Według Internal Communications Survey 2016 (Newsweaver) wydatki na komunikację wewnętrzną w regionie EMEA będą w kolejnych latach raczej rosły, niż malały – aż 87 proc. ankietowanych przedsiębiorstw nie przewiduje żadnych cięć w tym obszarze. Nic dziwnego. Dobrze prowadzona komunikacja wewnętrzna może podnieść efektywność firmy nawet o 30 do 40 proc. W spółkach kapitałowych tę listę uzupełnia jeszcze jeden, bardzo istotny wskaźnik: notowania giełdowe.
Komunikacja wewnętrzna wykracza daleko poza mury firmy. Powinny o tym pamiętać zwłaszcza spółki kapitałowe, bo w ich przypadku informacje przekazywane pracownikom mogą dotrzeć na giełdę i zmienić wycenę spółki. Nie zawsze na plus. Tymczasem, aby ocenić wpływ komunikacji wewnętrznej na relacje z inwestorami wystarczą trzy proste kroki.
Po pierwsze: struktura, czyli gdzie spółki mają dział Relacji Inwestorskich?
Zacznijmy od podstaw, czyli od prawidłowego umiejscowienia sekcji Relacji Inwestorskich w strukturze spółki. W gruncie rzeczy sprowadza się ono do stworzenia odpowiednich procedur komunikacyjnych, czyli określenia kierunków, kanałów, terminów, narzędzi i przedmiotu informacji wewnętrznej. Bez aktualnych informacji o spółce projekt IR to tylko kolos na glinianych nogach.
W idealnym scenariuszu aktywność w obszarze RI jest silnie zintegrowana z funkcjonowaniem kluczowych działów w firmie: controllingu, marketingu, księgowości itd. Sam dział RI podlega natomiast bezpośrednio pod zarząd.
Po drugie: wiedza i zaangażowanie, czyli o celach komunikacji
Niestety, szybkie szkolenie z obowiązków informacyjnych nie wystarczy. Jeżeli zależy nam na tym, by pracownicy poważnie traktowali kwestie związane z rykiem kapitałowym i komunikacją wewnętrzną, musimy zadbać o to, by ją najpierw zrozumieli. W spółkach kapitałowych poziom jakości komunikacji jest bezpośrednio zależny od poziomu świadomości, jaką uda się zbudować wśród pracowników. Co dla naszego biznesu oznacza obecność na giełdzie? Z czym wiąże się brak informacji lub opóźnienie w jej przekazaniu? Co możemy zyskać, a co stracić, przestrzegając wdrażanych procedur? Tylko odpowiadając na te pytania, jesteśmy w stanie wywołać dialog i zaangażowanie, a co za tym idzie – zwiększyć swoje szanse na skuteczną komunikację z pracownikami i otoczeniem firmy.
Po trzecie: wspólny kalendarz dla całej spółki
Właściwie ustawione procedury sprawiają, że wszyscy kluczowi pracownicy spółki mają podobny, czyli swobodny, dostęp do informacji o firmie. Dzięki temu mogą prowadzić zsynchronizowane, spójne działania RI. Z integracji wiedzy i struktury wewnętrznej powstaje bardzo konkretny harmonogram działań zewnętrznych, regulujący m.in. terminy publikacji informacji o wynikach, zmianach kadrowych, prowadzonych kampaniach, planach sprzedażowych itd. W tym aspekcie wpływ komunikacji wewnętrznej na relacje inwestorskie jest prawdopodobnie najsilniej widoczny. Ustalenie wspólnego harmonogramu jest jeszcze ważniejsze dla grupy kapitałowej, gdzie zsynchronizowane działania prowadzą odrębne spółki. Postawienie działającego systemu to jedno; bieżąca obsługa procesów jest już zupełnie odrębnym wyzwaniem. Jakie zagrożenia czyhają na nas na tym etapie?
Jednym z najczęściej popełnianych przez spółki błędów jest utrata kontroli nad przekazem. Pamiętajmy, że plotka, a nawet brak informacji, też jest informacją – tyle że taką, nad którą jako firma nie panujemy. Brak regularnych, uczciwych praktyk informacyjnych tworzy więc przestrzeń dla spekulacji, które z poziomu firmy łatwo mogą przedostać się na zewnątrz, burząc dobry, starannie wypracowany wizerunek w oczach interesariuszy.
Kartka na lodówce lepsza od aplikacji mobilnej?
Problemem pozostaje też pułapka fokusu na narzędziach. Nawet te najbardziej efektowne, nowoczesne i innowacyjne mogą nie spełnić swojej roli, jeżeli nie będą dopasowane do potrzeb danej grupy docelowej. Przykładem nieprzemyślanej selekcji narzędzi są praktyki wielkich amerykańskich korporacji, które coraz częściej udostępniają pracownikom wewnętrzne aplikacje społecznościowe. Co z tego, skoro ponad połowa zatrudnionych nie wie nawet, czemu mają one służyć? Takie konkluzje wynikają z badania State of the Sector prowadzonego cyklicznie przez brytyjską agencję komunikacji wewnętrznej Gatehouse.
Badanie jakości komunikacji – dobry pomysł na start
W takiej patowej sytuacji przydaje się audyt jakości komunikacji wewnętrznej, który pozwala jasno stwierdzić, jakich rozwiązań oczekują pracownicy. Na podstawie jego wyników możemy stworzyć odpowiednie dla danej spółki procedury, a następnie przystąpić do efektywnej, dwutorowej, regularnej komunikacji.
Pamiętajmy, że spółka giełdowa jest prawnie zobligowana do informowania otoczenia o wszystkich swoich posunięciach, wynikach finansowych, ważnych wydarzeniach – musi być w pełni transparentna. W takich warunkach wszelkie różnice pomiędzy wewnętrznym a zewnętrznym przekazem prędzej czy później wyjdą na jaw. Naszą rolą jest zadbanie o to, aby tych różnic nie było.
Agata Wiśniewska, wiceprezes zarządu ComPress
