Budowanie świadomości marki, dbanie o dobre relacje między firmą a jej otoczeniem i komunikacja z poszczególnymi grupami odbiorców to jedne z ważniejszych aspektów pracy PR-owca. Nieocenione wsparcie w każdej z tych dziedzin dają działania media relations. By te były skuteczne, ważna jest baza kontaktów do dziennikarzy, a także biuro prasowe, które stanowi swoisty hub komunikacyjny na linii firma – media.
PR to przede wszystkim komunikacja, w tym media relations. Niezależnie, czy chodzi o poinformowanie o nowej usłudze, czy o zmianach w zarządzie firmy, potrzebny jest jak najlepszy kontakt z dziennikarzami zainteresowanymi tematem, który chcemy upublicznić. Przecież właśnie dzięki mediom firma może docierać ze swoim przekazem do szerokiego grona odbiorców. Same kontakty jednak nie wystarczą. Do sprawnej komunikacji potrzeba jeszcze narzędzia.
Samodzielne prowadzenie bazy kontaktów i realizowanie wysyłek do mediów to nie lada wyzwanie. Wymaga dużych nakładów czasu i pracy, a przy tym trzeba pamiętać o systematycznym aktualizowaniu danych kontaktowych. Na szczęście z pomocą przychodzą gotowe rozwiązania. Pytanie brzmi – jak wybrać najlepsze? Czym powinna charakteryzować się dobra baza kontaktów do dziennikarzy, a jakie cechy powinno posiadać biuro prasowe?
Skuteczne wsparcie dla PR-owca, czyli jakie?
Kontakty z mediami bywają niełatwe. Nieotwarte maile, zignorowane informacje prasowe, zaproszenia pozostające bez odpowiedzi to tylko niektóre z bolączek, z jakimi na co dzień muszą mierzyć się PR-owcy. Odpowiedzią na to, jak skutecznie dotrzeć do dziennikarzy, jest rozbudowana, aktualna baza kontaktów połączona ze sprawnie działających biurem prasowym.
Liczba ma znaczenie
Im więcej adresatów będzie miała wysłana informacja prasowa, tym większa szansa, że zostanie ona zauważona, a firma osiągnie zamierzony cel. Dlatego tak ważne jest, by baza kontaktów była szeroka i zawierała możliwie jak najwięcej szczegółowych danych kontaktowych.
Zdobywanie takich informacji jak adres mailowy czy numer telefonu do dziennikarza, a właściwie do setek lub nawet tysięcy dziennikarzy to zadanie niezwykle czasochłonne. Z tego względu wielu PR-owców zdaje się w tej kwestii na zewnętrzne firmy np. takie jak IMM, który od blisko 25 lat bada i analizuje media oraz monitoruje medialny wizerunek marek, firm, osób i instytucji. Wieloletnie doświadczenie i współpraca z mediami pozwoliły ekspertom IMM stworzyć bazę kontaktów do dziennikarzy mediaContact zintegrowaną z biurem prasowym. Dzięki niej można precyzyjnie dotrzeć z informacją do odpowiednich mediów i liderów opinii. Obecnie w tej bazie znajdują się rozbudowane kontakty do blisko 17 tys. dziennikarzy.
Aktualność – istota dobrej bazy kontaktów
Media to środowisko, które często się zmienia – dziennikarze przechodzą do innych tytułów czy stacji, redakcje rozszerzają swoją działalność, do branży dołączają nowe osoby. Tylko bieżące aktualizowanie danych kontaktowych gwarantuje skuteczne dotarcie z komunikatem. By samemu dbać o aktualność bazy, trzeba byłoby śledzić media niemal 24h na dobę, siedem dni w tygodniu.
Dlatego wygodniejszą opcją jest skorzystanie z rozwiązań opartych na stałym i wielowymiarowym monitoringu mediów i bazy, która jest na bieżąco aktualizowana przez specjalistów-analityków treści medialnych. Przydatnym rozwiązaniem jest także możliwość dodawania własnych kontaktów do bazy. Takie funkcje zapewnia m.in. wspomniana usługa mediaContact.
Precyzja gwarancją sukcesu
Kolejną cechą decydującą o potencjale bazy kontaktów jest jej struktura. Wyobraźmy sobie dziennikarza motoryzacyjnego. Najbardziej interesują go informacje o premierze nowego modelu auta, materiały dotyczące nowości w ofercie wyposażenia danej marki czy zaproszenia do przetestowania nowej generacji znanego klasyka. Nagle dostaje maila od firmy produkującej kosmetyki do twarzy. Co robi? Prawdopodobnie ignoruje taką wiadomość, usuwa ją bez zajrzenia do środka, a często także blokuje odbiorcę lub prosi go o wypisanie z listy kontaktów. Wówczas, gdy np. agencja za jakiś czas pozyska klienta z branży motoryzacyjnej i w jego imieniu będzie rozsyłać komunikat, który mógłby tego dziennikarza zainteresować, nie wyśle już do niego informacji prasowej, ponieważ wypisał się on przedtem z bazy.
Przedstawiciele mediów cenią sobie komunikaty dobrane pod ich zainteresowania – i nic w tym dziwnego. Dlatego dobra baza kontaktów powinna być podzielona na kategorie tematyczne, a dziennikarze zanim zostaną do którejkolwiek z nich przypisani, powinni zostać wnikliwie zweryfikowani. W końcu wybór odpowiedniej grupy docelowej zwiększa szansę na to, że materiał wysłany przez PR-owców zainteresuje media i zostanie przez nie przekazany dalej.
Wszystko w jednym miejscu – kluczowa rola biura prasowego
Rozsyłając informację prasową, warto mieć wszystko uporządkowane i w jednym miejscu, zamiast zastanawiać się, czy na pewno wysłało się do wszystkich właściwą wiadomość, czy nie było w niej błędów, czy każdy dostał ten sam zestaw załączników. Remedium na te obawy stanowi biuro prasowe. Dzięki niemu zyskujemy stały dostęp do wszystkich przygotowanych informacji prasowych. Można je dowolnie modyfikować, przed wysyłką sprawdzić, czy tekst, grafiki i załączniki otwierają się prawidłowo i co najważniejsze, za jednym razem wysłać je do wielu adresatów.
Jak nie trafić do folderu SPAM?
Kolejna wiadomość z załącznikiem, który po zapisaniu zajmie ogromną ilość miejsca w folderze „Pobrane”, to zmora dziennikarzy. Nic dziwnego, że często takie maile trafiają do SPAMu, są usuwane, ignorowane lub czytane tylko do momentu: „w załączniku”. O wiele lepszym rozwiązaniem zarówno dla mediów, jak i PR-owców jest osadzenie załączników w biurze prasowym. Wówczas nie będzie problemu z ich wysyłką i nie będą one obciążać skrzynki odbiorczej redakcji.
Korzystanie z biura prasowego nie tylko pozwala tworzyć wiadomości w formie przyjaznej dziennikarzom, lecz także daje stały dostęp do udostępnianych plików. Jeśli po wysyłce nadawca zorientuje się, że któryś załącznik zawiera jakiś błąd, możesz szybko go podmienić i uniknąć nieporozumień. Plik nie jest bowiem załącznikiem do maila, który został rozesłany, a znajduje się na serwerze, do którego nadawca stale ma dostęp.
Statystyki wysyłki, czyli czy wiadomość wzbudziła zainteresowanie
Firmy inwestują czas i pieniądze, by stworzyć jak najbardziej angażujące treści. Bywa jednak, że pomimo świetnie napisanej informacji prasowej połączonej z nietuzinkowymi grafikami, wysyłka nie przynosi zamierzonych efektów. W znalezieniu przyczyn takiej sytuacji może pomóc bieżące monitorowanie wyników dystrybucji materiałów prasowych.
Liczba wyświetleń maila oraz statystyki pokazujące, ilu dziennikarzy zapoznało się z całością materiału, to dane pozwalające jeszcze lepiej zaplanować przyszłe wysyłki i kontakty z konkretnymi redakcjami. Być może warto do kogoś zadzwonić albo jakiejś redakcji wysłać dodatkowe materiały? W biurze prasowym mediaContact można na bieżąco sprawdzić efekty dystrybucji informacji prasowej, co znacząco ułatwia raportowanie i podejmowanie kolejnych działań z obszaru media relations.
Kiedy brakuje czasu lub zasobów warto skorzystać z pomocy ekspertów
W firmie wydarzyło się coś ważnego i chce ona jak najszybciej podzielić się tą informacją z mediami, ale nie ma na pokładzie osoby, która mogłaby się zająć przygotowaniem wysyłki i bazy oraz późniejszą weryfikacją efektów? W takich sytuacjach warto sięgnąć po pomoc z zewnątrz i skorzystać np.: z easyContact. Zasada działania jest prosta: firma przesyła do ekspertów IMM informację prasową, a oni zajmują się całą resztą – obróbką techniczną i dystrybucją do odpowiednich dziennikarzy. To wygodne rozwiązanie, szczególnie kiedy nadawcy zależy na czasie.
Praca w public relations to przede wszystkim dbanie o dobrą komunikację. To zadanie wymagające uważności w dobieraniu odbiorców, otwartości w relacjach czy umiejętności tworzenia angażujących treści. Narzędziami, które ułatwią każdemu specjaliście PR skuteczne działanie, są bez wątpienia baza kontaktów do mediów oraz biuro prasowe. Pierwsze rozwiązanie pozwala precyzyjnie dobrać grupę docelową dla każdej informacji. Z kolei drugie porządkuje wszystkie informacje w jednym miejscu, umożliwia tworzenie i dystrybucję komunikatów oraz zapewnia stały dostęp do statystyk wysyłek. Te narzędzia znacząco przyspieszają komunikację oraz poprawiają jakość i efektywność relacji z mediami.
Artykuł sponsorowany
