Wieczór przy barszczu i karpiu odchodzi do lamusa. Trendy w firmowych spotkaniach świątecznych

Spotkania świąteczne i mikołajkowe stały się już tradycją w większości firm. I choć obserwujemy nowe trendy i zmiany w samym procesie ich organizacji, to jedna kwestia pozostaje niezmienna – pracownicy pragną czuć się docenieni, nie tylko przez premię roczną.

Agencje eventowe i specjaliści odpowiedzialni za komunikację wewnętrzną muszą być na bieżąco z aktualnymi trendami, jednocześnie dbając o element zaskoczenia i pozytywne doświadczenia uczestnika przed, w trakcie, po wydarzeniu.

Liczą się kompleksowość działań, experiental marketing i zaprojektowanie unikatowej ścieżki uczestnika przez całe spotkanie świąteczne. Tradycyjny wieczór przy barszczu i karpiu odchodzi do lamusa. Na co więc zwrócić uwagę przy organizacji wigilii firmowych i imprez mikołajkowych? 

Czym zaskoczyć w 2023 roku?

W tym roku wyraźnie zauważalnych jest kilka trendów w kontekście organizacji firmowych wydarzeń mikołajkowych czy wigilijnych. Przede wszystkim widoczna jest większa otwartość na różne poglądy religijne, przekonania i tradycje pracowników. Menedżerowie zespołów czy też organizatorzy eventów z wielką dbałością tworzą środowiska, które są przyjazne dla każdego, niezależnie od pochodzenia czy wiary. Ten aspekt warunkuje ostateczny charakter wydarzeń świątecznych, które teraz bardziej niż kiedykolwiek skupiają się na poszukiwaniu nowych, ciekawych i kreatywnych rozwiązań. 

Należy pamiętać o neuroróżnorodności – troska o komfort kulturowy pracowników to jedno, ale tworzenie przyjaznego ekosystemu dla mózgu i jego emocji podczas organizacji wydarzeń staje się coraz bardziej popularne, doceniane, a nawet konieczne. Ta wyjątkowa koncepcja uświadamia nam, że każdy z nas na swój własny, niepowtarzalny sposób doświadcza otaczającego świata. Bogactwo perspektyw, sposobów myślenia czy uczenia się nie oznacza wcale braku właściwych rozwiązań ani słabych stron. Wręcz przeciwnie – różnorodność ta dodaje życiu kolorów i odcieni, podnosząc na wyższy poziom ludzką empatię, kreatywność oraz wydajność. 

Wprowadzanie neuroróżnorodności podczas organizacji eventów firmowych wymaga również edukacji pracowników. W ten sposób wszyscy zyskują świadomość istniejących różnic między ludźmi i są w stanie lepiej zrozumieć potrzeby swoich współpracowników. Takie podejście przynosi korzyści wszystkim zaangażowanym – od organizatorów po uczestników wydarzenia – zapewniając pełne zrozumienie i szacunek dla każdej osoby.

Nieustannie bardzo ważnym trendem jest zrównoważony rozwój, który coraz płynniej na stałe wpisuje się w działania firm, niezależnie od ich wielkości. Zauważamy dbałość o środowisko przez ponowne wykorzystywanie dekoracji z poprzednich lat, korzystanie z materiałów i elementów aranżacyjnych z drugiej ręki lub przerabianie starych form na nowe. Rośnie niechęć do drukowania materiałów na potrzeby spotkań świątecznych. 

Coraz częściej podkreśla się znaczenie koncepcji ESG (Environmental, Social, Governance) w kontekście organizacji wydarzeń firmowych. Kładąc nacisk na trzy kluczowe obszary ESG podczas planowania eventów, priorytetem jest zagwarantowanie, że nasze wydarzenie jest zgodne z wartościami zrównoważonego rozwoju i nie wpływa negatywnie na środowisko. To podejście nie tylko przyczynia się do ochrony naszej planety, tworząc przyjazne dla niej wydarzenia, ale także buduje pozytywny wizerunek w oczach pracowników.

Warto zdawać sobie sprawę, że podejmowanie działań zgodnych z zasadami ESG to nie tylko moralny imperatyw, lecz także strategiczna decyzja prowadząca do osiągania zysków. Przez zwiększenie efektywności działań i wzmacnianie nierozerwalnego związku między biznesem a społeczeństwem, organizacje nie tylko wypełniają swoje zobowiązania społeczne, ale również tworzą trwałe podstawy dla sukcesu długoterminowego. Przyjmując podejście oparte na zasadach ESG, firmy nie tylko inwestują w lepszą przyszłość, ale także budują trwałe relacje z klientami i społecznością, co przekłada się na wzrost reputacji i lojalności.

W świątecznym menu odchodzimy od tradycji, a opcje wegetariańskie i wegańskie zdecydowanie dominują nad mięsnymi propozycjami. Z roku na rok coraz większą popularnością cieszą się również lokalne i sezonowe produkty, niekoniecznie nawiązujące do tradycyjnej wigilijnej kuchni. 

Skandynawskie motywy, minimalizm i naturalność to nurt, który cieszy się ogromnym zainteresowaniem, szczególnie tej zimy. Wiążą się z nim minimalistyczne detale, naturalne elementy wizualne, akcent na oświetlenie czy nawet surowe, monochromatyczne projekty.

Oryginalne motywy przewodnie oraz nietypowe i inspirujące koncepcje świąteczne

Pracownik ma się czuć ważny, doceniony i zmotywowany – są to nadrzędne cele organizacji świątecznych spotkań. Koniec roku to idealny moment na zaprojektowanie unikatowych doświadczeń, które ten cel spełnią i ukażą pracodawcę z pozytywnej strony. Warto zadbać o wyjątkową kreację spotkań, zwłaszcza kiedy nasi odbiorcy są coraz bardziej wymagający i trudniej ich zaskocz zaskoczyć. 

1. Forma zaproszenia ma znaczenie

Przygotowując się do organizacji wigilii firmowej czy mikołajek, warto podejść do tematu szeroko i kompleksowo. Przygoda uczestnika zaczyna się już w momencie otrzymania zaproszenia, a forma tego zaproszenia może znacząco wpłynąć na atmosferę wydarzenia. Jeśli zaproszenie przyjmuje formę upominku, to jest to doskonała okazja do nawiązywania do motywu przewodniego eventu, uchylania rąbka tajemnicy, budowania napięcia i ciekawości uczestnika. Wyjątkowo skuteczną formą może być podejście sensoryczne, na przykład wykorzystanie aromamarketingu. Pachnące choinką i cynamonem pudełko prezentowe przywiedzie na myśl ciepłą, bardziej tradycyjną formę spotkania. Natomiast przesyłka kreatywna z goglami narciarskimi i zestawem do przygotowania zimowego aperola z unoszącym się zapachem słodkiej pomarańczy, może sugerować motyw „après-ski”, który cieszy się popularnością nie tylko za granicą, ale również w Polsce. 

Jeśli decydujemy się na wersję zaproszenia w formie cyfrowej, pomyślmy o urozmaiceniu standardowego newslettera, na przykład o specjalnie zaprojektowane animacje, które komunikować będą motyw przewodni czy poszczególne elementy agendy. Możemy również wysłać zaproszenie online w formie zagadki, której hasło umożliwi otwarcie specjalnego landing page’a zawierającego szczegółowe informacje o świątecznym spotkaniu. Tym sposobem już od początku budujemy zaangażowanie uczestnika, obiecując mu niezapomniane wydarzenie, podczas którego poczuje się ważny i doceniony.

2. Koncepcja kreatywna a projektowanie ścieżki na praktycznym przykładzie

Koncepcja kreatywna i motyw przewodni nabierają większego znaczenia wtedy, gdy przekładamy je na emocje uczestnika, tworzymy unikatowe doświadczenie z dbałością o detale. Jako przykład przytoczę motyw „Winter Jazz Show Bar”. W tej koncepcji przenosimy się do lat 20. XX wieku i w wynajętej przestrzeni tworzymy jazzowy klimat ze świątecznym swingiem. Wstawiamy okrągłe stoły z retro lampami, a przy scenie wieszamy bordowe, ciężkie kurtyny. W powietrzu unosi się zapach whisky i cynamonu, a przy barze stoją żywe choinki ozdobione światełkami. Tak wyjątkową koncepcję warto wykorzystać w pełni, nie ograniczając się tylko do dekoracji czy głównej atrakcji wydarzenia. Już od wejścia uczestnika na świąteczne wydarzenie można go zainteresować stawiając kasę biletową rodem z lat 20. XX wieku, a aktorzy rozdawać będą „bilety” na wieczorne jazzowe show. To doskonały sposób na prowadzenie uczestnika przez całe wydarzenie, a szczegóły, takie jak nietypowe powitanie i rejestracja, sprawią, że będzie się on czuł wyjątkowo.

Zamiast tradycyjnej, pozbawionej emocji agendy, zaproponujmy przebieg spotkania w formie trzech aktów, nawiązując do elementu scenicznego show. Każdy akt odkrywać będzie kolejne warstwy świątecznych atrakcji, z zachowaniem równowagi, aby nie przytłoczyć uczestników. 

Zadbajmy o detale, które wpisują się w wybrany motyw przewodni. Jeśli kolacja jest serwowana w atmosferze świątecznej muzyki jazzowej, niech dania zawierają elementy muzyczne, na przykład przez odpowiednią dekorację talerza za pomocą sosów czy dipów. Takie subtelne detale potrafią pokazać głębokie zaopiekowanie uczestnika.

Sprawmy, aby pracownik zaproszony na wydarzenie, wspominał je jeszcze długo po zakończeniu. Drobne upominki są na to najprostszym sposobem, ale warto zadbać o ich wyjątkowość i personalizację. Jeśli świąteczne spotkanie inspirowane jest jazzem, przygotujmy dla każdego szklankę do whisky z wygrawerowanym logotypem, a także dołączonym przepisem na wykonanie koktajlu lub mocktajlu, który został specjalnie stworzony na potrzeby wydarzenia i był główną pozycją na eventowym menu drinków. Jeśli wolimy bardziej neutralny prezent, możemy podarować pracownikowi perfumy do wnętrz o zapachu cynamonu, który unosił się podczas tego świątecznego wieczoru. Ponownie podkreślam rolę aromamarketingu w kreowaniu eventowych doświadczeń – warto go wykorzystywać na różne sposoby w procesie organizacji.

3. Przykłady nieszablonowych koncepcji na świąteczny event firmowy

Niezależnie od tego, czy planowany event ma mieć formę wielkiej gali, czy bardziej kameralnego spotkania, kluczowe jest, aby eksperymentować z jego formą i motywem przewodnim. Poniżej przedstawiam kilka inspirujących przykładów, które mogą stanowić ciekawą drogę do stworzenia niezapomnianego świątecznego wydarzenia dla określonej grupy docelowej.

Christmas around the world, czyli spotkanie świąteczne opierające się na kulturach i kuchniach z różnych zakątków świata. Pokaz kulinarny (tzw. live cooking), strefy degustacyjne z wyjątkowymi egzotycznymi potrawami oraz degustacje wina i whisky z różnych kontynentów mogą dostarczyć pracownikom nieznanych dotąd doświadczeń i emocji.

Święta na zamku – czasem motyw przewodni może opierać się na lokalności i historii wybranego miejsca. Zdumiewająca lokalizacja w formie pobliskiego, zabytkowego zamku sama w sobie ciekawi i daj daje ogrom możliwości do budowania nieszablonowych koncepcji. Świąteczny pokaz świateł do znanych, zimowych melodii może stanowić główną atrakcję, nastrajającą pracowników do wspólnego przeżywania gwiazdkowej magii.

Firmowa „Opowieść Wigilijna”, czyli koncepcja inspirowana słynnym opowiadaniem Charlesa Dickensa może zostać całkowicie spersonalizowana i dostosowana do przeszłości, teraźniejszości i przyszłości firmy, a także roli pracownika w organizacji. Przy tego typu motywie przewodnim storytelling staje się kluczowym elementem, kreującym niezapomniane przeżycia gości. 

Warsztaty świąteczne, choć są popularną formą grudniowych integracji, powinny mieć przemyślany przebieg i tematykę. Zamieńmy pieczenie pierniczków na zajęcia z sezonowego gotowania, podczas których pracownicy nauczą się tworzyć świąteczne dania z kiszonek, ogrzewające wywary lub doświadczą tak zwanego gotowania na ogniu, które wpisuje się w trend bycia „slow”. W ramach warsztatów kreatywnych można zorganizować zajęcia stolarskie, podczas których każdy będzie miał okazję stworzyć drewniane zabawki dla dzieci, które przekażemy później pobliskiemu domowi dziecka w ramach mikołajek. Oferujmy różnorodność, dostosowując się do różnych zainteresowań pracowników.

Organizacja firmowych wydarzeń świątecznych w 2023 roku wymaga elastyczności, kreatywności i uwzględnienia nowych trendów. Kluczowe jest zapewnienie pracownikom unikatowych doświadczeń, które pokażą, że są doceniani przez firmę. Zmiany w podejściu do tradycji, otwartość na różnorodność i troska o środowisko są kluczowymi czynnikami, które wpływają na rozwój firmowych wydarzeń świątecznych.

Warto inwestować w organizację spotkań świątecznych, które wykraczają poza schematy i stawiają na kreatywność oraz indywidualne podejście. Dzięki temu firma może budować pozytywny wizerunek i motywować pracowników do jeszcze większego zaangażowania w życie organizacji. Wszystko po to, aby firmowe święta były okazją do wspólnego przeżywania wyjątkowych chwil, integrowania zespołu i budowania silnych więzi wśród pracowników.

Karolina Piórkowska, Creative Event Manager w Creative Brand Stories

Creative Brand Stories to grupa marketingowa, do której należą Bossa Nova Events, Eco Stories i Box of Stories. Karolina Piórkowska ma rozległe doświadczenie w branży eventowej. W przeszłości była odpowiedzialna za produkcję eventów, a obecnie skupia się na ich kreatywnej stronie. Była odpowiedzialna za tworzenie koncepcji kreatywnych i realizacje wydarzeń dla wielu marek w Polsce i za granicą, m.in. Herbalife, Courtyard by Marriott, Grupa Morizon-Gratka czy Interia.