W trzech poprzednich odcinkach, zanim mogliście sprawdzić się w dyktandzie, w poradni językowej znalazły się informacje na temat pisania listów i pism urzędowych. Dziś zachęcamy Was do sprawdzenia swojej znajomości formułowania listów oficjalnych.
1. Na rozruszanie, czyli trochę praktyki
Jak zatytułować list do księdza proboszcza, a jak do kardynała?
Czy w prywatnej korespondencji używa się i wymienia posiadane tytuły naukowe?
2. Ku przestrodze, czyli teorii słów kilka
Pamiętaj, że w zestawieniach typu Szanowny Panie lub Szanowni Państwo, które rozpoczynają listy, rzeczownik „państwo” zachował składnię, która łączy go z czasownikami w 3. osobie liczby mnogiej, nie w 2., jak można często usłyszeć. A więc: Państwo zechcą, mogą – NIE: Państwo możecie, zechcecie.
3. Ćwiczenia
1. Jak zatytułować list do księdza proboszcza, a jak do kardynała?
2. Jak zwracamy się do zastępcy dyrektora/naczelnika?
3. Jaki znak interpunkcyjny należy postawić po formule kończącej list typu „Z poważaniem” czy „Z wyrazami szacunku”
4. Czy w prywatnej korespondencji używa się i wymienia posiadane tytuły naukowe?
5. Gdzie należy złożyć własnoręczny podpis pod wydrukowaną formułką z imieniem i nazwiskiem ( pod formułką, nad nią czy obok niej?)
6. Jaki podpis złożysz, jeśli jesteś dr. hab. Janem Kowalskim, prezesem zarządzającym firmy x.
7. W jaki sposób skraca się łacińskie słowo postscriptum?
8. W jaki sposób napisać w liście datę listu, który powstał 25 lipca 2008 roku?
9. Gdy pod treścią listu oficjalnego podpisują się dwie osoby, jak odróżnić ich status w hierarchii służbowej?
Zobacz odpowiedź
1. Czcigodny Ksiądz Proboszcz Jan Kowalski; Jego Eminencja Jan Kowalski Kardynał.
2. Do zastępcy dyrektora/naczelnika piszemy tak, jakby był dyrektorem/naczelnikiem – podnosimy prestiż odbiorcy przez formę Panie Dyrektorze, Naczelniku.
3. Jak czytamy w praktycznym przewodniku „Listy i pisma użytkowe. 500 gotowych wzorów”, Zbigniewa Drygalskiego i Joanny Rozmiarek, w korespondencji oficjalnej prawidłowe będzie stereotypowe zatytułowane: Z poważaniem czy Z wyrazami szacunku. Można po nich postawić przecinek (wzorem listów angielskich), wykrzyknik (zazwyczaj zbyt emocjonalny) lub nie używać żadnego znaku interpunkcyjnego (poprzez odwołanie się do adresu nadawcy, w którym nie ma znaków przestankowych).
4. Nie wypada tego robić.
5. W korespondencji oficjalnej obowiązuje podpisywanie się imieniem i nazwiskiem; w korespondencji urzędowej pisanej zwykle komputerowo, należy własnoręczny podpis złożyć pod wydrukowaną formułką.
6. Prezes zarządzający firmy x dr hab. Jan Kowalski
7. Poprawny zapis to PS lub – rzadziej – P.S.
8. Warszawa, dnia 25 lipca 2008 Warszawa, dnia 25.07.2008 Warszawa, 2008-07-25
9. Dawniej zawsze podpisywano się po prawej stronie, a osoba, która stała wyżej w hierarchii służbowej podpisywała się bliżej środka.
4. Słowem praktyka
W korespondencji oficjalnej nie nadużywaj znaków interpunkcyjnych, które świadczyłyby o emocjonalnym stosunku do nadawcy. W zapisie daty, oprócz prawidłowego wzorca kolejności poszczególnych elementów, pamiętaj, w jaki sposób ją czytamy (często popełniany błąd to odczytywanie daty 28.07.2008 jako dwudziesty ósmy lipiec).
Polecamy zapoznanie się z pozycjami: Drygalski Z., Rozmiarek J., Listy i pisma użytkowe. 500 gotowych wzorów, Książka i Wiedza, Warszawa 2003; oraz H. i T. Zgółkowie, Językowy savoir-vivre. Praktyczny poradnik posługiwania się polszczyzną w sytuacjach oficjalnych i towarzyskich, wydanie dowolne.
5. Do źródeł
Przy dzisiejszym odcinku skorzystaliśmy z:
Encyklopedii języka polskiego pod red. S. Urbańczyka,
Słownika współczesnego języka polskiego pod red. A. Markowskiego,
Wielkiego słownika pod red. E. Polańskiego,
Poradnika – Listy i pisma użytkowe. 500 gotowych wzorów, Z. Drygalskiego i J. Rozmiarek, wyd. w Warszawie 2003.
