W połowie października 2024 roku Związek Firm Public Relations rozpoczął kampanię na rzecz efektywnych praktyk przetargowych w branży PR. W akcji „Partnerski PRzetarg” organizacja branżowa będzie nie tylko promować najlepsze praktyki przetargowe w PR, lecz także edukować rynek w zakresie prowadzenia efektywnych przetargów PR, korzystnych dla wszystkich zaangażowanych stron.
Kampania promuje pięć filarów partnerskiego przetargu, czyli pięć kluczowych obszarów dobrych praktyk.
Pierwszy z nich to transparentność – jasne określenie kryteriów wyboru, budżetu i zakresu prac od samego początku procesu.
Drugi filar stanowi szacunek, wyrażający się m.in. w docenieniu pracy agencji przez unikanie zbędnych obciążeń i rozważenie wprowadzenia tzw. rejection fee.
Trzecim jest pełna i rzetelna informacja o przetargu, dotycząca m.in. liczby zaproszonych do postępowania agencji i sposobie oceny ofert.
Czwarty filar to terminowość – ustalanie realnych terminów i ich dotrzymywanie przez obie strony procesu.
Piątym elementem jest merytoryczny feedback udzielany po zakończeniu przetargu wszystkim zaproszonym do postępowania firmom.
Kampania „Partnerski Przetarg” stanowi odpowiedź na wyniki badania „Doświadczenia przetargowe agencji PR” przeprowadzonego wśród agencji członkowskich ZFPR. Pokazało ono obszary wymagające usprawnienia w procesach przetargowych. Okazuje się bowiem, że w ciągu ostatniego roku znacząca część firm PR uczestniczyła w przetargach, które oceniła jako nieprawidłowe. „Według szacunków respondentów postępowania, w których stosowane są złe praktyki, mogą stanowić nawet 30-50 proc. wszystkich przetargów w branży PR” – przekazuje ZFPR.
Najczęściej ankietowani wskazywali na takie trudności jak:
- brak określenia budżetu na współpracę,
- niejasne kryteria oceny,
- nieprecyzyjnie opisane cele i zadania,
- niekompletna dokumentacja.
Co więcej, niemal w 3/4 przypadków nieprawidłowych postępowań klienci nie dotrzymują zadeklarowanych terminów, a często w ogóle nie udzielają informacji o rozstrzygnięciu przetargu. Badanie wykazało także, że 62 proc. agencji rzadko lub bardzo rzadko otrzymuje rekompensatę za udział w przetargu (rejection fee).
Jak podkreśla Daria Tworek, Managing Partner w Publicis Consultants, wiceprezeska ZFPR, w wyniku błędów popełnianych w procesach przetargowych jakość ofert czy wyceny są często niesatysfakcjonujące, a agencje marnują czas i zasoby. „W kampanii »Partnerski PRzetarg« wyszliśmy z kluczowego założenia, że nie wynika to ze złej woli, lecz pośpiechu lub braku doświadczenia i wsparcia w prowadzeniu takich postępowań. Dlatego zależało nam na stworzeniu platformy, która wypełni tę lukę” – tłumaczy Tworek. Jak dodaje, kampania ma być przestrzenią do dyskusji oraz zbiorem dobrych praktyk i narzędzi, które doprowadzą do zmiany relacji między klientami a agencjami PR. „Chcemy stworzyć kulturę przetargową, w której transparentność, wzajemny szacunek i efektywna komunikacja są normą, a nie wyjątkiem” – wskazuje przedstawicielka ZFPR-u.
Marta Macke, założycielka i CEO Shortlist Consulting oraz prowadząca videopodcast Reklamiara.pl, jest zdania, że problem niestosowania się do standardów w przetargach jest odwiecznym wyzwaniem i dotyczy obu stron: i klientów, i agencji. Jak jednak zaznacza, „transparentny i dobrze ułożony przetarg, prowadzony z szacunkiem i otwartością w komunikacji, jest możliwy”. Jak mówi, do tego potrzebne jest dobre zrozumienie procesu i mechanizmów nim rządzących, ale również zadania postawionego przed agencjami oraz potrzeb i oczekiwań klienta. Kluczowa jest do tego otwarta komunikacja i pokazanie korzyści.
Kampania „Partnerski Przetarg” mówi o najczęstszych wyzwania, z jakimi mierzą się agencje podczas procesów przetargowych, oraz wskazuje praktyczne rozwiązania pozwalające na poprawę tych sytuacji. „W warstwie kreatywnej odwołuje się ona do analogii zaczerpniętych z powszechnych w codziennym życiu zdarzeń, takich jak wizyta w restauracji lub u krawca, czy też udział w zawodach sportowych, w których pewne zachowania są niedopuszczalne” – przekazuje ZFPR.
Głównym elementem kampanii jest specjalna strona www.partnerskiprzetarg.pl, na której umieszczono praktyczne porady dotyczące procesów przetargowych, w tym opis dobrych praktyk czy instrukcję dotycząca przygotowania i prowadzenia postępowań rozdzielona na cztery kluczowe etapy: przygotowanie przetargu, proces przetargowy, wybór agencji oraz rozpoczęcie współpracy.
W ramach kampanii prowadzony jest także podcast „Partnerski PRzetarg”. Organizatorzy planują ponadto udział w konferencjach i wydarzeniach branżowych, współpracę z mediami biznesowymi oraz marketingowymi.
ZFPR podkreśla, że korzyści ze zmian w prowadzeniu przetargów odczują wszyscy. „Dla agencji PR dobrze przygotowany i przeprowadzony przetarg oznacza nie tylko optymalizację kosztów udziału w postępowaniu, ale także możliwość dopracowania oferty, lepszego zaplanowania pracy zespołu oraz wzrost motywacji pracowników. Z kolei klienci mogą liczyć na otrzymanie porównywalnych ofert, lepiej dopasowanych do ich potrzeb i budżetu, co przekłada się na wyższą jakość późniejszej współpracy i lepszą ochronę reputacji firm i marek” – mówią organizatorzy. (mb)
