Opis projektu PR – laureata konkursu Złote Spinacze ZFPR w kategorii komunikacja wewnętrzna
Commercial Union Polska – akcja komunikacyjna dla pracowników Biura Głównego towarzysząca przeprowadzce do nowej siedziby
Biuro Główne Commercial Union, zatrudniające około 800 osób mieściło się w trzech budynkach przy al. Jana Pawła II w Warszawie. Jesienią 2003 roku podjęto decyzję o przeprowadzce na Wolę, do nowego budynku przy ulicy Prostej.
Akcja komunikacyjna Pod jednym dachem, oswajająca pracowników z nowym, nie budzącym początkowo entuzjazmu miejscem, opracowana przez dział Komunikacji Korporacyjnej, trwała od października 03 do połowy września 04. Miała na celu: wsparcie przeprowadzki i wszechstronną pomoc w szybkim zaaklimatyzowaniu się pracowników w nowym miejscu i nowej organizacji biurowej (open space), budowaniu pozytywnych skojarzeń związanych z pracodawcą oraz utrwalaniu pożądanej kultury pracy.
W akcji komunikacyjnej wykorzystano wielorakie narzędzia i kanały.
• comiesięczne edycje CUSia – biuletynu wewnętrznego, ilustrowane rysunkami jednego z pracowników, informacje o postępach prac wykończeniowych w nowym budynku, o lokalizacji działów, infrastrukturze okolicy, dojeździe, historii dzielnicy.
• Szkolenia dla kadry menedżerskiej i komunikatorów (liderów opinii) – zasady pracy w systemie otwartym, logistyka przeprowadzki, zasady archiwizacji dokumentów (działamy 12 lat i obsługujemy trzy miliony klientów!)
• Komunikaty w Lotus Notes oraz baza gromadząca wiedzę o przeprowadzce dostępna dla wszystkich
• uruchomiliśmy kanał komunikacji zwrotnej – konto pocztowe – Przeprowadzka, w intranecie CU.
• zorganizowaliśmy firmowy, oznaczony transport dla klientów i pracowników w czasie funkcjonowania dwu biur
• zebraliśmy opinie o nowym miejscu i sporządziliśmy raport o poprzeprowadzkowych nastrojach pracowników Biura Głównego. Po analizie zgłoszonych postulatów (np. źle działająca klimatyzacja) pracownicy otrzymali harmonogram usunięcia usterek i zgłoszonych mankamentów
• „oswajanie” nowej okolicy –objęliśmy patronatem Teatr na Woli, pracownicy mają zniżki na bilety
• Panorama Wolska – kończący przeprowadzkę event – wspólne zdjęcie ( Panorama Wolska) wszystkich pracowników przed nową siedzibą i loteria z nagrodami
Działania Wszyscy pod jednym dachem prowadzone były głównie siłami własnymi Działu KK (przy ścisłej współpracy z kolegami z HR i OM), wyjątek stanowią: event Panorama Wolska (zdjęcie 800 pracowników Biura Głównego CU robił profesjonalny fotograf, a losy loteryjne były ukryte w ciasteczkach, które upiekły dla nas osoby niepełnosprawne, które wspieramy w ramach programu społeczna odpowiedzialność biznesu). Również podczas szkoleń dla kadry menedżerskiej –moduł o filozofii pracy w open spaces przygotowała firma zewnętrzna. Wspólne zdjęcie ukazało się w biuletynie wewnętrznym, który otrzymuje każdy pracownik.
Po podjętych działaniach, Wola i nowy budynek wydają się znacznie bardziej oswojone, wymierne efekty akcji Wszyscy pod jednym dachem pokaże jednak audyt komunikacyjny, badający także kulturę firmy, zaplanowany na pierwsze półrocze 2005.
