● Podczas podejmowania decyzji o formie, w jakiej odbędzie się wydarzenie, należy kierować się przede wszystkim zdrowym rozsądkiem
● Podstawową zaletą gal online jest gwarancja, że wydarzenie się w ogóle odbędzie
● Największą trudnością w organizacji dużych eventów okazują się m.in. ciągła zmienność sytuacji i problemy komunikacyjne
● Każde rozwiązanie może okazać się zarówno wielkim sukcesem, jak i totalną porażką – uważa jedna z ekspertek
Rok 2020 stanął pod znakiem pandemii COVID-19. Ze względu na wprowadzane w kraju zasady bezpieczeństwa wiele dużych wydarzeń, takich jak festiwale czy gale wręczenia nagród, musiało zostać odwołanych. Jednak mimo że w większości koncertów publiczność nie mogła fizycznie wziąć udziału, a gwiazdy nie mogły prezentować swoich kreacji na czerwonych dywanach, niektórzy organizatorzy postanowili dostosować eventy do obecnych czasów i zmienić formułę. Jak się to udało?
Czytaj także: Jak branża eventowa radzi sobie z koronakryzysem
Trudne decyzje
Organizatorzy największych wydarzeń w 2020 roku stanęli przed trudnym wyborem – całkowicie odwołać event czy zmienić jego formułę. Początkowo wiele podmiotów zdecydowało się na zmianę terminu. Jednym z nich był Związek Producentów Audio-Video (ZPAV), który co roku przyznaje Fryderyki – statuetki dla najlepszych artystów, którzy wyłaniani są przez członków Akademii Fonograficznej. W oświadczeniu z 14 marca 2020 roku [1], zamieszczonym na stronie internetowej Fryderyków, poinformowano, że ogłoszenie zwycięzców w kategoriach muzyki rozrywkowej i jazzu zostaje odroczone, a ZPAV będzie przyglądać się sytuacji i w przyszłości poinformuje o nowym terminie. Ostatecznie, we wrześniu 2020 roku, Związek przekazał, że tegoroczni laureaci zostaną przedstawieni 1 października 2020 roku na konferencji prasowej transmitowanej na żywo w internecie [2]. Zaznaczono także, że wręczenie statuetek odbędzie się w ramach przyszłorocznej edycji Fryderyków. Dlaczego zdecydowano się na takie rozwiązanie?
Katarzyna Kowalewska, odpowiedzialna za kontakty z mediami w ZPAV, wskazuje, że pandemia jest „największym od dziesięcioleci kryzysem, z jakim musi mierzyć się całe środowisko”. Organizatorzy poszukiwali „najlepszych możliwych scenariuszy, które zagwarantowałyby godne i adekwatne do rangi nagrody zwieńczenie tegorocznej edycji”. „Przy utrzymujących się ograniczeniach dotyczących liczby uczestników wiedzieliśmy, że nie mamy możliwości zaproszenia nie tylko fanów polskiej muzyki, lecz także wszystkich nominowanych do nagród artystów, a bez nich nie braliśmy pod uwagę organizacji gali. Istotne stało się po prostu ogłoszenie laureatów, aby umożliwić artystom wykorzystanie potencjału promocyjnego tego jakże istotnego faktu stania się zwycięzcą w konkursie Fryderyków” – przekazuje Kowalewska. Podczas konferencji łączono się z laureatami i udostępniono dziennikarzom możliwość przeprowadzenia krótkich rozmów ze zwycięzcami. Dodatkowo tego typu rozwiązanie stworzyło szansę poruszenia najistotniejszych zagadnień związanych z aktualną kondycją polskiego sektora muzycznego podczas panelu dyskusyjnego z udziałem przedstawicieli branży – mówi Kowalewska.
Przedstawicielka ZPAV wyjaśnia też, że statuetki zostaną wręczone w przyszłym roku ze względu na to, jak ważna dla artysty jest jego publiczność – gala w 2021 ma odbyć się już z udziałem widowni. Kowalewska podkreśla jednak, że przygotowując się do kolejnej edycji, ZPAV cały czas uważnie przygląda się bieżącej sytuacji i opracowuje różne scenariusze.
Kolejnym wydarzeniem, którego termin początkowo zmieniono, było Malta Festival Poznań, podczas którego prezentowane są międzynarodowe programy teatralne, muzyczne, taneczne i filmowe. W kwietniu 2020 roku na stronie internetowej festiwalu [3] ogłoszono, że event nie odbędzie się w czerwcu, jednak organizatorzy będą szukać nowych możliwości zorganizowania go „w przestrzeni pozbawionej ryzyka”. Opracowanie nowej formuły było o tyle ważne, że w tym roku festiwal obchodził swoje 30-lecie. W połowie czerwca 2020 roku poinformowano, że tegoroczna edycja będzie „objazdowa, krocząca, rozrzucona po mieście, bez stałego adresu” i potrwa aż do jesieni [4]. Jak przekazuje Agnieszka Kopiewska, rzeczniczka prasowa festiwalu, najważniejsze było bezpieczeństwo publiczności, artystów i artystek oraz zorganizowanie spotkań na żywo – tym samym Malta stała się prawdopodobnie pierwszym festiwalem w Polsce, który zaryzykował formułę stacjonarną. „Skoro widzowie nie mogli przyjść na klasyczną Maltę, to Malta zjawiła się pod ich balkonami, w parkach, nad rzekami, jeziorami i na wielkiej dwuhektarowej łące” – mówi Kopiewska. Ostatecznie festiwal trwał od 11 czerwca do 30 sierpnia 2020 roku, zorganizowany był w pięciu krokach programowych i 33 lokalizacjach – w ciągu 46 dni odbyły się 144 bezpłatne wydarzenia.
Co wypłynęło na decyzję o zorganizowaniu wydarzenia stacjonarnie? Kopiewska tłumaczy, że formuła online zaprzeczałby istocie bycia razem, która jest fundamentem festiwalu. „W byciu online nie ma magnetyzmu serca!” – stwierdza rzeczniczka i dodaje, że internet nie uratuje kultury, choć organizatorzy bardzo by tego chcieli. „Byliśmy już zmęczeni patrzeniem w ekran, tym bardziej, że zbliżało się lato, a potrzeba bycia w plenerze rosła. Stąd pomysł na »kroczącą« formułę Malty, aby zachować jej żywy charakter i jednocześnie spełnić narzucone przez »zarazę« ogólnokrajowe obostrzenia. Program został podzielony na »kroki«, które ogłaszane były w dwutygodniowych odstępach, aby ewentualnie odbyć kwarantannę, zareagować na COVID-19. Samą koncepcję kroków podpowiedziała nam rzeczywistość – tak jak rząd odmrażał w krokach gospodarkę i życie publiczne, tak my postanowiliśmy sukcesywnie ogłaszać letni program, krok po kroku. Ostrożnie, bo nie wiedzieliśmy, czy ktoś z nas nie zachoruje czy artysta nie odwoła przez pandemię przyjazdu – mimo wszystko zdecydowaliśmy się na taką ekwilibrystykę programową i komunikacyjną, nieprzewidywalną w skutkach i niepoddającą się naszej kontroli przez pandemię” – wyjaśnia Agnieszka Kopiewska.
Pomimo tego, Malta nie zrezygnowała z online’u całkowicie. W sieci odbywały się przede wszystkim debaty oraz transmitowane były wydarzenia na żywo, w których wziąć udział mogła jedynie ograniczona liczba osób, zachowując reżim sanitarny. W ramach urodzin festiwal udostępniał też archiwalne nagrania, pierwsze telewizyjne reportaże o Malcie i kilka rejestracji kultowych spektakli.
Jakie decyzje podejmują z kolei organizatorzy wydarzeń, które dopiero nadchodzą? O przedstawienie swoich planów PRoto.pl poprosiło paru z nich, jednak jedynym, który zgodził się odpowiedzieć, był Empik – organizator corocznej gali Bestesllery Empiku, podczas której nagradzani są najpopularniejsi twórcy literatury, muzyki i filmu. Event zazwyczaj odbywa się w początkowych miesiącach roku. Jak przekazało biuro prasowe firmy, obecnie trwają prace nad stworzeniem nowej formuły i oprawy gali, które dopasowane będą do aktualnej sytuacji. „Zależy nam na zachowaniu ciągłości wydarzenia, które wyróżnia najpopularniejszych twórców i odkrywa utalentowanych, świetnie zapowiadających się artystów będących na początku kariery. Wymaga to takiej koncepcji oprawy, która zapewni jak najlepsze doświadczenie widzom oraz twórcom – nominowanym i laureatom (przy zachowaniu wszelkich procedur bezpieczeństwa)” – wyjaśnia biuro prasowe Empiku.
Organizacja w reżimie sanitarnym
Pomimo trwającej pandemii znalazły się podmioty, które zdecydowały się zorganizować swoje coroczne wydarzenia stacjonarnie z udziałem publiczności. Przykładem może być Festiwal w Wenecji. Event przeprowadzony był w ścisłym reżimie sanitarnym – wprowadzono m.in. imienne bilety, monitoring miejsc pobytu widzów i dziennikarzy oraz obowiązek noszenia maseczek i zachowania dystansu społecznego [5]. Monika Wincenciak-Ziemba, Head of Event Management w LoveBrands Events, zwraca uwagę, że dla obserwatorów z zewnątrz zmiany organizacyjne eventu nie miały aż tak dużego znaczenia – nagrody zostały rozdane, a gwiazdy pozowały „na ściankach”. „Zapewne zupełnie inaczej wyglądało to z perspektywy samych uczestników wydarzenia. Przede wszystkim zmniejszyła się znacznie liczba gości festiwalu, a to dla stałych bywalców jest już odczuwalna zmiana wpływająca zapewne na ogólną atmosferę wydarzenia. Dla jednych będzie to zaleta, dla drugich ogromna strata” – komentuje ekspertka.
Organizacja tak dużego wydarzenia w standardowej formule wydaje się jednak ryzykowna. Czym powinni kierować się organizatorzy podczas podejmowania decyzji o formie, w jakiej odbędzie się wydarzenie? Przede wszystkim zdrowym rozsądkiem – mówi Monika Wincenciak-Ziemba. Ekspertka uważa, że w najbliższym czasie „dosyć brawurowe” jest planowanie dużych wydarzeń w formie stacjonarnej. „Sytuacja związana z obostrzeniami dotyczącymi pandemii zmienia się już w tej chwili na tyle dynamicznie, że trudno przewidzieć, jak będzie wyglądała za tydzień” – uważa Wincenciak-Ziemba.
Na szybko zmieniającą się sytuację zwraca też uwagę Agnieszka Kopiewska, która przekazuje, że na Malta Festival Poznań były różne koncepcje. Jedną z nich była organizacja festiwalu pod koniec sierpnia w standardowej, dziesięciodniowej formule, jednak niepewność kolejnych obostrzeń czy poluzowań była zbyt ryzykowna, aby zdecydować się na takie rozwiązanie. „Klasyczna wersja wydarzeń nie byłaby zbyt radosna w reżimie sanitarnym. W powietrzu unosiłby się zapach środków do dezynfekcji i musielibyśmy zamknąć na co dzień otwarty plac – z miejsca dla wszystkich musielibyśmy zrobić wydzielony teren. Przygnębiała nas ta wizja” – mówi rzeczniczka.
Czy istniała za to szansa, by Fryderyki odbyły się w tym roku w standardowej formule? Przy obecnym zakresie obostrzeń, organizacja tradycyjnej gali nie byłaby możliwa – stwierdza Katarzyna Kowalewska.
Wielu organizatorów zdecydowało się z kolei na przeniesienie wydarzenia w całości do internetu – stało się tak np. z ceremonią rozdania nagród Emmy. Monika Wincenciak-Ziemba zauważa, że organizatorzy tej gali „świetnie wybrnęli z sytuacji, a cała produkcja obroniła się dobrym pomysłem i świetną realizacją”. Czy ranga tego typu wydarzenia może jednak spaść, gdy odbywa się w takiej formule? „Rozmawiamy o wydarzeniu, które na swoją rangę zapracowało na tyle skutecznie, że nie wydaje się możliwe, aby jeden rok na stałe zmienił jego postrzeganie. Możemy mówić o spadku splendoru, jaki zawsze towarzyszył tym największym, medialnym wydarzeniom, ale ich kluczowe wartości raczej na tej sytuacji nie ucierpią” – komentuje ekspertka z LoveBrands Events.
Winceciak-Ziemba zwraca też uwagę, że podstawową zaletą organizacji dużych gal online „jest gwarancja, albo przynajmniej dużo większe prawdopodobieństwo, że wydarzenie się w ogóle odbędzie, bez względu na rozwój pandemii”. Zdaniem specjalistki przeniesienie do internetu jest obecnie zdecydowanie najbezpieczniejszą formą eventów. „Natomiast żadne wydarzenie online nie jest w stanie zastąpić w 100 proc. atmosfery, która jest wynikiem ludzkich interakcji, a to one w dużym stopniu odpowiadają za finalne wrażenia, z jakimi pozostają odbiorcy” – podkreśla.
Nieuniknione trudności
Organizacja dużego wydarzenia w czasie pandemii wiąże się z pulą nowych problemów, z jakimi należy się zmierzyć. Jak przekazuje Katarzyna Kowalewska, dla ZPAV największą trudnością okazała się ciągła zmienność sytuacji. „Zaplanowanie takiego wydarzenia, jak gala Fryderyków, to wielomiesięczna praca sztabu ludzi. Nie znając warunków, w jakich ostatecznie przyjdzie nam działać, zmagamy się z pracą na wielu nieustannie zmieniających się scenariuszach. To istotnie komplikuje prowadzanie projektu, a także wydłuża czas jego realizacji” – wyjaśnia ekspertka.
Dla Malta Festival Poznań wyzwanie stanowiły zarówno działania programowe i produkcyjne, jak i komunikacyjne. „Nie można było ruszyć z zaplanowaną, jubileuszową i szumną komunikacją festiwalu, co chwilę coś ulegało zmianie. Musieliśmy zrezygnować z promocyjnych przyzwyczajeń, zmagaliśmy się też z przyzwyczajeniami odbiorców do standardowej Malty. To był czas niejednokrotnie spontanicznych decyzji, jak nigdy dotąd łapaliśmy chwilę. Pewnie nie dla wszystkich odbiorców było to komfortowe, bo było inaczej, ale staraliśmy się dostarczać jak najwięcej pozytywnych informacji” – mówi Agnieszka Kopiewska.
Rzeczniczka festiwalu przytacza też sytuację, która wywołała duże emocje: „Moment trwogi był na jednym z plenerowych koncertów Ralpha Kaminskiego i Bartka Wąsika, który w założeniu artystów miał być »najbardziej kameralnym z festiwalowych koncertów«. A jednak przyciągnął tłumy. Na dwuhektarowej łące zgromadziło się bardzo dużo ludzi, nie wszyscy byli w maseczkach, mimo naszych próśb i zaleceń. Był to trudny moment, bo ryzykowny dla wszystkich. Paradoksalnie cieszyliśmy się, że artyści mieli krótki repertuar tego wieczoru”.
Pandemia wymusiła na organizatorach wprowadzenie też nowych zasad bezpieczeństwa. Rzeczniczka Malty przyznaje, że wszystkie wydarzenia stacjonarne odbyły się zgodnie z zaleceniami od rządu i sanepidu – wymienia m.in. obowiązek noszenia maseczek, dezynfekcję, zachowanie dwumetrowego dystansu czy obsługę, która podczas sprawdzania biletów miała na sobie rękawiczki. „Na terenie imprezy był dostępny regulamin oraz komunikaty sanitarne zarówno na wielkich banerach, ekranach, jak i przy wejściu oraz wyjściu z imprezy. Mieliśmy też specjalne kosze na odpady sanitarne oraz zapasy maseczek i rękawiczek dla publiczności” – dodaje Kopiewska. „Malta była pierwszym festiwalem w Polsce, który zaryzykował formułę poza siecią, z publicznością w czasie pandemii, dlatego czuliśmy, że wszyscy patrzą nam na ręce, a nasze ręce drżały. Drżały, bo ryzykowaliśmy nie tylko naszym zdrowiem, musieliśmy zadbać o zdrowie publiczności oraz artystów i artystek. Stresowały nas patrole policji i służby miejskiej, choć spokojnie zasłużyliśmy na wlepkę: wzorowy uczeń” – podsumowuje specjalistka.
Wielki powrót?
Przyglądając się rozwiązaniom wprowadzanym zarówno na świecie, jak i w Polsce, wydaje się, że większość organizatorów dużych eventów, takich jak gale rozdania nagród czy festiwale, nie chce rezygnować ze swoich standardowych formuł. W wydarzeniach dużą rolę odgrywa przede wszystkim publiczność, która – jak zaznaczała Katarzyna Kowalewska – ważna jest dla artystów pojawiających się na scenie.
Przywołane przykłady gal i festiwali są także dowodem na to, że nie udało się wypracować jeszcze formuły, która byłaby idealnym zastępstwem dla tradycyjnych wydarzeń, a każdy z organizatorów decyduje się na podjęcie innych działań. Monika Wincenciak-Ziemba zwraca jednak uwagę, że trudno jest dyskutować z tymi różnymi decyzjami: „Wszyscy od kilku miesięcy działamy w zupełnie nowej przestrzeni, bez precedensów, co powoduje, że każde rozwiązanie może okazać się zarówno wielkim sukcesem, jak i totalną porażką. Pamiętajmy, że problemem nie są jedynie kwestie logistyczno-organizacyjne, ale przede wszystkim zmiana naszego postrzegania świata, i tego, co jest dla nas bezpieczne, a co nie”.
Wincenciak-Ziemba jest także przekonana, że eventy powrócą do dawnej formuły, jak tylko sytuacja epidemiczna się unormuje. „To, co obserwujemy w tej chwili, jest substytutem, odpowiedzią na okoliczności, które w dużym stopniu uniemożliwiają normalne funkcjonowanie. Eventy to przede wszystkim kontakt, możliwość osobistego doświadczania czy też obserwowania żywego organizmu, jakim jest wydarzenie offline. Ta potrzeba zawsze była, jest i będzie” – podsumowuje ekspertka.
Angelika Kalinowska
[1] fryderyki.pl, Oświadczenia organizatora Fryderyków 2020 w związku z zagrożeniem COVID-19, 14.03.2020
[2] fryderyki.pl, Ogłoszenie laureatów w kategoriach muzyki rozrywkowej i jazzowej, 10.09.2020
[3] malta-festival.pl, Trzydziesty Festiwal Malta w innym terminie, 22.04.2020
[4] malta-festival.pl, Malta w czasie zarazy – ogłoszenie kroczącej formuły festiwalu, 16.06.2020
[5] kultura.onet.pl, Startuje festiwal w Wenecji. O Złotego Lwa zawalczy film Szumowskiej i Englerta, 02.09.2020
