U podstaw myślenia o komunikacji wewnętrznej, największą wartość firmy stanowią nie hale produkcyjne, nowoczesne maszyny, czy wysokie technologie, ale ludzie tworzący załogę danego przedsiębiorstwa. To właśnie oni, kierowani przez doświadczonego lidera, stoją za powodzeniem rynkowym firmy. Jednak wykształcenie załogi i jej doświadczenie to dopiero połowa sukcesu. Druga połowa, to atmosfera pracy tworzona przez zarządzających. Dlatego dobry lider, to taki, który potrafi zarządzać emocjami, przy jednoczesnym zaangażowaniu w komunikację wewnętrzną. A zatem rola nadwornego psychologa, to dzisiaj podstawa skutecznego menadżera.
Komunikacja wewnętrzna coraz ważniejsza
Pozytywnym trendem ostatnich lat jest rosnąca wśród najwyższej kadry zarządzającej świadomość znaczenia komunikacji wewnętrznej dla odniesienia sukcesu przez przedsiębiorstwo. Menadżerowie coraz częściej dostrzegają, że właściwie prowadzona komunikacja wewnętrzna, a co za tym idzie, dobra relacja z pracownikami, to nie tylko lepsza efektywność, wpływająca na lepsze wyniki, ale także większe zrozumienie zespołu dla strategii i celu działalności. Natomiast, wieloletnie zaległości w obszarze komunikacji wewnętrznej sprawiają, że nadal w wielu firmach ten system nie funkcjonuje. Bowiem przyjęło się, że komunikacja wewnętrzna, to obszar działania tylko i wyłącznie osób do tego dedykowanych, nierzadko ulokowanych w biurach prasowych, czy połączonych z działem kadr. A tymczasem komunikacja wewnętrzna to fundament do budowania wizerunku przedsiębiorstwa na zewnątrz. Bez pracowników – swoich najlepszych ambasadorów, firma niewiele zdziała. A bez skutecznego prezesa, trudno będzie takich ambasadorów pozyskać. Co więcej, bycie menadżerem – liderem w przedsiębiorstwie, to nie tylko bycie wizjonerem, ale również głównym komunikatorem, który wyznacza kierunki komunikacji, jednocześnie w pełni w tej komunikacji uczestnicząc i będąc w nią zaangażowanym.
Nieoficjalne kanały komunikacji
I nie chodzi tylko o oficjalne narzędzia i kanały komunikacji, które powinny być standardem każdej firmy – niezależnie od jej wielkości, czy profilu działalności. Bo stworzenie nawet najdoskonalszych, podręcznikowych kanałów komunikacyjnych, nie zagwarantuje zakładanych efektów, w tym także odpowiedniego odbioru informacji przez pracowników. Brak otwartości prezesa na ludzi oraz szczerości i bezpośredniości w rozmowach z nimi, spowoduje, że częściej będą pojawiały się plotki, dalekie od prawdy, niepewność w zespole co do przyszłości firmy, a na pewno nie wpłynie to pozytywnie na atmosferę pracy, tak ważnej dla motywacji i efektywności zespołu. Mówiąc o ogromnej roli prezesa w systemie komunikacji wewnętrznej, chodzi głównie o niesformalizowane, często spontaniczne formy komunikowania się, nie zapisane w strategiach, czy innych dokumentach firmowych, ale pozwalające odczuć pracownikom, że są odpowiednio poinformowani i docenieni. A osoba prezesa – lidera, jako komunikatora ważnych dla spółki i pracowników informacji, tylko podbuduje ich wartość i będzie dodatkową motywacją dla zespołu do większego zaangażowania w dalsze prace i do otwartości na dialog. W praktyce, to stała obecność prezesa wśród załogi, rozmowy z pracownikami, słuchanie ich problemów, wyłapywanie wątpliwości zespołu, a co za tym idzie, odpowiednio wczesne reagowanie na ewentualne problemy i potencjalne kryzysy buduje atmosferę pracy, która sprzyja realizacji wyznaczonych celów. W mniejszych firmach tak bezpośrednie relacje na linii pracownik – prezes mogą wynikać z dość płaskiej struktury firmy. Dlatego też nie bez przyczyny, najczęściej duże firmy, korporacje, decydują się na organizację spotkań bezpośrednich zarządzających ze swoimi pracownikami. To często wydarzenia cykliczne, posiadające swoje nazwy, podczas których prezes informuje o ważnych z punktu widzenia spółki planach, jak również to forma rozmowy o bieżących sprawach i problemach wśród zespołu. Najważniejsze, aby tego typu spotkania nie polegały na prezentowaniu strategii biznesowych, ale raczej na pokazaniu celów, do których zmierza całe przedsiębiorstwo oraz zakładanych efektach, które poprzez wspólną pracę można osiągnąć. Taka forma dialogu sprawia, że pracownicy z większą swobodą i otwartością powiedzą, co jest dla nich jasne, a co może stanowić problem w codziennej pracy. Bo zaangażowanie pracowników będzie możliwe, nie dzięki suchym informacjom, zawartym w intranecie, czy w dystrybucji mailowej, ale poprzez bezpośrednie spotkanie twarzą w twarz z prezesem firmy, którego obecność nie tylko uwiarygodni daną informację, ale podniesie rangę i wagę sprawy, z którą dociera się do pracownika, a których zaangażowanie stanie się bezcenne.
Ważna dwukierunkowość
Nie można tez zapominać w kontekście komunikacji wewnętrznej o jej dwukierunkowości, czyli zarówno komunikowania się zarządu z pracownikami, ale i odwrotnie, czyli możliwości dotarcia pracowników z wątpliwościami i pytaniami do swoich przełożonych. Umożliwienie pracownikom komunikacji zwrotnej, pozwoli nie tylko na bieżące wyjaśnienie problematycznych kwestii, ale również da im poczucie identyfikacji z przedsiębiorstwem oraz pełnego zaangażowania w realizację zaplanowanych działań. Co więcej, zmniejszenie dystansu na linii pracownik – prezes, większa bezpośredniość w tych relacjach zdecydowanie wpłynie na poprawę atmosfery w zespole, a co ważne, nie pozostawi zbyt wiele miejsca na domysły i niejasności.
Ale dwukierunkowość, to nie tylko umożliwienie pracownikom kontaktu z zarządem i zadawania pytań. To również angażowanie zespołu, poprzez np. konsultacje pracownicze, w powstawanie ważnych dla spółki strategii, czy wyznaczanie celów operacyjnych. Taka forma kooperacji sprawi, że pracownicy będą chętniej angażowali się w realizację wyznaczonych celów, wiedząc, że nie są to obszary narzucone odgórnie przez zarząd, ale wspólnie wypracowane. To również zwiększy zaangażowanie pracowników w wywiązywanie się ze swoich obowiązków, a także zaktywizuje ich w udziale w życiu firmy. Oczywiście łatwiej doprowadzić do bezpośrednich spotkań w firmach małych lub średnich, ale i duże przedsiębiorstwa świetnie sobie z tym radzą, gdzie prezesi zdają sobie sprawę, jak ważną rolę mogą odegrać na każdym etapie komunikowania zmian wewnątrz organizacji.
Komunikacja wewnętrzna tylko z namaszczeniem prezesa
Oczywiście w większych firmach całą machiną napędzającą działania z obszaru komunikacji wewnętrznej są osoby temu obszarowi dedykowane. To do nich należy praca nad skoordynowaniem pewnych działań, stworzeniem kanałów komunikacyjnych, a także pobudzanie tej komunikacji w ramach całej firmy, czy poszczególnych zespołów. Ale prawda jest taka, że bez pełnej akceptacji prezesa dla polityki komunikacyjnej wewnątrz firmy oraz bez jego pełnego zaangażowania w dialog z pracownikami, efektywność takich działań może być zerowa. Dlatego też obecność prezesa podczas spotkań z pracownikami, odpowiadanie na bieżące sprawy i reagowanie na zgłaszane problemy, sprawi, że nie tylko rośnie autorytet zarządzającego wśród załogi, ale również podbudowywana zostaje ranga komunikowanych informacji oraz zadań do wykonania. Bowiem prezes, jako lider dostarcza w takiej sytuacji nie tylko ważnych informacji na temat przedsiębiorstwa, ale także swoimi słowami może przedstawić wizję i sens podejmowanych działań. Każda kolejna osoba, pośrednicząca w ważnej dla spółki komunikacji, powodowałaby efekt „głuchego telefonu”.
Nie bez znaczenia jest tu również charyzma prezesa – przywódcy, osoby która nie tylko zarządza przedsiębiorstwem, ale potrafi w profesjonalny sposób pokierować licznym zespołem, przekonać do swoich racji, podbudować wartość przekazywanych informacji, wyciszyć negatywne emocje oraz zmotywować do działania. To wszystko jest jednak uzależnione od siły prezesa – jego przekonania do podejmowanych działań oraz wizji co do przyszłości zarządzanej firmy.
Waga odpowiedzialności
Obecność prezesa w ramach komunikacji wewnętrznej jest ważna również z innych powodów. Po pierwsze, skuteczny przywódca, przekonany do planowanych działań i pewny swoich decyzji, potrafi nie tylko zarazić swoim entuzjazmem do podejmowania wyzwań, ale również odnaleźć i podkreślić najlepsze cechy swoich pracowników. Tym samym, komunikowane zmiany w spółce zyskają grupę osób, które będą gotowe podjąć wyzwanie i pracować z pełnym przekonaniem i zaangażowaniem.
Innym aspektem w ramach zaangażowania prezesa w komunikację wewnętrzną jest również kwestia odpowiedzialności. Pełne zaangażowanie lidera w proces zmian, czy ważnych wydarzeń w spółce, zaczynając od ich komunikowania, przez poszczególne etapy prac, aż do ich skutecznego zakończenia, to uwiarygodnienie planów spółki na przyszłość, a tym samym zmobilizowanie i zmotywowanie pracowników do zaangażowania się w dany projekt. Jednocześnie obecność prezesa w procesie komunikacji sprawia, że ponosi on pełną odpowiedzialność za planowane działania, a tym samym gwarantuje poczucie bezpieczeństwa pracowników.
Atmosfera pracy a komunikacja nieformalna
Niezależnie od tego, jak bardzo prezes firmy będzie zaangażowany w komunikację wewnętrzną, nigdy nie będzie tak, że komunikacja nieformalna przestanie istnieć. A jak wiadomo, ma ona znaczący wpływ na komunikację sformalizowaną, zaś w przypadku przedsiębiorstw, gdzie formalne kanały komunikacji zawodzą, stanowi najbardziej wiarygodne źródło informacji. Dlatego też tak ważna jest atmosfera pracy oraz szeroki dostęp pracowników do bieżących informacji, również poprzez spotkania bezpośrednie z prezesem. Bo dobry klimat pracy, na bieżąco rozwiązywane problemy i wyjaśniane wątpliwości sprawią, że nawet jeśli dochodzi do komunikacji nieformalnej, to istnieje duże prawdopodobieństwo, że pracownicy będą się wymieniać prawdziwymi informacjami, zaczerpniętymi od samego „źródła”. Ponadto, dobra atmosfera w firmie, wynika nie tylko z dobrego zaplecza finansowego, wsparcia socjalnego, ale przede wszystkim z dobrych relacji międzyludzkich. A wedle powiedzenia „przykład idzie z góry”, im bliższa relacja prezesa z pracownikami, tym lepsze relacje w całym zespole, a tym samym lista ambasadorów danej firmy, stale się powiększa, co jest nie do przecenienia dla budowy wizerunku organizacji na zewnątrz.
Akademia PRoto zaprasza na szkolenie otwarte Komunikacja wewnętrzna. Już 25 lipca, w Warszawie.
Sprawdź szczegóły – TUTAJ
