdym standardzie.
Wybór lokalizacji – kryteria
Zabawa zaczyna się dopiero w momencie wyboru tych lokalizacji nie-noclegowych. Tu zanim podejmiemy decyzję ostateczną o wyborze takiej lokalizacji powinniśmy zwrócić uwagę na kilka aspektów – które skutecznie mogą skazać nasze wydarzenie na klęskę.
Do nich zaliczamy:
1. Ogrzewanie lokalizacji. Sprawdzamy czy jest, ile czasu zajmuje dla tego metrażu i kubatury ogrzanie przestrzeni z uwzględnieniem montaży. Jaką techniką będziemy ją ogrzewać. Oczywiście powinniśmy ująć w kosztorysie odpowiednio oszacowaną kwotę, którą przeznaczymy na ten cel.
2. Dostępność komunikacyjna. Przeważnie obiekty ułożone w centralnej części miasta są zwyczajnie drogie. Bo są dobrze skomunikowane i z każdego rejonu miasta nie ma problemu, aby tam dojechać. Warto też zwrócić uwagę na dostępność miejsc parkingowych, bo większa część naszych gości może ich potrzebować.
3. Cena za wynajem. Klient często orientuje się, że ich wymarzone miejsce zwyczajnie jest za drogie do zorganizowania gali jubileuszowej czy konferencji. Co to znaczy drogie? W Warszawie istnieją lokalizacje, których wynajem kosztuje za dobę odpowiednio 85 000 pln netto, 55 000 złotych netto czy 45 000 netto. Tak – do tej ligi najlepszych należą lokalizacje TOP of the TOP, w których zaliczamy często teatry, muzea, pałace, prestiżowe budynki z wyjątkową historią i wykończeniem. Jeśli budżet „nie spełnia” kryteriów klienta wówczas musimy odejść nieco od lokalizacji w samym centrum i zacząć rozglądać się w halach targowych, kinach, klubach dyskotekowych. Generalnie w niższym standardzie i do całkowitej zabudowy przestrzeni eventowej. Paradoksalnie – te są dla mnie najciekawsze, bo kreatywność form wypełnienia przestrzeni wydarzenia jest do skrupulatnego zaplanowania ze scenografią.
4. Węzeł sanitarny. Musimy o niego zadbać. Tu w razie, gdy go nie ma – musimy zapewnić odpowiednie zaplecze. Z typowych eventowych na rynku są toi-toi, ale pojawiły się też kontenery – w których jest i ogrzewanie i większy standard. Ostatnio takie widziałam na Cirque de Soleil w Warszawie na błoniach Stadionu Narodowego. Czysto, schludnie i przede wszystkim ciepło i przyjemnie.
5. Prąd. Czy jest lokalnie czy musimy go dostarczyć agregatami? W obu przypadkach klienta sprawa nie dotyczy poza dodatkowym rachunkiem, za który zostaje obciążony. My jako event managerowie mamy za zadanie pamiętać o spisywaniu liczników przed eventem, aby po wydarzeniu kwota za energię nie zmroziła nas i była względnie mierzalna. Jeżeli agregat – paliwo do niego również musimy mieć.
6. Ustawność przestrzeni. Istnieje sporo fajnych miejsc, ale często ich kształt i forma uniemożliwiają postawienie np. sceny, z której każdy może mieć dogodny widok. Dlatego już na wizji lokalnej powinno się sprawdzić czy widoczność nie jest zakłócana przez kolumny, przez kilka poziomów czy kilka oddzielnych pokoi. Klienci zwyczajnie lubią mieć wydarzenia na jednym poziomie, gdzie się wszyscy widzą, gdzie jest wspólny parkiet, niczym niezakłócony dostęp do sceny.
Manager lokacji – sprzymierzeniec czy wróg?
Przekrój osobowości reprezentujących obiekty jest bardzo złożony. Są tacy, którzy od samego początku wykazują inicjatywę, chcą być naszymi przyjacielami, sojusznikami i dążą do tego, aby jak najszybciej zakochać się w nich i w ich lokalizacji. Po drugiej stronie obozu są managerowie, którzy traktują nas, event managerów jako kolejnych petentów stojących w kolejce, nie zasługujących na żadną formę wsparcia ani w negocjacjach, ani we współpracy w trakcie. Należy pamiętać, że to ma wpływ na naszą lekkość organizowania wydarzeń. Ja zwyczajnie tych, którzy nie mają pozytywnej energii radzę omijać szerokim łukiem, bo zwykle podczas już załatwiania wątków, będzie udręka a nie jakakolwiek współpraca.
Gdzie szukać nietypowych miejsc eventowych?
Rozpiętość poszukiwań jest szalenie ogromna. W Niemczech dość często organizowane są wydarzenia w kościołach, ale w Polsce wiem, że tylko w nielicznych da się zorganizować wydarzenie i w dodatku z limitowanym dostępem do alkoholi twardych.
Ale mamy do dyspozycji często kopalnie takie jak Wieliczka czy Bochnia, możemy poszukać w muzeach, oranżeriach, restauracjach. Przestrzenią eventową może być foyer peronu kolejowego, hala odlotów na lotnisku czy statek pełnomorski. Myślenie kreatywne pozwoli nam rozejrzeć się w siłowniach, w przestrzeniach hal ścianek wspinaczkowych, na basenach świeżo po remoncie jak ten w Pałacu Kultury i Nauki. Tu ogranicza nas tylko wyobraźnia i nasza chęć do poszukiwań ponadprzeciętnych.
Wybór lokalizacji to zabawa sama w sobie. I do niej szczególnie Cię zachęcam.
Agnieszka Ciesielska, Event Manager, autorka bloga eventowablogerka.pl
Zapisz się na PRaktyczne szkolenie 20 czerwca w PRoto
EVENT MANAGEMENT – program szkolenia
Polecamy wszystkim, którzy chcą doskonalić swoje umiejętności w zarządzaniu eventami, wykonują zadania eventmanagerskie i potrzebują praktycznej wiedzy z tego zakresu.
