Od tradycji do innowacji: jak stworzyć wyjątkowe wydarzenie firmowe na zakończenie roku

Koniec roku to zazwyczaj wyjątkowy dla każdego czas, zarówno pod względem prywatnym, jak i zawodowym. Wiele osób przeprowadza analizę miesięcy kończącego się roku, podsumowuje osiągnięcia i porażki, a także układa przy tym nowy plan działania. To doskonały moment na stworzenie programu rozwoju, aby z nową energią rozpocząć kolejny rok. A co za tym idzie? To idealna okazja do świętowania firmowych sukcesów i zdobycia motywacji na nadchodzące miesiące. Jest to również świetny czas zorganizowanie nieszablonowego eventu, który zintegruje pracowników, wzmacniając wspólne cele i inspirując do dalszych działań. Nic nie motywuje tak bardzo, jak osiągnięty wspólnie sukces i jego świętowanie!

Eventy to zdecydowanie wyjątkowe narzędzie, które oferuje firmom ogromne możliwości w różnych obszarach marketingu. Dzięki nim można nie tylko kształtować pozytywny wizerunek i zwiększać sprzedaż, lecz również budować trwałe relacje z klientami, partnerami i pracownikami. 

Jedną z największych zalet event marketingu jest jego wszechstronność, która pozwala wykorzystać go w pięciu kluczowych obszarach: 

• strategia marketingowa: eventy pozwalają wpłynąć na zachowanie, wiedzę i postawy odbiorców, co pozwala dotrzeć do nich w bardziej przekonujący sposób i zwiększyć szanse na pozyskanie nowych klientów 

• strategia marketingu miejsc: organizacja eventów może pomóc w promocji danego obszaru, terytorium lub miejsca, przyciągając uwagę turystów i inwestorów oraz zwiększając atrakcyjność danej lokalizacji

• strategia relacyjna: dzięki eventom firma może wykazać się troską o konsumentów i dostarczyć im niezapomniane wrażenia, co przekłada się na pozytywne postrzeganie marki

• strategia brandingowa: eventy pozwalają firmom budować atrybuty marek i prezentować je w sposób przekonujący dla odbiorców, co z kolei przyczynia się do zwiększania rozpoznawalność brandu i wpływa na jego postrzeganie  

• strategia brandingu wewnętrznego: organizacja eventów może przyczynić się do zwiększania zaangażowania pracowników i budowy trwałej kultury organizacyjnej, w której marka jest wartością podstawową

W kontekście ostatniego obszaru, eventy świąteczne i noworoczne stanowią doskonałe narzędzie do budowania relacji wewnątrz każdej firmy.

Badania pokazują, że wartościowe eventy firmowe są istotnym elementem wpływającym na zaangażowanie pracowników oraz postrzeganie marki pracodawcy. Zgodnie z badaniem przeprowadzonym przez Great Places to Work, firmy regularnie organizujące wartościowe eventy mają o 47 proc. wyższy poziom zaangażowania pracowników w porównaniu z tymi, które nie organizują takich wydarzeń.

Inne statystyki również potwierdzają pozytywny wpływ wartościowych eventów firmowych na zaangażowanie pracowników: 

• powyżej 70 proc. pracowników zadeklarowało, że uczestnictwo w dobrze zorganizowanej imprezie firmowej wpłynęło pozytywnie na ich morale oraz zwiększyło ich motywację (Business2Community)

• 75 proc. pracowników uważa, że uczestnictwo w eventach firmowych może pomóc w budowaniu pozytywnych relacji między pracownikami, a także wzmocnić ich zaangażowanie w pracę (PwC)

• eventy firmowe mogą przyczynić się do podniesienia poziomu zaangażowania pracowników nawet o 21 punktów procentowych (Employer Brand International)

Warto zatem nieustanne dbać o zwiększanie zaangażowania pracowników w firmach. Statystyki wyraźnie wskazują, że przynosi to liczne korzyści zarówno dla osób zatrudnionych, jak i dla samej organizacji. Poprawa poziomu zaangażowania pracowników przekłada się m.in. na mniejszą liczbę nieobecności w pracy, lepsze relacje z klientami oraz bardziej efektywną pracę całego zespołu. Pozytywny wpływ na morale pracowników jest tym bardziej wartościowy, gdyż owocuje jeszcze lepszą jakością pracy oraz zwiększoną produktywnością.

Sztuczna inteligencja w świecie ludzkich emocji

Planując wydarzenie podsumowujące rok, warto pomyśleć o czymś więcej niż utartych spotkaniach w otoczeniu choinkowych ozdób, bankietowych przyjęciach przy lampce wina czy klasycznych standing party z prezentacją PowerPoint pełną firmowych statystyk. Zwykłe kurtuazyjne rozmowy, kolacja i nudne slajdy z danymi, po których następuje tort, nie zawsze są inspirujące. Czas to zmienić! 

W dzisiejszych czasach organizacja eventów firmowych wymaga uwzględnienia zarówno tradycyjnych elementów, jak i innowacyjnych rozwiązań. Wykazanie się pomysłowością, oryginalnością i innowacyjnością stanowi kluczowy element, który przyciągnie uwagę i zainteresowanie pracowników. 

Jednym z takich rozwiązań są oparte na technologii interaktywne gry i zabawy, które pozwalają uczestnikom wcielać się w role i rozwijać umiejętności w przyjaznej atmosferze. Dodatkowo, innowacyjnie można zastosować technologie VR (Virtual Reality) lub AR (Augmented Reality), umożliwiając uczestnikom przeniesienie się do innych, wirtualnych światów. 

Przykładem zastosowania nowych technologii w branży eventowej jest także wykorzystanie sztucznej inteligencji (AI), która coraz bardziej wpływa na organizację wydarzeń firmowych, rewolucjonizując sposób ich projektowania. 

Automatyzacja zadań to niezbędne narzędzie dla każdego organizatora eventu. Dzięki temu planowanie wydarzeń staje się prostsze i szybsze. PCMA i Gevme opracowały narzędzie oparte na AI – Project Spark, które pozwala skrócić czas obsługi długich zadań, takich jak pisanie opisów sesji, biografii prelegentów, transkrypcji filmów oraz planowania agendy. Według twórców narzędzia można zaoszczędzić nawet 70 proc. czasu poświęcanego na tego typu zadania. 

Dzięki zastosowaniu AI możliwe jest także zautomatyzowane pozyskiwanie opinii dotyczących wydarzenia. Zenus, który służy do etycznej analizy twarzy, gromadzi na żywo dane dotyczące wrażeń, demografii oraz pozytywnych i negatywnych nastrojów. Choć brzmi to intrygująco, to jest to już rzeczywistość, która się rozwija. Organizatorzy corocznej konferencji IMEX we Frankfurcie wykorzystali już to rozwiązanie do zbierania anonimowych danych na temat aktywacji sponsorów i postaw uczestników w stosunku do określonych elementów wydarzenia. Wyniki, połączone z opinią uczestników, umożliwiają organizatorom jeszcze lepsze dostosowanie programu planowanych wydarzeń.

Bez wątpienia AI to narzędzie, które może znacząco ułatwić proces organizacji eventów, przyczyniając się do poprawy jakości wydarzenia i zwiększenia zadowolenia uczestników. To jednocześnie początek nowej ery technologicznego wzrostu, która pozwoli w pełni wykorzystać potencjał AI w organizacji eventów. W połączeniu z czynnikiem ludzkim może to generować niezwykłe efekty.

 

Indywidualizacja kluczem do zadowolenia pracowników

Nie mam wątpliwości co do tego, że jednym z kluczowych czynników wpływających na sukces każdej firmy jest kapitał ludzki. To społeczność pracowników, która stanowi rdzeń funkcjonowania firmy. Dlatego pierwszym, podstawowym krokiem jest poznanie pracowników i ich oczekiwań. Nadszedł czas, aby porzucić standardowe wydarzenia, organizowane jedynie dla zadowolenia prezesa czy po to, aby odhaczyć organizację spotkania świątecznego w zespołach marketingu czy komunikacji wewnętrznej. Teraz należy skupić się na rozpoznaniu potrzeb i preferencji swojej grupy pracowników, a następnie dostosować atrakcje do ich oczekiwań, co pozwoli im poczuć się wyjątkowo docenionymi.

Zdecydowanie warto rozważyć wprowadzenie krótkiej ankiety wśród zespołu. Dzięki temu można dowiedzieć się, co naprawdę ich inspiruje i motywuje. Indywidualizacja podejścia pozwoli stworzyć wydarzenie, które będzie bardziej spersonalizowane i dostosowane do konkretnych oczekiwań pracowników.

Jeśli Twoją firmę stanowią ludzie w średnim wieku, a większość z nich to mężczyźni lubiący sport, zastanów się, czy organizacja eventu w hotelu w centrum miasta zaspokoi ich oczekiwania. Czy klasyczne wydarzenie w tym miejscu przyciągnie ich ciekawość i zbuduje zaangażowanie? A może nadszedł czas na integracyjny niekonwencjonalny wyjazd firmowy? Co powiesz na Beskid Śląski albo Tatry? Intensywny trekking w górach, basen i odprężenie w SPA. Do tego wyznaczanie celów poprzedzone oszałamiającym widokiem na ośnieżone szczyty gór. Wspólne spędzenie czasu w takich warunkach zacieśnia więzi między pracownikami, a aktywność fizyczna jest doskonałym motywatorem do dalszych działań. Czyste górskie powietrze, otwarta przestrzeń i odrobina adrenaliny to wspaniały sposób na rozpoczęcie nowego roku pełnego wyzwań i trudów do pokonania. Oczywiście, organizacja takiego wydarzenia wymaga wysiłku i zaangażowania, ale czy to nie jest jeden z celów, które realizuje Twoja firma?

Każdy z nas ma swoje preferencje i pasje. Personalizacja eventu w oparciu o motyw przewodni sprawi, że uczestnicy poczują się docenieni i zrozumiani. Dopasuj program do różnorodności zainteresowań, tworząc wydarzenie, które będzie wyjątkowe dla każdego pracownika.

Jako ludzie mamy wiele cech, które wyraźnie odróżniają nas od sztucznej inteligencji. Przede wszystkim posiadamy świadomość siebie oraz zdolność do samodzielnego myślenia i podejmowania decyzji. Nasze myśli, emocje i doświadczenia są złożone i nieprzewidywalne, co stanowi nieocenione walory dla naszej egzystencji i funkcjonowania w społeczeństwie. To ciągle nasza przewaga nad nowymi technologiami. 

Również nasze zmysły również wyróżniają nas jako uczestników eventów. Jesteśmy w stanie postrzegać i analizować otaczającą nas rzeczywistość w znacznie bardziej złożony sposób, a nasza interakcja z nią jest pełna niuansów. Umiejętności percepcyjne pozwalają nam doświadczać szczegółów zarówno wizualnych, jak i dźwiękowych czy węchowych, co pozwala nam cieszyć się pełnią życia. 

Przykładem wydarzenia, które skoncentrowało się na doświadczaniu zmysłów, jest jubileuszowy event z okazji 20-lecia hotelu Coutryard Marriot. Motywem przewodnim gali był „Courtyard Garden”. Koncepcja eventu nawiązywała do charakterystycznych wnętrz hotelu, gdzie dominują barwy niebieskie z dodatkiem zieleni oraz elementy złota, które pojawiają się w identyfikacji wizualnej marki. To harmonijne połączenie dało początek niesamowitemu efektowi wizualnemu oprawy tej gali firmowej. Kreacja eventu, a następnie agenda zostały zaprojektowane tak, aby oddziaływać na wszystkie zmysły uczestników. Już od pierwszego momentu wejście na galę miało za zadanie zaczarować uczestnika i przenieść go w świat eventowych emocji. Unikatowy zapach na bazie soczystych fig został opracowany specjalnie na to wydarzenie i towarzyszył uczestnikom już od chwili otrzymania zaproszenia, przez cały event, aż do momentu, gdy opuszczali wydarzenie, otrzymując spersonalizowane pachnące flakoniki w prezencie. Zaprojektowanie tego doświadczenia pozwoliło na rozbudowany brand experience. Wszystkie jubileuszowe atrakcje nawiązywały bezpośrednio do koncepcji „Courtyard Garden”. W ogrodzie na gości czekała harfistka w kwiatowej aranżacji, stanęli przed kwiatową ścianką, odkrywali Moet Flavours Garden, podziwiali niezwykły pokaz tańca bodypainting UV z wykorzystaniem kwiatowych wzorów, korzystali z baru molekularnego i delektowali się romantycznym koncertem Moniki Urlik. Na stanowisku portrecistki goście mogli otrzymać wykonaną za pomocą niebieskich markerów unikatową, personalizowaną pamiątkę.

Tego typu innowacyjne projekty eventowe, oparte na zmysłach, stanowią wyraz ludzkiej kreatywności bez granic i zdolności do przekraczania ograniczeń nowoczesnych technologii oraz ukazują, że ludzka inwencja jest niezastąpiona.

Paula Magiera, Event & Project Manager w Creative Brand Stories

Creative Brand Stories to grupa marketingowa, do której należą Bossa Nova Events, Eco Stories i Box of Stories. Paula Magiera ma wieloletnie doświadczenie w branży eventowej, które rozpoczęła jako wedding planerka. Magister psychologii ze specjalnością organizacji pracy i biznesu. Była odpowiedzialna za produkcję wydarzeń dla marek takich jak m.in. Grupa Maspex, Homla, Kappahl czy Ringier Axel Springer.